ABC del registro único tributario -RUT-

El RUT constituye el mecanismo para la identificación, ubicación y clasificación de las personas y entidades que posean obligaciones administradas por la Dian. Tal registro conlleva el cumplimiento de una serie de obligaciones sancionables. A continuación, todo lo que necesita saber al respecto. 

De acuerdo con el artículo 555-2 de Estatuto Tributario –ET–, el registro único tributario –RUT– constituye el mecanismo único para identificar, ubicar y clasificar las personas y entidades que tengan la calidad de contribuyentes declarantes del impuesto sobre la renta y no contribuyentes declarantes de ingresos y patrimonio; responsables del IVA (antiguo régimen común), no responsables del IVA (antiguo régimen simplificado), agentes de retención, importadores, exportadores, usuarios aduaneros y demás sujetos a obligaciones administradas por la Dian. 

“la inscripción en el RUT deberá cumplirse previamente al inicio de actividades económicas ante las oficinas de la Dian, de las cámaras de comercio o de las demás entidades”

Así pues, la inscripción en el RUT deberá cumplirse previamente al inicio de actividades económicas ante las oficinas de la Dian, de las cámaras de comercio o de las demás entidades que se encuentren facultadas para tal efecto. Tratándose de personas naturales que declaren por primera vez en el respectivo año gravable, tendrán plazo para inscribirse en el RUT hasta la fecha de vencimiento prevista para presentar la declaración de renta. 

Ahora bien, tal registro tiene como finalidad acumular información veraz y actualizada de todos los inscritos, así como desarrollar una gestión efectiva en materia de recaudo, control y servicio. Sin embargo, es necesario tener en cuenta que el incumplimiento de la obligación de efectuar este registro acarrea una serie de sanciones que van desde multas hasta el cierre del establecimiento. 

A continuación, abordaremos los aspectos más relevantes que deberá tener en cuenta para el correcto cumplimiento de esta responsabilidad. Veamos: 

Inscripción en el RUT 

Teniendo en cuenta lo establecido en la Resolución 012383 de noviembre 29 de 2011, quienes se encuentren obligados a inscribirse en el RUT y en el registro mercantil deberán diligenciar el formulario a través del portal web de la Dian, para posteriormente presentarlo ante la cámara de comercio de su ciudad, junto con los demás documentos requeridos. Para realizar tal procedimiento, se deberá surtir una serie de pasos que mencionamos en nuestro editorial Trámite del RUT para un comerciante obligado a inscribirse en la cámara de comercio

Así mismo, como lo indicamos líneas atrás respecto a las personas naturales que declaren renta por primera vez, el artículo 6 del ET señala que la inscripción en el RUT deberá efectuarse a más tardar el día del vencimiento del plazo para declarar, so pena de incurrir en sanciones dispuestas en la norma del artículo 658-3 del ET. 

Para conocer el procedimiento que deberá seguir en el registro del RUT puede consultar nuestro editorial Inscripción en el RUT para personas naturales que declaran renta por primera vez. 

Sanciones por no actualizar el RUT oportunamente 

Las actualizaciones del RUT deben ser reportadas dentro del mes siguiente al hecho que origina la necesidad de actualizar la información (por ejemplo, el cambio de dirección del contribuyente, el cambio de género o correo electrónico, entre otros). Dado el caso contrario, el contribuyente podría exponerse a la sanción contemplada en el numeral 3 del artículo 658-3 del ET, la cual equivale a 1 UVT por cada día de retraso en la actualización de la información. 

Sin embargo, cuando la desactualización del RUT se encuentre relacionada con la dirección o la actividad económica desarrollada por el obligado, la sanción será de 2 UVT por cada día de retraso en la actualización. 

Adicionalmente, el artículo 1.6.1.2.14 del Decreto 1625 de 2016, modificado por el artículo 8 del Decreto 1415 de 2018, señala que la actualización del RUT podrá realizarse de forma presencial o virtual, a excepción de la actualización de la información relativa a los datos de identificación y la calidad de usuarios aduaneros, la cual debe realizarse de forma presencial. 

