Firma digital para certificar los estados financieros de 2019

El avance tecnológico ha facilitado la emisión y tratamiento de la información. En este sentido, explicamos si es válido que el contador público certifique los estados financieros mediante el uso de una firma digital, así como los efectos que tendría esta decisión sobre la información certificada. 

A continuación, daremos respuesta a la siguiente inquietud: ¿Un contador público puede expedir estados financieros certificados haciendo uso de una firma digital? 

Para resolver esta pregunta, traemos a colación el Concepto 1118 de 2018 del Consejo Técnico de la Contaduría Pública –CTCP–, que se refirió al tema en los siguientes términos: 

La firma digital es una herramienta tecnológica que permite asociar la identidad del firmante a un documento electrónico a través del uso de un certificado de firma digital. El parágrafo del artículo 28 de la Ley 527 de 1999 establece que la firma digital tiene los mismos efectos que la firma manuscrita (o autógrafa), por lo cual se puede aseverar que el contador público puede firmar los estados financieros de una entidad mediante el uso de una firma digital. 

Los requisitos que debe cumplir la firma digital, de acuerdo con el parágrafo del artículo 28 de la Ley 527 de 1999, son cinco, a saber: 

Ser única a la persona que la usa. 

Ser susceptible de ser verificada. 

Estar bajo el control exclusivo de la persona que la usa. 

Se asocia únicamente a la información o mensaje, de forma que si se llegan a modificar estos últimos, la firma se invalida. 

Cumpla con las reglamentaciones expedidas por el Gobierno nacional. 

¿Qué sucede con los estados financieros certificados con una firma digital? 

En el siguiente video Juan David Maya, investigador y consultor de Estándares Internacionales de Información Financiera, amplía la explicación sobre la validez de que el contador público utilice una firma digital para certificar estados financieros: 

La obligación de certificar estados financieros se encuentra contenida en el artículo 37 de la Ley 222 de 1995, el cual requiere que el contador público que prepare los estados financieros de una entidad y el representante legal de la misma declaren que han verificado las afirmaciones contenidas en ellos y que las mismas se han tomado fielmente de los libros. Dicha obligación se cumple cuando: 

El contador y el representante legal suscriben con su firma y número de tarjeta profesional los estados financieros (consulte nuestro editorial Validez de presentar estados financieros sin firma ante la asamblea de accionistas). 

Adicionalmente, adjuntan una carta de certificación que contenga las afirmaciones requeridas por el artículo 37 en mención. 

Dicho lo anterior, cuando el contador público firma digitalmente los estados financieros de una entidad el mecanismo de la firma digital crea un resumen o un archivo cifrado que contiene la información original del documento firmado y permanece adjunto a este último, siempre que no se alteren o modifiquen los datos. De ahí que no sea posible que la información firmada digitalmente pueda ser alterada o, en su defecto, que la firma en cuestión se traslade a otro documento.

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