A dónde va a parar el dinero que usted paga por cuotas de administración?

Frente a los temas de cobros, por cuota de administración o sanciones, el papel de los administradores de la propiedad horizontal debe regirse por el manual de convivencia aprobado en las asambleas de propietarios durante la conformación de la comunidad vecinal. 

Vivir en una propiedad horizontal es sinónimo de cumplir con una serie de deberes estipulados tanto en la ley como en el reglamento interno del conjunto residencial. 

Una de estas obligaciones se relaciona con el pago mensual que cada propietario hace por concepto de cuota de administración. A partir de su cumplimiento o incumplimiento se originan una serie de beneficios o procedimientos sancionatorios. 

Para quienes están relacionados con propiedad horizontal está clara su obligación con el pago mensual de este concepto. Sin embargo, más del 50 % de los residentes desconoce cuál es el destino exacto de este dinero. 

Hernán Alfonso Álvarez, director ejecutivo de la Asociación de Propietarios, Arrendatarios y Administradores de Propiedad Horizontal en Colombia –Asurbe–, las cuotas de administración se destinan para atender las expensas comunes necesarias para el mantenimiento, reparación, reposición, reconstrucción y vigilancia requeridos para la existencia, seguridad y conservación de los bienes comunes del edificio o conjunto. 

El valor de esta cuota depende de las circunstancias y del estado de los bienes comunes de cada conjunto, y solo puede ser establecido por la asamblea general de propietarios. 

Por su parte, Omar Cortés, gerente de Edifito.co afirma que es necesario que exista una evidencia y trazabilidad del manejo que se le da al dinero recaudado en la cuota de administración. 

«El consejo de administración, constituido por los propietarios, debe aprobar los pagos a proveedores. También debe ser el responsable de auditar a estas empresas con la intención de evitar pagos de comisiones o sobrecostos en la contratación», explica Cortés. 

“el dinero por estos conceptos se puede desviar fácilmente cuando se le da al administrador o empresa de administración el poder de manejar contrataciones y las cuentas bancarias del conjunto”

Cortés asegura que el dinero por estos conceptos se puede desviar fácilmente cuando se le da al administrador o empresa de administración el poder de manejar contrataciones y las cuentas bancarias del conjunto. 

¿Cómo controlar el trabajo de los administradores? 

La labor de los administradores de propiedad horizontal en Colombia no está regulada por algún gremio. Ellos deben actuar según determina la Ley 675 de 2001. 

Frente a los temas de cobros, por cuota de administración o sanciones, los administradores deben regirse por el manual de convivencia aprobado en las asambleas de propietarios durante la conformación de la comunidad vecinal. 

En teoría, no pueden tomar decisiones a libre albedrío, sino que sus acciones deben ser supervisadas y aprobadas por el consejo de administración. 

En Colombia, esta situación no es tan controlada. A partir de su experiencia, Cortés manifiesta que el problema es que los condominios en nuestro país todavía se manejan de forma artesanal y nadie tiene acceso a la información. En las reuniones de asambleas es difícil evidenciar si existen irregularidades. 

¿Y el destino del dinero? 

Para Cortés existen maneras ideales de controlar el dinero y su destino, entre ellas, incluir nuevas tecnologías en los procesos administrativos y contables. 

Existen softwares que ofrecen a los condominios y a los propietarios información en tiempo real, para que administradores, consejo de administración y propietarios manejen la misma información de los procedimientos internos. 

El desvío de dinero también puede evitarse pagando con cheques que se hagan efectivos con dos firmas (la del administrador y la del representante del consejo de administración). 

La actuación del consejo de administración es clave. Ellos deben mantener el poder de las decisiones y acciones sobre el dinero recaudado.

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