Seguimiento de políticas y procedimientos del control de calidad del encargo de auditoría – Parte II

Para realizar un adecuado seguimiento al control de calidad del encargo de auditoría se requiere del desarrollo de un programa en ese sentido, y de la inspección de los encargos de auditoría de la firma. En este editorial se abordan los elementos necesarios para ejecutar este proceso. 

En la primera entrega de este editorial analizamos de forma general los requerimientos de la NICC 1 en cuanto al seguimiento de políticas y procedimientos que debe realizar la firma de auditoría (entiéndase también como el profesional individual que ejerce los servicios de auditoría) como parte de la evaluación al sistema de calidad implementado. 

En esta segunda entrega exponemos de manera detallada los elementos que componen el sistema de seguimiento al control de calidad del encargo de auditoría, y los puntos clave que deben incluirse en cada uno de ellos, los cuales se han elaborado siguiendo los requerimientos de la NICC 1 y la Guía de Control de Calidad para Pequeñas y Medianas Firmas de Auditoría, de la IFAC: 

Programa de seguimiento 

Para diseñar un programa de seguimiento efectivo, la firma de auditoría debe incluir, entre otros, los siguientes puntos: 

Elaborar un documento estándar de verificación que permita identificar que: 

Los empleados y socios del encargo observan las normas profesionales y reglamentarias en el desarrollo de sus labores. 

Las consultas y las diferencias de opinión que han surgido en el desarrollo de los encargos han sido atendidas antes de la emisión del informe. 

La firma cuenta con un sistema de actualización permanente, en el cual se entregan materiales guía y recursos técnicos que orientan el trabajo del equipo de auditoría. 

Los empleados conocen las políticas y procedimientos de la firma, para lo cual es conveniente verificar que los empleados tienen la oportunidad de acceder a programas de inducción y jornadas de capacitación. 

Procedimiento de inspección 

“En el procedimiento de inspección, el auditor a quien le han asignado el proceso de seguimiento selecciona y evalúa por lo menos un encargo de cada socio de la firma”

En el procedimiento de inspección, el auditor a quien le han asignado el proceso de seguimiento selecciona y evalúa por lo menos un encargo de cada socio de la firma, para lo cual debe atender los siguientes aspectos: 

Establecer un procedimiento para la selección aleatoria de los encargos a los cuales se les realizará la inspección, considerando que este proceso debe incluir la inspección de por lo menos un encargo finalizado por cada socio de la firma (párrafo 48 (a) de la NICC 1), y teniendo en cuenta los encargos que representan mayores riesgos para la firma por su nivel de complejidad o por el tipo de cliente. 

Verificar que existen criterios adecuados para la asignación de los encargos a los socios, en función de su conocimiento y experiencia. 

Constatar que existe un documento en el cual se establezca que los informes de los encargos no se emiten antes de tener todas las aprobaciones necesarias.

Revisar si el informe emitido es adecuado en función de las circunstancias. 

Informe de resultados de seguimiento 

La firma puede elaborar un modelo estándar para la presentación de los informes de resultados del proceso de seguimiento. Dicho modelo debe contener la estructura y los puntos clave por incluir en el proceso, entre los que están: 

Descripción de los procedimientos que aplicó el equipo en el proceso del seguimiento desarrollado, detallando su alcance y naturaleza. 

Las principales deficiencias y hallazgos del proceso. 

Conclusiones de la efectividad de las políticas y procedimientos del sistema de control de calidad implementados por la firma y, además, de la disposición de los empleados y socios para observarlas en el desarrollo de su trabajo. 

Recomendaciones de mejoras y medidas correctivas propuestas, incluyendo las políticas o procedimientos que deben ser eliminados o modificados. 

Realizar la retroalimentación sobre recomendaciones hechas en informes anteriores. 

Evaluación, comunicación y corrección de deficiencias 

Debido a que el fin del proceso de seguimiento es corregir oportunamente las deficiencias encontradas, deben considerarse los siguientes puntos: 

Establecer los criterios adecuados para evaluar las deficiencias encontradas en el proceso, y determinar: 

En qué punto afectan la seguridad razonable del cumplimiento de las normas y disposiciones legales y las conclusiones de los informes. 

Si son producto de fallos estructurales en el sistema de control de calidad o hacen parte de las inobservancias de un socio o empleado en particular. 

En el caso de que las deficiencias encontradas sean graves, se deben tomar medidas correctivas inmediatas, para no afectar las conclusiones del informe del encargo, en particular cuando se relacionan con amenazas a la independencia. 

Establecer un sistema de seguimiento de las recomendaciones realizadas, para verificar que los responsables lleven a cabo las acciones propuestas. 

Determinar la escala de sanciones para los posibles incumplimientos que puedan presentarse en la realización de los encargos, teniendo en cuenta la gravedad de las faltas u omisiones que se presenten. 

Determinar la ruta de comunicación de los hallazgos y de la implementación de las recomendaciones, considerando la estructura organizacional de la firma. 

Quejas y denuncias 

En el proceso de seguimiento del control de calidad se revisa la documentación y el tratamiento que la firma de auditoría le da a las quejas y denuncias hechas por sus clientes, socios y empleados, con el fin de conocer si los procedimientos y políticas están siendo acatadas por el equipo, o si no existen amenazas sobre los encargos de auditoría, entre otros aspectos. Para esto es necesario revisar los siguientes puntos: 

Que estén definidos los procesos y la ruta que deben seguir dentro de la firma las quejas y denuncias que puedan presentarse en el desarrollo de los encargos, incluyendo la documentación y procedimientos previstos para proteger a quien los realiza, los mecanismos y el tiempo de respuesta. 

Que los empleados y socios conozcan el proceso para instaurar una queja o denuncia, y de la misma forma, que esta información se comparta con los clientes.

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