Disposiciones generales para la implementación de nuevos estándares mínimos del SG-SST

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La Resolución 0312 de 2019 trae consigo una serie de disposiciones comunes para la implementación del SG-SST, las cuales deben ser acatadas por las empresas sin importar el número de trabajadores. Entre ellas se encuentran procedimientos de autoevaluación, acreditación del sistema y sanciones.

Las disposiciones generales, es decir aquellas que deben ser aplicadas por las empresas sin importar el número de trabajadores, se encuentran reguladas a partir del capítulo cuarto de la Resolución 0312 del 2019. Mediante esta se establecen una serie de disposiciones generales para la implementación del SG-SST, como:

Las empresas pueden realizar actividades, planes y programas del SG-SST conjuntamente con otras que desarrollen la misma actividad económica, se encuentren en la misma zona geográfica o pertenezcan al mismo gremio, sin que esto afecte las funciones y obligaciones que recaen individualmente sobre cada una.

El SG-SST deberá funcionar en todas las jornadas laborales de la empresa, así como en todos sus centros de trabajo, sucursales, etc.

En el caso de los consorcios o uniones temporales, las empresas que los conforman deberán de manera individual implementar el SG-SST.

El SG-SST deberá integrarse con los demás sistemas de gestión que se ejecuten en la empresa.

Debe garantizarse la participación de todo aquel que se encuentre vinculado a la empresa (trabajadores, contratistas, estudiantes, practicantes, etc.).

(Nota: los artículos que se mencionan a continuación hacen parte de la Resolución 0312 de 2019, en caso de que se traiga a colación alguno de otra norma, ley, etc., se indicará).

Acreditación

“Esta acreditación servirá como referente para la disminución de los aportes al sistema de riesgos laborales” 

El Ministerio del Trabajo otorgará gratuitamente un reconocimiento oficial denominado “Certificado de acreditación en seguridad y salud en el trabajo” para las empresas, entidades, empleadores y contratantes que obtengan “excelente” como calificación en el cumplimiento de la implementación del SG-SST. Para el efecto deben cumplir con cinco requisitos establecidos mediante el artículo 22 de la Resolución 0312 de 2019. Esta acreditación servirá como referente para la disminución de los aportes al sistema de riesgos laborales (parágrafo del artículo en mención).

Afiliación a riesgos laborales mediante asociaciones o agremiaciones

De acuerdo con lo mencionado en el artículo 24 de la citada resolución, los empleadores y contratantes no pueden pactar la intermediación de agremiaciones o asociaciones para la afiliación de sus trabajadores dependientes o independientes al sistema de riesgos laborales. En los casos en que se permita la afiliación por medio de dichas agremiaciones o asociaciones para los trabajadores independientes, deberá verificarse que se encuentren aprobadas y registradas ante el Ministerio de Salud y Protección Social.

La multa por afiliación irregular a las ARL para las agremiaciones, asociaciones, empresas o entidades será de hasta 5.000 smmlv ($4.140.580.000 por 2019); para las empresas contratantes será de 500 smmlv (414.058.000 por 2019).

Fases y fechas de implementación del SG-SST

Según lo dispuesto en el artículo 25 de la Resolución 0312 de febrero 13 de 2019, los siguientes son los plazos con los que cuentan los empleadores y contratantes que se encuentran en proceso de desarrollo, para adelantar las fases de adecuación, transición y aplicación del SG-SST:

Fase	Procedimiento	Fecha de implementación
1	Evaluación inicial	Junio a agosto de 2017
2	Plan de mejoramiento	Septiembre a diciembre de 2017
3	Ejecución	Enero a diciembre de 2018
4	Seguimiento y plan de mejora	Enero a octubre de 2019
5	Inspección, vigilancia y control	Noviembre de 2019 en adelante

“el SG-SST debe encontrarse en la fase de seguimiento y plan de mejora. Tenga en cuenta que empezarán las verificaciones a partir de noviembre del año en curso”

Con base en dichas fechas, el SG-SST debe encontrarse en la fase de seguimiento y plan de mejora. Tenga en cuenta que empezarán las verificaciones a partir de noviembre del año en curso.

