Los negocios son dinámicos y, por tanto, sus políticas contables deben ser revisadas periódicamente, y actualizadas de ser necesario.
Aquí te explicamos qué son las políticas contables, cómo formularlas, quiénes son los responsables de su elaboración y muchos otros temas relacionados.
Cuando inició el proceso de convergencia a Estándares Internacionales de Información Financiera, las compañías desarrollaron sus manuales de políticas contables acudiendo a múltiples opciones; algunas tomaron como referencia modelos muy bien vendidos por la época, otras adaptaron las políticas de empresas del mismo sector y, finalmente, otras desarrollaron sus propias políticas.
Sin embargo, ha transcurrido un buen tiempo desde aquel inicio, y es oportuno no perder de vista que, así como los negocios son dinámicos, las políticas contables de la compañía también deben adaptarse a situaciones particulares.
En el siguiente video el Dr. Juan David Maya, consultor de Estándares Internacionales, explica si una vez formalizadas, las políticas contables deben o no ser ajustadas, y en tal caso, cada cuánto deben revisarse:
En las siguientes líneas abordamos los aspectos más importantes en relación con el proceso de elaboración y/o actualización de políticas contables, con el ánimo de que sea mucho más fácil llevar a cabo esta labor satisfactoriamente.
¿Qué son las políticas contables bajo NIIF?
Las políticas contables son “los principios, bases, acuerdos, reglas y procedimientos específicos adoptados por la entidad para la elaboración y presentación de sus estados financieros” (ver párrafos 5 de la NIC 8 y 10.2 del Estándar para Pymes).
Es decir, son los parámetros bajo los cuales una entidad reconoce, mide y revela todas sus transacciones económicas, o dicho de otro modo, los lineamientos para preparar sus estados financieros.
Su importancia radica en los siguientes aspectos:
A continuación, el Dr. Juan Fernando Mejía, experto consultor de Actualícese, explica cuál es la incidencia de las políticas contables en la elaboración de los estados financieros:
¿Quiénes son los responsables de elaborar las políticas contables en una entidad?
Aunque ni la ley ni los decretos expedidos en materia contable establecen expresamente quiénes deben diseñar y aprobar las políticas contables de una entidad, se considera que son responsabilidad de la gerencia de la empresa y que deben contar con el visto bueno de la junta directiva; este es uno de los aspectos que explica el Dr. Juan Fernando Mejía en el siguiente video:
No obstante, la gerencia tiene la facultad de delegar la función de su elaboración al contador público de la entidad, de manera que dichas políticas se diseñen de forma conjunta con su asesoría, debido a que, por su conocimiento y experiencia, es el profesional idóneo para desarrollar esa labor.
El revisor fiscal, por su parte, no puede participar en la elaboración de las políticas contables de la entidad, toda vez que el hecho podría configurarse como una amenaza de autorrevisión, de acuerdo con el Código de Ética del IESBA.
Escuche a continuación al Dr. Juan Fernando Mejía, quien explica cuál es la responsabilidad del revisor fiscal frente a la elaboración de las políticas contables:
¿Las políticas contables deben elaborarse conforme a los nuevos marcos normativos?
Según el artículo 2 de la Ley 1314 de 2009, todas las entidades que lleven contabilidad de forma obligatoria o voluntaria en Colombia deben observar los lineamientos de los nuevos marcos técnico-normativos dispuestos en el DUR 2420 de 2015 para los tres grupos de convergencia en que se dividieron las entidades del país, a saber:
En ese sentido, se entiende que cada entidad debe elaborar sus políticas contables en función de los requerimientos del marco técnico-normativo que le corresponda.
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Plantilla para clasificar una entidad en un grupo de aplicación de las NIIF en ColombiaNormas relacionadas con el diseño de políticas contables
Los lineamientos para el diseño de las políticas contables de las entidades de los grupos 1, 2 y 3 de convergencia están contenidos en las siguientes normas:
Para saber cuáles son las diferencias entre las políticas contables de los grupos 1, 2 y 3 y, cómo cambian las políticas si se cambia de grupo, no dejes de escuchar el siguiente video del Dr. Juan Fernando Mejía:
¿Cómo se diseñan las políticas contables de una pyme?
