A través de la Circular 201-000008 de 2019 la Supersociedades fijó los plazos y condiciones para que las sociedades de los grupos 1, 2 y 3 reporten sus estados financieros del 2019.
En esta ocasión, las sociedades que pertenezcan al grupo 3 reportarán virtualmente.
El 22 de noviembre de 2019 la Superintendencia de Sociedades expidió la Circular 201-000008, a través de la cual fijó las condiciones y plazos en que las sociedades vigiladas, controladas e inspeccionadas de los grupos 1, 2 y 3 de convergencia a Normas Internacionales (sin importar si se encuentran en condiciones normales de operación o en procesos de liquidación voluntaria) tendrán que remitir a dicho órgano de control la información sobre sus estados financieros básicos del año 2019 y su informe de prácticas empresariales.
Evolución del reporte de las sociedades del grupo 3
Al respecto, es necesario recordar que entre el 2016 y el 2017 la Supersociedades había dejado de solicitar información a las entidades que pertenecieran al grupo 3 (sin importar si eran vigiladas, controladas o inspeccionadas), lo cual implicó que la entidad dejara de contar con información valiosa que le ayudara a consolidar y examinar el comportamiento de las sociedades que pertenecen a un mismo sector económico.
Sin embargo, para los reportes del año 2018, y de acuerdo con lo indicado en el numeral 1.4 de la Circular 201-000005 de 2018, la Supersociedades decidió volver a solicitar información a las entidades vigiladas y/o controladas que pertenecieran al grupo 3 de la convergencia, y en aquella ocasión les indicó que la información de sus estados financieros (junto con sus documentos adicionales) los presentarían en papel, es decir, de forma presencial en las sedes de la Supersociedades.
Reporte por el año 2019
Pero esta vez, a través de la nueva Circular 201-000008 de 2019, se dispuso que las sociedades del grupo 3 que tengan condiciones de vigiladas y controladas tendrán que presentar sus reportes de forma virtual usando la nueva opción “Informe 01A – Estados Financieros de Fin de Ejercicio Grupo 3 – 70 – NIF para microempresas” del software XBRL EXPRESS.
Además, si alguna sociedad del grupo 3 que actualmente está en la condición de simplemente inspeccionada llega a recibir, por correo urbano o electrónico, la solicitud expresa de entregar su información financiera, también deberá entregar sus reportes de forma virtual usando la misma opción del software XBRL EXPRESS antes mencionada.
“esta vez la Supersociedades también podrá enviar solicitudes de exigencia de información a sociedades que pertenezcan al grupo 3”
Al respecto, es interesante destacar que hasta los reportes del año 2018 la Supersociedades solo enviaba solicitudes de exigencia por información mediante correo urbano o electrónico a sociedades inspeccionadas cuando pertenecieran a los grupos 1 o 2 de la convergencia. Sin embargo, esta vez la Supersociedades también podrá enviar solicitudes de exigencia de información a sociedades que pertenezcan al grupo 3.
Exigencia de información financiera del 2019 para sociedades en condiciones normales de operación
De acuerdo con lo establecido en la Circular 201-000008 de 2019, las sociedades comerciales que al 31 de diciembre de 2019 tengan la condición de vigiladas y/o controladas ante la Supersociedades, y que pertenezcan a los grupos 1, o 2, o 3 de la convergencia a Normas Internacionales, estarán obligadas a entregar los reportes mencionados en dicha circular.
Lo mismo harán aquellas sociedades que solo tengan la condición de inspeccionadas ante la Supersociedades, que pertenezcan al grupo 1, 2 o 3 de la convergencia, que no se encuentren en situaciones de liquidación voluntaria, y a las cuales se les solicite mediante correo urbano o electrónico la entrega de la información.
¿Qué información deben reportar?
A las sociedades obligadas a entregar la información, y que se encuentren en condiciones normales de operación, se les exigen los siguientes reportes y documentos adicionales:
a. Sociedades vigiladas y/o controladas que pertenezcan los grupos 1, 2 o 3 de la convergencia a Estándares Internacionales de Información Financiera:
Siguiendo las mismas instrucciones de lo que fue la exigencia de reportes del año 2018, estas sociedades deberán utilizar el software XBRL EXPRESS. En dicho Software deberán utilizar las opciones:
“01-10-Estados financieros-NIIF plenas-Individual”.
