A través del Decreto 1091 de agosto 3 de 2020, con el cual se reglamentó el régimen simple, también se modificó el artículo 1.6.1.2.11 del DUT 1625 de 2016 para exigir documentos especiales a algunas entidades públicas al momento de su inscripción en el RUT.
El artículo 8 del Decreto 1091 de agosto 3 de 2020 (con el cual se efectuó principalmente una segunda reglamentación al régimen simple de tributación de los artículos 903 al 916 del Estatuto Tributario –ET–) efectuó una importante modificación al artículo 1.6.1.2.11 del DUT 1625 de 2016, estableciendo así la exigencia de nuevos requisitos especiales que deberán cumplir algunas entidades públicas al momento de su inscripción en el RUT.
Para comprobar lo anterior, a continuación, presentamos la versión comparativa de los numerales de dicho artículo que resultaron modificados con el Decreto 1091 de agosto de 2020:
Texto de la norma hasta antes de los cambios introducidos con el Decreto 1091 de agosto de 2020. Nueva versión de la norma luego de los cambios introducidos con el Decreto 1091 de agosto de 2020.
“Artículo 1.6.1.2.11. Documentos para la formalización de la inscripción en el Registro Único Tributario –RUT–. Para efectos de la formalización de la inscripción en el Registro Único Tributario –RUT– se deberán adjuntar los siguientes documentos:
1. Personas jurídicas y asimiladas:
1.1. Fotocopia del documento mediante el cual se acredite la existencia y representación legal para quienes no se encuentran obligados a registrarse ante la Cámara de Comercio, con fecha de expedición no mayor a un (1) mes, expedido por la autoridad correspondiente, teniendo en cuenta que si en el documento se señala un término de vigencia superior a un (1) mes este será válido.
1.2. Fotocopia del documento de identidad del representante legal, con exhibición del original; cuando el trámite se realice a través de apoderado, fotocopia del documento de identidad del apoderado con exhibición del mismo y fotocopia del documento de identidad del poderdante; original del poder especial o copia simple del poder general, junto con la certificación de vigencia del mismo expedida por el notario, cuando el poder general tenga una vigencia mayor de seis (6) meses.
1.3. En el caso de las personas jurídicas originadas en la constitución de propiedad horizontal para uso comercial, industrial o mixto adjuntarán certificación suscrita por el representante legal en donde se indique si se destina algún o algunos de sus bienes o áreas comunes para la explotación comercial o industrial.
1.4. En el caso de las personas jurídicas originadas en la constitución de propiedad horizontal para uso residencial, adjuntarán certificación suscrita por el representante legal en donde se indique que la destinación es de uso residencial según la última escritura que contiene el reglamento de propiedad horizontal.
1.5. Cuando el solicitante de la inscripción en el Registro único tributario –RUT–, sea de naturaleza pública de acuerdo con el artículo 5 de la resolución 156 del 29 de mayo de 2018 expedida por la Contaduría General de la Nación -CGN, o la que haga sus veces, deberá presentar la certificación de la asignación del Código Institucional expedida por la Contaduría General de la Nación –CGN–. Este certificado indicará datos de identificación, ubicación, clasificación y código institucional asignado.
1.6. En el caso de las personas jurídicas o asimiladas no obligadas a registrarse en Cámara de Comercio que no registren el domicilio principal en el documento de existencia, deberán aportar el documento de constitución vigente con el fin de registrar el domicilio en el Registro Único Tributario –RUT–.
11.Prestadores de servicios desde el exterior, responsables del impuesto sobre las ventas -IVA
11.1. Personas naturales no residentes en Colombia:
Fotocopia del documento de identidad de la persona natural solicitante.
11.2. Sociedades y entidades extranjeras sin domicilio en Colombia:
11.2.1. Fotocopia del documento o documentos mediante los cuales se acredite la existencia y representación legal, en idioma español, debidamente apostillados o legalizados según sea el caso ante autoridad competente.
En el evento en que estos documentos no contengan la información del país de residencia fiscal de la sociedad o entidad extranjera, el Número de Identificación Tributaria –NIT– otorgado en este país, el domicilio principal, código postal, números telefónicos, página web y correo electrónico donde la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales –DIAN– puede contactar oficialmente y para todos los efectos, al respectivo inscrito, el obligado deberá aportar certificación del representante legal, en idioma español, debidamente apostillada o legalizada según sea el caso ante autoridad competente, que le permitan constatar a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales –DIAN– la validez de la información aportada.
11.2.2. Fotocopia del documento de identidad del representante legal de la sociedad o entidad extranjera o de quien haga sus veces”. “Artículo 1.6.1.2.11. Documentos para la formalización de la inscripción en el Registro Único Tributario –RUT–. Para efectos de la formalización de la inscripción en el Registro Único Tributario –RUT– se deberán adjuntar los siguientes documentos:
1. Personas jurídicas y asimiladas:
1.1. Fotocopia del documento vigente mediante el cual se acredite la existencia y representación legal. Para quienes no se encuentran obligados a registrarse ante la Cámara de Comercio, el documento deberá ser expedido por la autoridad competente, la que otorga la personería jurídica o donde se registró su constitución, y su fecha de expedición no podrá ser mayor a un (1) mes; cuando el documento contenga expresamente una vigencia superior a la aquí indicada esta será válida, sin perjuicio de la presentación de un nuevo certificado en el caso que durante este período se presenten modificaciones.