También en diciembre de este año, las empresas deberán:
Realizar su autoevaluación con la tabla de valores establecida en el artículo 27 de la resolución en mención (Resolución 0312 de 2019). Esta autoevaluación deberá ser registrada en la aplicación que se habilitará en la página del Ministerio del Trabajo a partir de 2020 (inciso 3 del artículo 26 de la misma resolución).
Elaborar un plan de mejora conforme a los resultados de dicha autoevaluación.
Formular el plan anual del SG-SST para 2020.
Implementación definitiva del SG-SST

El SG-SST debe ser implementado de manera definitiva a partir de enero del 2020, momento desde el cual será ejecutado en ciclos anuales; así lo indica el artículo 26 de la resolución objeto de análisis. Una vez concluya dicho año, y en adelante, con ciclos de un año; las empresas y empleadores deberán realizar en diciembre los pasos anteriormente descritos (autoevaluación, plan de mejora y formulación del plan anual para el año siguiente).
Implementación del plan de mejoramiento

Conforme a los resultados obtenidos a partir de la autoevaluación, se obtendrá un porcentaje por medio del cual de determinarán los pasos a seguir (ver artículo 28 de la resolución), así:

Puntaje obtenido	Valoración	Procedimiento
Menor de 60 %	Crítica	Elaboración inmediata del plan de mejoramiento. Dentro de máximo tres meses después de realizada la autoevaluación, enviar a la ARL un reporte de avances. Seguimiento anual y plan de visita por parte del Mintrabajo.
Entre el 60 % y 85 %	Moderadamente aceptable	Elaboración de plan de mejoramiento. Dentro de máximo seis meses enviar a la ARL un reporte de avances, una vez realizada la autoevaluación. Programación de visita por parte del Mintrabajo.
Mayor a 85 %	Aceptable	Mantener la calificación y elaboración del plan de mejoramiento.

Las empresas, empleadores, contratantes, etc. deberán rendir informe sobre el avance del plan de mejoramiento en julio de cada año, teniendo en cuenta las recomendaciones realizadas por la ARL.

Las autoevaluaciones de 2017, 2018 y el primer semestre de 2019 no deben ser registradas ante la ARL, no obstante, deben ser realizadas para cuando sean requeridas por el Mintrabajo. En diciembre del año en curso deberá remitirse copia de la autoevaluación y del plan de mejoramiento a la ARL, y a partir de diciembre de 2020 serán registradas de manera regular mediante la página web del Ministerio del Trabajo.

Indicadores mínimos

A partir de 2019 y siguiendo las indicaciones del artículo 30 de la resolución, las empresas deben llevar anualmente un registro de indicadores de SST, que deberán contabilizar por medio de las siguientes fórmulas:

Frecuencia de accidentalidad – conteo mensual 

Número de accidentes en el mes / número de trabajadores en el mes x 100.

Severidad de la accidentalidad – conteo mensual 

Días de incapacidad por accidente de trabajo en el mes + número de días cargados en el mes / número de trabajadores en el mes x 100.

Accidentes de trabajo mortales – conteo anual 

Número de accidentes mortales en el año / accidentes de trabajo en el año x 100.

Prevalencia de la enfermedad laboral – conteo anual 

Número de casos de enfermedad laboral nuevos y antiguos en el período “z” / promedio de trabajadores en el período “Z”* x 100.000 (constante utilizada por la organización mundial de la salud).

Incidencia de la enfermedad laboral – conteo anual 

Número de casos nuevos de enfermedad laboral en el período z / promedio de trabajadores en el período “z” x 100.000.

Ausentismo por causa médica – conteo mensual 

Número de días de ausencia por incapacidad laboral o común en el mes / número de días programados en el mes x 100.

* “Z” = período escogido para realizar el estudio, ya que este conteo debe hacerse anualmente. Las precisiones sobre los días cargados y otros podrá encontrarlas en el mencionado artículo (30).

La contabilización de dichos indicadores debe tener en cuenta a todo el personal de la empresa: trabajadores dependientes, independientes, en misión, cooperados, estudiantes, etc.

Sanciones

Las sanciones que se impondrán por incumplimiento de los estándares mínimos serán las dispuestas en el artículo 91 del Decreto 1295 de 1994, entre las que se encuentran:

Multas sucesivas mensuales de hasta 500 smmlv por la no afiliación o falta de pago de dos o más períodos de cotización a la ARL.

Multas de hasta 500 smmlv por incumplimiento de programas de salud ocupacional, normas de salud ocupacional y obligaciones propias del empleador (en el caso en concreto SG-SST).

Suspensión de actividades por hasta 120 días, por reincidencia en las conductas sancionadas (concordante con el artículo 8 de la Ley 1610 de 2013).

Cierre definitivo de la empresa (consultar artículo 11 de la Ley 1610 de 2013).

Multas de hasta 500 smmlv por no informar traslado del trabajador a un sitio que implique un mayor valor de cotización a la ARL.

Multa de hasta 200 smmlv por la no presentación o presentación tardía de informes de accidente laboral o enfermedad profesional.

Terminación del contrato de trabajo con justa causa para el trabajador que incumpla de forma grave las instrucciones y reglamentos de prevención de riegos, previa autorización del Ministerio del Trabajo.