Contabilización de facturas por servicios que incluyen la figura de AIU

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Las entidades que contratan servicios en los que se incluye la figura de administración, imprevistos y utilidades –AIU– deben tener presente algunos aspectos para su contabilización, entre los que se encuentran las bases gravables especiales del impuesto sobre las ventas y de retención en la fuente.

En este análisis abordamos la contabilización de facturas de servicios que incluyen la figura de administración, imprevistos y utilidades –AIU–, la cual es utilizada por entidades que se dedican a la construcción o que prestan servicios integrales de aseo y cafetería, entre otras.

“las normas fiscales establecen bases gravables especiales para la facturación de este tipo de contratos, las cuales debe tener en cuenta la parte que recibe el servicio para una adecuada contabilización” 

Dicha figura tiene, principalmente, un propósito tributario, debido a que la entidad que presta el servicio o que ejecuta el contrato no puede reconocer como un ingreso la totalidad de la contraprestación recibida del cliente, en vista de que parte de esta es utilizada para cubrir los costos derivados del mismo. Por esta razón, las normas fiscales establecen bases gravables especiales para la facturación de este tipo de contratos, las cuales debe tener en cuenta la parte que recibe el servicio para una adecuada contabilización.

Contabilización de facturas con AIU

En cuanto a la contabilización de estas facturas, se requiere tener presente las bases gravables y las tarifas que se imponen sobre este tipo de contratos para el impuesto sobre las ventas, el impuesto de industria y comercio, y las correspondientes retenciones en la fuente.

Servicios integrales de aseo y cafetería, vigilancia, temporales, y los prestados por las cooperativas o precooperativas en cuanto a mano de obra

Las entidades que presten este tipo de servicios deben tener en cuenta las siguientes tarifas y bases:

En cuanto al impuesto sobre las ventas: 

Están gravados a la tarifa del 19 % sobre la parte correspondiente al AIU, que no podrá ser inferior al 10 % del valor del contrato, cuando cumplan las condiciones establecidas en el artículo 462-1 del Estatuto Tributario –ET–.

La tarifa es del 5 % sobre la parte correspondiente al AIU (que no tiene un tope mínimo) cuando corresponden a servicios de vigilancia, supervisión, conserjería, aseo y temporales de empleo prestados por entidades que cumplan las condiciones del numeral 4 del artículo 468-3 del ET, modificado por el artículo 186 de la Ley 1819 de 2016.

En cuanto a la tarifa de retención en la fuente: 

En los servicios prestados por empresas de servicios temporales es del 1 % sobre el valor del AIU, cuando sea superior a 4 UVT ($137.000 para el 2019).

En los servicios prestados por empresas de vigilancia y aseo es del 2 % sobre el valor del AIU, cuando sea superior a 4 UVT ($137.000 para e 2019).

Contratos de construcción de bienes inmuebles

Sobre los contratos de construcción se deben tener presente las siguientes consideraciones:

El IVA se genera sobre la parte correspondiente a los honorarios obtenidos por el constructor sobre la tarifa general del 19 %. Cuando no se pacten honorarios el impuesto se causa sobre la parte correspondiente a la utilidad (ver artículo 3 del Decreto 1372 de 1992 compilado en el artículo 1.3.1.7.9 del DUT 1625 de 2016).

La retención en la fuente debe efectuarse con una tarifa del 2 % sobre el 100 % del valor del contrato sin incluir el IVA (ver Decreto 1512 de 1985, artículo 5, inciso 2, el cual quedó recopilado en el artículo 1.2.4.9.1 del DUT 1625 de octubre de 2016; es el ítem 78 en la tabla del artículo 868-1 del ET).

Casos prácticos

Ejemplo 1

Una entidad contrata la construcción de una nueva bodega para ampliar su operación, acordando con el contratista las siguientes condiciones:

El costo de la obra se estima en $300.000.000.

Las tarifas determinadas por el contratista para administración, imprevistos y utilidad son las siguientes: 

Administración: 3 %

Imprevistos: 2 %.

Utilidad: 8 %.

La factura se detalla a continuación:

Concepto	Tarifas	Valor
Costo		$300.000.000
Administración	3 %	$9.000.000
Imprevistos	2 %	$6.000.000
Utilidades	8 %	$24.000.000
Subtotal		$339.000.000
IVA	19 %	$4.560.000 ($24.000.000 * 19 %)
Total de la factura		$343.560.000
Menos: retención en la fuente	2 %	$6.780.000 ($339.000.000 * 2 %)
Neto a pagar		$336.780.000

Cuando la entidad recibe la factura por parte del contratista, debe proceder a contabilizar de la siguiente forma:

Cuenta	Débito	Crédito
Propiedad, planta y equipo en construcción – Bodegas	$339.000.000
IVA descontable (*)	$4.560.000
Retención en la fuente – Servicios 2 %		$6.780.000
Cuenta por pagar		$336.678.000

(*) La entidad decide si lleva el IVA como un mayor valor del activo y lo toma como un gasto descontable vía depreciación, o si lo lleva directamente como IVA descontable en su declaración de dicho impuesto.

Ejemplo 2

Una entidad tiene un contrato por la prestación de servicio integral de cafetería y aseo en sus instalaciones. El proveedor del servicio se encarga de hacerle llegar todos los meses a su domicilio una factura en la que detalla las condiciones del servicio:

• Costo del servicio: $1.500.000.
• Administración: 3 %.
• Imprevistos: 2 %.
• Utilidad: 5 %.

La entidad recibe cada mes una factura como la que se detalla a continuación:

Concepto	Tarifas	Valor
Costo		$1.500.000
Administración	3 %	$45.000
Imprevistos	2 %	$30.000
Utilidades	5 %	$75.000
Total AIU		$150.000
IVA	19 %	$28.500 ($150.000 * 19 %)
Total de la factura		$1.678.500
Menos: retención en la fuente	2 %	$3.000 ($150.000 * 2 %)
Neto a pagar		$1.675.500

La entidad procede cada mes a contabilizar la factura como se muestra a continuación:

Cuenta	Débito	Crédito
Servicios de aseo y cafetería	$1.650.000
IVA descontable	$28.500
Retención en la fuente – Servicios 2 %		$3.000
Cuenta por pagar		$1.675.500

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