Los factores que debe tener en cuenta al pagar la nómina de su empresa

Antes de realizar este procedimiento, es necesario observar una serie de normas básicas que son de obligatorio cumplimiento. 

Es primordial que estas no violen la normativa vigente y que sean absolutamente transparentes para todos los empleados. 

Cumplir con todos los requisitos para pagar correctamente el salario de los empleados es una labor que requiere la observación de una serie de normas básicas que son de obligatorio cumplimiento por parte de las empresas y que tienen como fin el garantizar la protección de los derechos de los trabajadores. 

Para Rubén Cortés, gerente senior de Nómina de BDO en Colombia, para gestionar la nómina “no es suficiente pagar el salario pactado con el trabajador en su contrato, sino que va más allá y se trata de gestionar correctamente todas las variables de ese suelo y sobre todo pagarlo a tiempo”. 

Así, el experto menciona los siguientes factores primordiales que se deben tener en cuenta a la hora de gestionar una nómina: 

1 

Observar estrictamente el cumplimiento de la normatividad en temas laborales, tributarios y de seguridad social. Para este fin es fundamental permanecer actualizado frente a las normas vigentes. 

2 

Respetar la confidencialidad de la información. Es muy importante tener en cuenta que toda la data que maneja el área de Talento Humano es confidencial, por lo tanto se debe tener protegida la información personal y laboral. Esta debe permanecer blindada para que no se vaya a usar de manera incorrecta, ni interna ni externamente. 

3 

Tener claras las políticas de beneficios extralegales que tiene la empresa. Es primordial que estas no violen la normativa vigente y que sean absolutamente transparentes para todos los empleados. 

4 

Establecer una política de calidad para garantizar que los pagos se generan todos los meses sin error alguno. Este cumplimiento es fundamental frente al bienestar de los empleados y su tranquilidad. 

5 

Dar cumplimiento a los lineamientos de la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social (UGPP). Esta tiene la labor de auditar permanentemente que las empresas cumplan con el pago correcto de la Seguridad Social, es decir, Salud, Pensión, ARL y aportes parafiscales. 

6 

Asegurarse de cumplir con las fechas de pago estipuladas en el contrato de trabajo que se firma con los empleados. Este factor es crucial con el fin de no afectar el flujo de caja y las obligaciones familiares. 

7 

Proporcionar a los empleados una adecuada asesoría con respecto al tema de retención en la fuente y a los cambios en la normatividad laboral. En los últimos años se han vivido muchas reformas y ajustes en la reglamentación, por eso es importante que la empresa brinde asesoría para que los empleados sepan qué se les paga, qué se les descuenta y por qué se les liquida de esa forma. 

8 

Las empresas deben cumplir estrictamente con los pagos de aportes a la Seguridad Social y Parafiscales. Esto tiene relación directa con el bienestar de los empleados, ya que si estas obligaciones no se cubren a tiempo, se pueden suspender los servicios a los empleados y a sus familias. 

9 

Todas las organizaciones deben además dar respuesta ágil y oportuna a los requerimientos de los entes de control como la UGPP, la DIAN, el DANE y el ministerio de Trabajo. 

10 

Pagar de forma correcta las prestaciones sociales. Verificar que la plataforma tecnológica que se esté usando, esté debidamente parametrizada para evitar errores por malos cálculos que en el futuro pueden significar demandas por parte de los ex empleados y sanciones por parte de los entes de control.

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