Los criterios para una adecuada elaboración de las políticas contables de las entidades del grupo 2 de convergencia se encuentran entre los párrafos 10.3 y 10.8 del Estándar para Pymes, de los cuales se pueden inferir los siguientes requerimientos:
1. Elaborar una lista con todas las clases de transacciones que realiza la entidad en el desarrollo de sus operaciones.
2. Identificar cuáles de esas transacciones son materiales para la entidad. La política contable de esta clase de transacciones debe contener el tratamiento específico del Estándar para Pymes.
3. La política contable de las transacciones que no sean materiales para la entidad puede apartarse del tratamiento requerido por el Estándar para Pymes.
4. La política contable de las transacciones que no tengan un requerimiento específico en el Estándar para Pymes puede definirse con base en estas alternativas:
¿Cómo se diseñan las políticas contables de una microempresa?
La norma de contabilidad para microempresas no contiene una definición explícita de políticas contables. No obstante, esto no quiere decir que la microempresa no pueda elaborar su propio documento de políticas contables que le sirva de guía para contabilizar sus transacciones.
Una microempresa podría seguir los siguientes pasos para elaborar su manual de políticas contables:
1. Enlistar todas las clases de transacciones que realiza en el desarrollo de sus operaciones.
2. Identificar, en el marco de las microempresas, el tratamiento de cada transacción y redactar la política contable con base en dicho tratamiento.
3. Establecer si existen transacciones que se reconocerán conforme al marco de las pymes o de las entidades del grupo 1. El párrafo 2.2 del anexo 3 del DUR 2420 de 2015 permite que las microempresas utilicen las bases de medición del Estándar para Pymes o el Estándar Pleno.
Ten en cuenta que…
No existe un modelo estándar de políticas contables que pueda ser aplicado a todas las empresas; cada entidad tiene una operación distinta y por eso las políticas deben contener los lineamientos que atiendan cada transacción en particular.
Recomendaciones para elaborar las políticas contables
No copiar modelos de políticas contables de otras entidades.
Antes de iniciar la redacción de las políticas contables se debe entender cómo opera el negocio.
Dominar los Estándares Internacionales que sean aplicables a la entidad.
Escribir las políticas adoptadas en un lenguaje sencillo y propio del negocio.
Evaluar las políticas contables, como mínimo al cierre de cada ejercicio.
Manual de políticas contables
Es el documento que contiene las políticas contables de una entidad. A continuación, se enuncian los principales aspectos que deben tenerse en cuenta al momento de su elaboración:
Contenido de cada política contable
Una política contable debe incluir una explicación clara y concisa del hecho económico sobre el cual versa, y el detalle sobre a qué clase de transacciones aplica la política en particular.
Acto seguido, se deben establecer los criterios de reconocimiento, medición y revelación aplicables según el tipo de transacción. En este sentido, el orden de los asuntos a tratar en una política contable es el siguiente:
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Tips para la redacción de políticas contables
A continuación, destacamos algunos tips para tener en cuenta al redactar políticas contables:
• Reemplazar “una entidad” por “la entidad”, o usar directamente la razón social de la organización.
• Cuando la norma mencione términos como “una u otra de las siguientes informaciones”, la entidad debe establecer en sus políticas contables cuál de las opciones utilizará, y explicar el porqué.
• Cuando la norma establezca un tratamiento sometido a una condición, la entidad debe definir claramente si los usará. Por ejemplo: “Si los únicos cambios (…), la entidad puede (…)”. En este caso, la norma permite usar una alternativa cuando se cumpla una condición.
Políticas contables y normas fiscales
El artículo 4 de la Ley 1314 de 2009 establece que en Colombia existe plena independencia y autonomía de las normas fiscales frente a las normas de contabilidad, al señalar que “las disposiciones tributarias únicamente producen efectos fiscales”.
En ese sentido, se entiende que las políticas contables de una entidad no deberían estar supeditadas a los requerimientos de las normas fiscales.
