SIC reitera obligaciones sobre bases de datos

Desde agosto entró en rigor la circular, que cobija a compañías con activos totales superiores a 100.000 UVT. 

A través de la Circular Externa No. 3 del pasado 3 de agosto, dirigida a los responsables del tratamiento de datos personales en sociedades anónimas y entidades sin ánimo de lucro son activos totales superiores a 100.000 Unidades de Valor Tributario, UVT, y a personas jurídicas de naturaleza pública, la Superintendencia de Industria y Comercio, SIC, modificó la Circular Única de esa entidad, en lo relacionado con el Registro Nacional de Bases de Datos, RNBD.

El instructivo modifica los numerales 2.1 a 2.4 y elimina los numerales 2.5 al 2.7 del Capítulo Segundo del Título V de la Circular Única, estableciendo que quienes son destinatarios de la circular, deben inscribir en el RNBD, la siguiente información, además de la establecida en el Capítulo 26 del Decreto Único 1074 de 2015:

En primer lugar, la información almacenada en la base de datos, es decir, “la clasificación de los datos personales almacenados en cada base de datos, agrupados por categorías y subcategorías”. 

En segundo término, la circular ordena a los responsables del tratamiento adoptar los controles que garanticen la seguridad de las bases de datos que se están registrando, teniendo en cuenta las preguntas dispuestas para el efecto en el RNBD.

En tercer lugar, se establece que la procedencia de los datos hace referencia a si estos son recolectados del titular de la información o suministrados por terceros, y si se cuenta con la debida autorización para el tratamiento o existe alguna causal de exoneración, en los términos del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

Un cuarto punto importante, tiene que ver con la transferencia internacional de datos personales, pues toda información relacionada con dicha transferencia comprende "la identificación del destinatario como responsable del tratamiento, el país en el que se encuentra ubicado y si la operación está cobijada por un declaración de conformidad emitida por la Delegatura para la Protección de Datos Personales", de la SIC, o por una causal de exoneración en virtud del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

En quinto lugar, la circular aborda la transmisión internacional de datos personales, y al respecto señala que: “La información relacionada con la Transmisión internacional de datos comprende la identificación del destinatario como Encargado del Tratamiento, el país en el que se encuentra ubicado, si se tiene un contrato de transmisión de datos”, en los términos del Decreto Único 1074 de 2015, o si la operación está cobijada por una declaración de conformidad emitida por la SIC.

Por último, se ordena que los reclamos presentados por los titulares antes los responsables del tratamiento sean reportados como novedades y se establecen los procedimientos y los tipos de incidentes para tal efecto. 

La inscripción de los datos debe realizarse en línea, a través del portal de la SIC, www.sic.gov.co. Los plazos para llevarla a cabo, son los siguientes:

Los responsables del tratamiento, sociedades y entidades sin ánimo de lucro que tengan activos totales o superiores a 610.000 UVT, tenían plazo hasta el pasado 30 de septiembre.

Los responsables del tratamiento y las compañías con activos totales superiores a 100.000 y hasta 610.000 UVT, deben realizar la inscripción a más tardar el 30 de noviembre de 2018. Finalmente, los responsables del tratamiento y las personas de naturaleza pública, deben realizar la referida inscripción a más tardar el 31 de enero de 2019.

DUQUE EXPIDE DIRECTIVA PARA SIMPLIFICAR TRÁMITES

El Presidente de la República, Iván Duque Márquez firmó el pasado 1º de octubre la Directiva Presidencial No. 07 de 2018, mediante la cual definió medidas para racionalizar, simplificar y mejorar los trámites ante entidades gubernamentales y el ordenamiento jurídico.

En su parte motiva, la directiva establece como propósito, el de “formular políticas públicas, programas y proyectos tendientes a reducir costos en materia regulatoria, así como racionalizar o suprimir trámites que resulten engorrosos o dispendiosos para los ciudadanos, empresarios, comerciantes y organizaciones sociales del país”. Asimismo, la directiva pide involucrar a los ciudadanos “en las etapas de preparación y discusión de las medidas o iniciativas a adoptar”, en claro desarrollo de los principios constitucionales que consagran la participación ciudadana.

La directiva señala cinco puntos, a saber:

-Obligatoriedad de la convocatoria pública: en tal sentido, ordena a los ministros y directores de departamentos administrativos para que extiendan una invitación a ciudadanos, gremios de empresarios y comerciantes y organizaciones sociales de su sector, para que en un plazo máximo de 30 días calendario, contados a partir de la expedición de la directiva, remitan una relación de los trámites, normas en desuso, o normas o trámites de alto impacto sobre los que proponen ajustes, supresiones, modificaciones o sugerencias para convertirlos en electrónicos, de manera que se faciliten las actuaciones de las personas ante las autoridades y se avance hacia una administración pública más eficiente.

-Clasificación de la información y medidas e iniciativas a adoptar: Cumplidos los 30 días del punto anterior, las entidades públicas tendrán otros 30 días calendario para consolidar, clasificar, estudiar y organizar los comentarios, observaciones y peticiones formuladas por los interesados y presentar un plan de trabajo que permita implementar los correctivos necesarios.

-Digitalización y automatización de trámites y servicios: Según la directiva, “las iniciativas establecidas para reducir costos en materia regulatoria y racionalizar o suprimir trámites deben propender por que se empleen mecanismos tendientes a su digitalización y automatización (…)”.

-Comités sectoriales: Las entidades objeto de la directiva, deberán conformar comités sectoriales para estudiar y valorar las medidas adoptadas. Allí también podrán participar los ciudadanos, organizaciones y empresarios relacionados con cada sector.

-Examen y divulgación de las acciones: Con la información recibida, cada comité sectorial tendrá 30 días calendario para proponer las mejoras a que haya lugar, especialmente las medidas de regulación y desregulación, y establecer si los mecanismos propuestos por las entidades para reducir costos regulatorios y racionalizar o simplificar el ordenamiento jurídico se ajustan a las exigencias del sector respectivo.

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