“01-20-Estados Financieros-NIIF plenas-Separado”.
“01-40-Estados financieros-NIIF pymes-Individual”.
“01-50-Estados Financieros-NIIF pymes-Separado”.
“01A – Estados Financieros de Fin de Ejercicio Grupo 3 – 70 – NIF para microempresas”.
Con esas opciones terminarán entregando archivos de extensión .XBRL con la información en miles de pesos y en forma comparativa por los años 2019 y 2018 del:
Estado de situación financiera.
Estado de resultados.
Estado del resultado integral.
Este reporte deberá entregarse entre el 30 marzo y el 4 de mayo de 2020 (dependiendo de los dos últimos dígitos del NIT de la sociedad), acompañados de cuatro documentos adicionales en PDF (escaneados del original), los cuales deben quedar nombrados sin usar espacios, caracteres especiales ni mayúsculas sostenidas.
Tales documentos, que deben entregarse a más tardar dentro de los dos (2) días hábiles siguientes después de haber entregado el archivo .XBRL son:
Certificación de estados financieros firmado por representante legal, contador y revisor fiscal.
Notas a los estados financieros.
Informe de gestión de los administradores.
Dictamen del revisor fiscal.
Tanto los archivos de extensión .XBRL como los archivos de formato PDF se deben entregar a través de la plataforma Sirfin.
b. Sociedades inspeccionadas que pertenezcan a los grupos 1, 2 o 3:
Deberán efectuar los mismos reportes mencionados en el literal a) anterior, utilizando también el software XBRL EXPRESS, y entregarlos en los mismos plazos.
Sin embargo, en relación con los documentos adicionales en PDF, solo se les exige entregar los dos primeros que se mencionaron en el caso de las sociedades vigiladas y/o controladas. Es decir:
Certificación de estados financieros firmado por representante legal, contador y revisor fiscal.
Notas a los estados financieros.
Los otros dos documentos deberán tenerlos a disposición de la Supersociedades para entregarlos en cualquier momento en que dicha entidad se los solicite. Tanto los archivos de extensión .XBRL como los archivos de formato PDF se deben entregar a través de la plataforma Sirfin.
Si alguna de las sociedades reportantes (ya sea vigilada, controlada o inspeccionada) pertenece a los grupos 1 o 2 de la convergencia y actúa como controlante de un grupo de sociedades (razón por lo cual debe emitir estados financieros consolidados), deberá adicionalmente utilizar el software XBRL EXPRESS con las opciones “01-30-NIIF plenas-consolidados”, o “01-60-NIIF pymes-consolidados” para elaborar el reporte con las cifras financieras consolidadas del grupo económico o empresarial.
Este reporte, que también deberá acompañarse de cuatro documentos especiales en PDF que deberán entregarse a más tardar el 27 de mayo de 2020 (sin importar el NIT del reportante), a través de la plataforma Sirfin (ver el numeral 3 de la Circular 201-000008 de 2019). Los documentos especiales son:
Certificación de estados financieros consolidados.
Notas a los estados financieros consolidados.
Informe especial del artículo 29 de la Ley 229 de 1995.
Dictamen de revisor fiscal.
De igual forma, si alguna entidad reportante (sea vigilada, controlada o inspeccionada, y sin importar si pertenece al grupo 1, 2 o 3 de la convergencia) se encuentra en procesos de reestructuración empresarial (Ley 550 de 1999) o de reorganización empresarial (Ley 1116 de 2006), la circular les recuerda que aparte de entregar los informes con las cifras anuales del 2019 utilizando las opciones del software XBRL EXPRESS antes mencionadas, también deben cumplir con entregar los otros reportes trimestrales que se les exigieron con las circulares 100-000004 y 100-000005 de agosto de 2016.
