Entrega del cargo de un contador externo al finalizar un contrato

En el momento en el cual un contador que presta sus servicios de manera externa a una organización finaliza un contrato, surge la inquietud respecto a cuál es la forma adecuada para llevar a cabo la entrega de su cargo, y así realizar este proceso de manera satisfactoria. 

A continuación, daremos respuesta a la siguiente inquietud: ¿cómo debe un contador externo realizar la entrega de su cargo al finalizar un contrato? 

Para resolver esta pregunta es conveniente mencionar que los términos de la relación que el contador externo establezca con el usuario de sus servicios deben quedar pactados en el contrato que suscriban ambas partes, en el cual se definen las funciones y compromisos del contador con dicho cliente. Entre esas funciones, el contador externo puede tener a su cargo desde la elaboración y presentación de los estados financieros y las declaraciones tributarias, hasta la contabilización y registro de los documentos contables. 

En vista de lo anterior, al ser el contador quien tiene a su cargo muchos de los procesos contables de la entidad, y conocer de primera mano su grado de cumplimiento, es conveniente que al finalizar la relación con el usuario de sus servicios el contador informe el estado en el cual se encuentran todos los procesos a su cargo y las obligaciones contables y fiscales que debe cumplir la entidad. Así lo determinó el Consejo Técnico de la Contaduría Pública –CTCP– en el Concepto 678 de 2018, en el que recomendó que ante estas situaciones el contador debería elaborar un informe dirigido a la gerencia de la entidad en el cual se incluirían, entre otros, los siguientes puntos: 

“(…) 

Estado actual de la contabilidad (transacciones pendientes por reconocerse en el sistema de información contable); 

Informe de notas de contabilidad y demás comprobantes contables pendientes por realizarse (ajustes por depreciación, por deterioro de cuentas por cobrar, ajustes de valor razonable, entre otros); 

Detalle de los impuestos no liquidados y que se encuentren pendientes por cumplir con sus obligaciones formales; 

Entrega de la documentación, soportes contables y libros de la contabilidad, en poder del contador externo relacionada con la entidad; y 

Las demás que considere pertinente el profesional que externamente lleva la contabilidad.” 

Los puntos señalados en el concepto del CTCP son una guía beneficiosa que el contador debe observar, no solo porque facilitan el proceso de empalme con la persona que retoma el cargo, sino también porque de esta forma el contador deja constancia del cumplimiento de sus compromisos durante el tiempo del contrato.

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