Por otra parte, cabe señalar que cuando la actualización de la dirección en el RUT se haga de forma virtual esta no podrá exceder de dos modificaciones dentro de un período de seis meses, dado que de lo contrario dicha actualización deberá realizarse presencialmente; así lo indica el inciso 4 del ya mencionado artículo 1.6.1.2.14 del DUT 1625 de 2016. 

Número de actividades económicas registradas en el RUT 

De acuerdo con las casillas 46 a 51 del RUT, se permite reportar hasta un total de cuatro códigos de actividades económicas diferentes, las cuales deberán corresponder a aquellas actividades que mayor porcentaje de ingresos operacionales le genera al contribuyente. En consecuencia, si un mismo responsable realiza varias actividades económicas, solo deberá reportar el código de aquellas cuatro que producen más ingresos durante el año. 

Cancelación del RUT 

Según el artículo 1.6.1.2.18 del DUT 1625 de 2016, modificado por el Decreto 1415 del 2018, la cancelación de la inscripción en el RUT procederá en los siguientes casos: 

Por parte del contribuyente 

Por liquidación, fusión o escisión de la persona jurídica o asimilada. 

Al liquidar la sucesión del causante. 

Por finalización del contrato del consorcio, unión temporal o cualquier otro tipo de colaboración empresarial. 

Por sustitución o cancelación definitiva de la inversión extranjera directa. 

Por cambio de género, previa expedición del nuevo documento de identidad. 

Por cese definitivo de la inversión de portafolio del exterior. 

Por cese de actividades a través de un establecimiento permanente en Colombia. 

Por cambio de la sede efectiva de administración fuera del territorio nacional. 

Por terminación o liquidación del contrato de fiducia mercantil. 

Por cese definitivo de la prestación de servicios gravados con IVA, para el caso de los prestadores de servicios desde el exterior responsables de dicho impuesto. 

Por unificación de entidades de derecho público del orden nacional, departamental, municipal y descentralizados, las cuales deben cumplir sus obligaciones de forma consolidada. 

De oficio 

Por el fallecimiento de la persona natural, de acuerdo con la información suministrada por la Registraduría Nacional del Estado Civil, que se encuentre inscrita sin responsabilidades en el RUT, o únicamente como no responsable del IVA o no responsable del impuesto al consumo de restaurantes y bares. 

Cuando la persona jurídica o asimilada se encuentre liquidada de acuerdo con la información suministrada por la cámara de comercio. 

Cuando por declaratoria de autoridad competente se establezca que existió suplantación en la inscripción del RUT. 

Por orden de la autoridad competente. 

Por unificación de las entidades de derecho público del orden nacional, departamental, municipal y descentralizado que deban cumplir sus obligaciones de forma consolidada. 

Cuando se detecte que hay duplicidad del NIT de una misma persona natural o jurídica. 

“Cabe señalar que el trámite de la cancelación del RUT estará sujeto a la verificación del cumplimiento de todas las obligaciones administradas por la Dian, sin perjuicio de la aplicación del artículo 820 del ET”

Cabe señalar que el trámite de la cancelación del RUT estará sujeto a la verificación del cumplimiento de todas las obligaciones administradas por la Dian, sin perjuicio de la aplicación del artículo 820 del ET respecto a la remisión de las deudas tributarias. Sin embargo, cuando la orden de cancelación de oficio provenga de una autoridad en ejercicio de funciones jurisdiccionales, esta se cumplirá inmediatamente, según los términos prescritos por la misma. 

Por otra parte, cuando tal cancelación de oficio provenga de la Dian, por razones de control o inactividad tributaria, esta se cumplirá de manera inmediata, según los términos prescritos. En este caso la verificación de las obligaciones se entiende realizada previamente por el área que ordena la cancelación del RUT

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