RUT: actualizaciones obligatorias que no puede perder de vista

El registro único tributario –RUT– es un documento obligatorio para todos los contribuyentes, responsables, agentes retenedores y declarantes. En este post recordamos algunos trámites obligatorios de actualización, y las sanciones derivadas de no tramitar el registro o mantenerlo desactualizado. 

El registro único tributario –RUT– es un documento que se tramita ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales –Dian–, y mediante el cual se obtiene el número de identificación tributaria –NIT– con el que deben contar (de acuerdo con el artículo 555-1 del ET) todos los contribuyentes, responsables, agentes retenedores y declarantes con responsabilidad fiscal en Colombia. El mencionado código de identificación facilita la particularización del tercero en materia tributaria, aduanera y de control cambiario. 

RUT de personas naturales que declaran renta por primera vez 

Cuando una persona natural se enfrenta a la obligación de declarar el impuesto de renta, o cuando ha decidido presentar tal declaración de forma voluntaria por primera vez, debe en primera instancia verificar su inscripción el RUT y la asignación de la responsabilidad 05 Régimen ordinario, a más tardar el día del vencimiento del plazo para declarar, pues, de lo contrario, se encontraría expuesto a la aplicación de las sanciones dispuestas en el artículo 658-3 del ET. 

En tal contexto, la Dian tiene habilitado en su portal de internet una opción para que algunas personas naturales puedan efectuar su correspondiente inscripción de forma virtual, gratuita y sin necesidad de contar con firma electrónica. En nuestro editorial Inscripción en el RUT de personas naturales que declaran renta por primera vez, mencionamos los pasos que deben seguir las personas naturales que figurarán como responsables del régimen simplificado del IVA (responsabilidad 12), que requieran inscribirse por primera vez en el RUT y que no deban contar con inscripción en la cámara de comercio debido a que no son comerciantes (como es el caso de los profesionales independientes). Este proceso también se encuentra sintetizado en nuestra infografía Inscripción del RUT: pasos para que las personas naturales realicen este proceso. 

De igual forma, en nuestra guía Listado de códigos para diligenciar casilla 51 del RUT “ocupación” de personas naturales podrá encontrar relacionados los 405 códigos con los cuales se puede diligenciar la casilla 51 del RUT de las personas naturales, en que se informa cuál es la ocupación principal del contribuyente. 

Monotributistas 

Aquellas personas naturales comerciantes que hayan optado por acogerse al monotributo se enfrentan a una alta complejidad en el proceso de reportar y actualizar su categoría en la casilla 89 Estado actual del contribuyente, pues existen tres códigos posibles –según sus ingresos brutos anuales–, entre los cuales se debe elegir uno al comienzo del respectivo año gravable (antes de marzo 31), basándose en los ingresos brutos del año gravable inmediatamente anterior, pero para liquidar el impuesto al final del año. 

Para ahondar en los temas relacionados con el RUT de las personas naturales que se acogen al monotributo, puede consultar nuestros editoriales Dian diseñó los códigos 43 y 44 para actualizar el RUT y Acogerse al monotributo implicará actualizar casilla 89 “estado actual” del RUT. 

Nuevos responsables del INC a las bolsas plásticas 

Las personas naturales o jurídicas responsables del IVA en el régimen común que entreguen bolsas plásticas para el transporte de mercancías, se convierten en responsables del INC de bolsas plásticas indicado en los artículos 512-15 y 512-16 del ET, por lo cual deben actualizar su RUT para incluir en la casilla 53 “responsabilidades” el código 33 asignado al INC. El trámite en mención puede hacerse de forma virtual o presencial, dentro del mes siguiente al momento en que el contribuyente se hace responsable del impuesto, so pena de enfrentar la sanción del numeral 3 del artículo 658-3 del ET, la cual se puede liquidar incluso por debajo de la sanción mínima. Este y otros temas fueron abordados con mayor profundidad en nuestro editorial INC a bolsas plásticas implica actualizar RUT y presentar declaración aunque sea en ceros. 

Facturadores electrónicos que usen software de terceros 

Entre las obligaciones que deben atender quienes lleven a cabo (ya sea de forma obligatoria o voluntaria) el proceso de habilitación como facturadores electrónicos y decidan utilizar uno de los software de facturación ofrecido por un proveedor tecnológico autorizado por la Dian, está la de actualizar el RUT para indicar quién será el proveedor tecnológico que le prestará los servicios inherentes a la expedición de la facturación electrónica. En el editorial Facturadores electrónicos que usen software de terceros deben actualizar su RUT detallamos el proceso que deberá seguir virtualmente el facturador electrónico en el portal de la Dian para lograr incluir el código 74 “Información proveedor de servicios tecnológicos PST” en la casilla 89 “Estado actual” de la segunda página del RUT. 

¿El RUT pierde vigencia? 

No. De acuerdo con el artículo 1.6.1.2.7 del DUT 1625 de 2016, este documento no requiere renovación. Sin embargo, en algunos casos debe ser actualizado para efectuar modificaciones en los datos personales, como los relativos a la identificación y/o ubicación o los datos comerciales como la actividad económica, responsabilidades, etc. 

Sanción por no inscribirse o actualizar el RUT 

De acuerdo con el artículo 658-3 del ET, las siguientes son las sanciones relativas al incumplimiento en la obligación de inscribirse o actualizar el RUT: 

Inscribirse en el RUT es una responsabilidad que debe llevarse a cabo antes del inicio de la actividad económica; su incumplimiento deriva en la clausura del establecimiento, sede, local, negocio u oficina durante un día por cada mes o fracción de mes de retraso en la inscripción; o un multa equivalente a 1 UVT por cada día de retraso para quienes no tengan tales establecimientos. Al respecto, puede consultar la respuesta del Dr. Diego Guevara Sanción tributaria por no inscribirse en el RUT. 

Cuando la información de un contribuyente cambie, por ejemplo, en las situaciones que enunciamos párrafos anteriores, es obligatorio registrar la novedad en el RUT dentro del mes siguiente al hecho que genera la actualización. Cabe señalar que el incumplimiento de tal plazo genera una multa de 1 UVT por cada día de retraso en la actualización de la información, o de 2 UVT si la omisión se refiere a la dirección a la actividad económica del obligado. Sobre este aspecto le invitamos a consultar la respuesta Sanción tributaria por tener el RUT desactualizado y el editorial Consecuencias de cambiar actividad económica y no actualizar RUT al presentar renta.

https://actualicese.com/actualidad/2018/10/30/rut-actualizaciones-obligatorias-que-no-puede-perder-de-vista/?referer=email&campana=20181030&accion=click&MD5=415e8678af580f50598f653f78613c8d