No obstante, esto no quiere decir que una entidad no pueda tener en cuenta los efectos tributarios de la aplicación de los Estándares Internacionales para realizar una adecuada planeación fiscal.
A continuación, te contamos cómo cambian las políticas contables de una empresa ante las novedades en el entorno fiscal:
De acuerdo con lo anterior, al momento de diseñar las políticas contables, un buen contador y un buen gerente deberían considerar cuáles son los impactos de los Estándares Internacionales en la tributación de la entidad, con el objetivo de seleccionar las opciones que fiscalmente sean más convenientes, únicamente en los casos en los que los Estándares Internacionales permitan elegir entre dos o más alternativas.
Cambios en las políticas contables
Los párrafos 8 de la sección 10 del Estándar para Pymes y 14 de la NIC 8 permiten que las entidades modifiquen sus políticas contables en las siguientes situaciones:
Contabilización de los cambios de políticas contables
Se debe realizar de forma retroactiva o prospectiva, dependiendo de si corresponde a un cambio voluntario o al requerimiento de una enmienda al marco normativo que aplica la entidad, tal como se explica en este gráfico:
Ten en cuenta que…
Los cambios de las políticas contables no pueden hacerse en cualquier momento o simplemente porque la entidad decida que “quiere probar una nueva política contable”.
Estos cambios siempre deben realizarse una vez la entidad constante que permitirán generar información más relevante, o porque así lo solicita una modificación en el marco técnico-normativo aplicable.
¿Qué es “aplicación retroactiva”?
El término “aplicación retroactiva” hace referencia al deber de reexpresar la información comparativa de los períodos anteriores ajustando las cuentas correspondientes, con el objetivo de que reflejen los saldos que tendrían, como si la política contable se hubiese aplicado desde siempre.
Escucha de primera mano la respuesta del Dr. Juan Fernando Mejía a la pregunta sobre si deben reexpresarse los estados financieros al corregir una política contable:
Situaciones que no constituyen cambios en las políticas contables
De conformidad con los Estándares Internacionales, las siguientes situaciones no constituyen cambios en las políticas contables de una entidad:
Las estimaciones contables son los valores, porcentajes y cifras que se utilizan para realizar la medición de aquellas partidas de los estados financieros que no pueden calcularse con exactitud, por lo cual se fundamentan en el uso de juicios o supuestos.
Las políticas contables, por su parte, son las reglas bajo las cuales una entidad reconoce, mide y presenta sus transacciones. En ese sentido, las estimaciones consisten en el desarrollo de las políticas contables, puesto que se encuentran inmersas en la aplicación de las mismas.
A continuación, puede apreciarse la diferencia entre las políticas contables y las estimaciones:
Es importante comprender cuándo se trata de una política contable o de una estimación contable, porque su tratamiento es diferente en los estados financieros; los cambios en las políticas contables se tratan de forma retroactiva (en la mayoría de los casos), entre tanto que los cambios en las estimaciones contables se tratan de forma prospectiva.
Lo anterior es así porque los cambios en las estimaciones contables se deben al surgimiento de nueva información o nuevos acontecimientos.
Corrección de errores de períodos anteriores
Los errores contables ocurren cuando los estados financieros de uno o varios períodos anteriores contienen transacciones mal contabilizadas debido a errores aritméticos o de digitación, al desconocimiento de hechos, a políticas contables aplicadas de forma errónea o a fraudes.
De acuerdo con el párrafo 10.21 del Estándar para Pymes, la entidad debe corregir “de forma retroactiva los errores significativos de períodos anteriores”, en los primeros estados financieros formulados después del descubrimiento del error.
Corrección de errores por políticas aplicadas de forma errónea
Los errores en los estados financieros de períodos anteriores también pueden surgir por políticas contables diseñadas o aplicadas de forma errónea, bien sea porque van en contra de una disposición de los Estándares Internacionales o porque al momento de preparar los estados financieros no se observó dicha política. En estos casos el error deberá corregirse de forma retroactiva.
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