Las entidades de derecho público del orden nacional, departamental, municipal y descentralizados y demás que no se encuentren obligadas a registrarse en la Cámara de Comercio ni en el Ministerio del Interior, aportarán los siguientes documentos:
1.1.1. Fuente de creación: Constitución Política, ley, decreto, ordenanza, acuerdo u otra.
1.1.2. Acto administrativo de nombramiento del representante legal.
1.1.3. Acta de posesión del representante legal.
Cuando el certificado de existencia y/o representación legal pueda ser consultado a través de la página web de las entidades encargadas de expedirlo, los funcionarios de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales –DIAN–, podrán realizar la impresión para que haga parte de los trámites relacionados con el Registro Único Tributario –RUT–.
1.2. Fotocopia del documento de identidad del representante legal, con exhibición del original. Cuando el trámite se realice a través de apoderado, fotocopia del documento de identidad del apoderado con exhibición del mismo y fotocopia del documento de identidad del poderdante. Original del poder especial o copia simple del poder general, junto con la certificación de vigencia del mismo expedida por el notario, cuando el poder general tenga una vigencia mayor de seis (6) meses.
1.3. En el caso de las personas jurídicas originadas en la constitución de propiedad horizontal para uso comercial, industrial o mixto adjuntarán certificación suscrita por el representante legal en donde se indique si se destina algún o algunos de sus bienes o áreas comunes para la explotación comercial o industrial.
1.4. En el caso de las personas jurídicas originadas en la constitución de propiedad horizontal para uso residencial, adjuntarán certificación suscrita por el representante legal en donde se indique que la destinación es de uso residencial según la última escritura que contiene el reglamento de propiedad horizontal.
1.5. Cuando el solicitante de la inscripción en el Registro Único Tributario –RUT– se encuentre inmerso en el ámbito de aplicación del Régimen de Contabilidad Pública definido en aplicación de la Ley 298 de 1996 y de acuerdo con el Artículo 5º de la Resolución Nº 354 de 2007, modificado por el Artículo 2º de la Resolución Nº 156 de 2018, expedidas por la Contaduría General de la Nación –CGN–, éste deberá presentar la certificación de la asignación del Código Institucional expedida por la Contaduría General de la Nación –CGN–.
Este certificado deberá indicar como mínimo los datos de identificación de la entidad, del representante legal, ubicación de la entidad, clasificación y código institucional asignado.
Para el caso de las entidades públicas que reportan su información contable a través de una entidad agregadora (ministerios, departamentos, distritos, municipios, etc.), estas deberán solicitar la certificación a la entidad que las agrega, teniendo en cuenta que, para efectos del reporte, el código institucional de la entidad agregada es el mismo de la entidad agregadora.
1.6. En el caso de las personas jurídicas o asimiladas no obligadas a registrarse en Cámara de Comercio que no registren el domicilio principal en el documento de existencia, deberán aportar certificación suscrita por el representante legal principal o suplente donde informe el domicilio principal de la organización con los datos de dirección, ciudad, departamento, país, correo electrónico, teléfonos, para incorporar la información de ubicación en el Registro Único Tributario –RUT–.
(…)
11. Prestadores de servicios desde el exterior, responsables del impuesto sobre las ventas –IVA–.
11.1. Personas naturales no residentes en Colombia:
Fotocopia del documento de identidad de la persona natural solicitante.
11.2. Sociedades y entidades extranjeras sin domicilio en Colombia:
11.2.1. Fotocopia del documento o documentos mediante los cuales se acredite la existencia y representación legal, en idioma español, debidamente apostillado(s) o legalizado(s), según sea el caso, ante autoridad competente.
En el evento en que estos documentos no contengan la información del país de residencia fiscal de la sociedad o entidad extranjera, el número de identificación tributaria otorgado en este país o el que haga sus veces, el domicilio principal, código postal, números telefónicos, página web y correo electrónico; el representante legal deberá informarlo, para todos los efectos, mediante certificación en idioma español o documento traducido por traductor oficial certificado en Colombia.
11.2.2. Fotocopia del documento de identidad del representante legal de la sociedad o entidad extranjera o de quien haga sus veces”.
Como puede verse, en la nueva versión del numeral 1 del artículo 1.6.1.2.11 del DUT 1625 de 2016 se agregó un nuevo inciso con el cual se estableció la exigencia de tres documentos especiales que deberán presentarse de forma física solo por parte de las entidades públicas que no se inscriban en las cámaras de comercio ni en el Ministerio de Hacienda.
Además, en el último inciso de la nueva versión del numeral 1 del artículo en cuestión, el cual aplica para todo tipo de personas jurídicas que requieran inscribirse por primera vez en el RUT, se indica que, si el certificado de existencia y representación legal se puede consultar en páginas de internet (como la página del Rues), no habría necesidad de llevar impreso dicho certificado, pues los funcionarios de la Dian se encargarán de ello.
Por otra parte, en la nueva versión del numeral 5 del artículo 1.6.1.2.11 del DUT 1625 de 2016 se dan nuevas instrucciones para que las entidades públicas que son regidas por la Contaduría General de la Nación puedan reportar en la Dian su respectivo código único institucional.
Al respecto, es importante destacar que, desde la solicitud de reportes de información exógena tributaria del año gravable 2015 en adelante, la Dian también solicita al final del año que las entidades públicas que deban entregar alguno de tales reportes diligencien el formato 2279 para reportar ese mismo código CUIN (ver, por ejemplo, el formato 2279 v. 2, mencionado en el artículo 38 de la Resolución 000070 de octubre de 2019, con la cual se solicitó la información exógena del año gravable 2020 que será entregada a comienzos del año 2021).
Por último, en la nueva versión del numeral 11.2.1 del artículo 1.6.1.2.11 del DUT 1625 de 2016 se observa que ya no se exigirá que la certificación solicitada a los representantes legales de entidades del exterior que presten servicios gravados con IVA en Colombia deba ser una certificación apostillada (avalada por el Ministerio de Relaciones Exteriores).
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