Entrega de información financiera del 2019 para sociedades en procesos de liquidación
De acuerdo con el numeral 6 de la Circular 201-000008 de 2019, las sociedades en condición de vigiladas o controladas, que pertenezcan a los grupos 1, 2 o 3 de la convergencia, y que al 31 de diciembre de 2019 se encuentran en procesos de liquidación voluntaria, no elaborarían ninguno de los reportes antes mencionados y, en su lugar, deberán tomar en cuenta las instrucciones de la Circular 100-000006 de 2018, en la cual se indica lo siguiente:
a. Si el proceso de liquidación lo habían iniciado antes el 31 de diciembre de 2017:
Utilizarán la opción “16” del Software STORM USER, generando de esa forma archivos de extensión .STR, los cuales se entregan en otra zona especial del portal de la Supersociedades habilitada para recibir dichos archivos.
Los dos documentos adicionales en PDF que se les solicitan (“certificación de estados financieros” y “notas a los estados financieros”) también se entregarían en otra zona especial del portal de la Supersociedades.
El plazo para entregar sus informes y reportes sería a más tardar el 30 de mayo de 2020, sin importar el número del NIT.
b. Si el proceso de liquidación voluntaria lo iniciaron a partir del 1 de enero de 2018:
Utilizarán la opción “04-10-20 Entidades que no cumplen la hipótesis de Negocio en Marcha (HNM)-inventario patrimonio liquidable”, del software XBRL EXPRESS, diligenciando la información en pesos.
De esa forma se generará un archivo en extensión .XBRL, el cual se debe entregar a través de la plataforma Sirfin.
En esa misma plataforma también se deberán entregar los mismos dos documentos adicionales en PDF que ya mencionamos en el punto a). El plazo para hacerlo será igualmente el 30 de mayo de 2020.
Consulta de información para el público en general
A diferencia de lo sucedido en años anteriores, esta vez la nueva Circular 201-00008 de 2019 no menciona ninguna fecha en especial a partir de la cual la Supersociedades permitirá que todos los interesados consulten las cifras entregadas por los reportantes.
Al respecto, el 15 de mayo de 2019, para dar cumplimiento al numeral 7 de la Circular 201-000005 de 2018 con la cual se solicitó la información financiera de dicho año, la Supersociedades publicó un comunicado especial de prensa a través del cual se pudo acceder a varios archivos en Excel con la información financiera básica de 2018 (expresada en miles de pesos) para las sociedades comerciales consideradas “las más grandes” por causa del volumen de los ingresos brutos de sus actividades ordinarias (sin importar que 48 de ellas figuraban con patrimonios negativos).
Exigencia del informe de prácticas empresariales
En el numeral 2 de la Circular 201-000008 de 2019 se indicó que solamente las sociedades vigiladas o controladas, que pertenezcan a los grupos 1 o 2 de la convergencia, y que se encuentren en condiciones normales de operación, quedarán también obligadas a entregar, entre el 11 y el 22 de mayo de 2020, el informe de prácticas empresariales por el 2019, el cual es un cuestionario que se elabora en línea usando la opción 42 del aplicativo web especial ubicado en la página de la Supersociedades.
La responsabilidad de la elaboración del informe de prácticas empresariales solo corre por cuenta de aquellos que, a la fecha de entrega del mismo, tengan la condición de administradores de la respectiva sociedad (representante legal y juntas directivas).
Además, si durante el año la sociedad tuvo más de un corte financiero, el informe, en todo caso, se hará como un solo reporte por lo sucedido durante todo el 2019.
En su aplicación por los años anteriores, el informe de prácticas empresariales consistió en un cuestionario con un total de 70 preguntas divididas en tres secciones que indagaban sobre temas como los siguientes:
Información básica: en esta sección se indagaba sobre los datos de identificación de la sociedad, el tipo de acciones emitidas, si efectuó o no distribución de utilidades y con qué modalidad (dinero, otras acciones), y si funcionó o no como matriz o subordinada de otra sociedad.
Gobierno Corportativo: en esta sección, que abarcaba 62 preguntas, figuraban algunas como las siguientes: ¿la empresa cuenta con junta directiva?, ¿quién nombra al director general de la empresa?, ¿cómo es la remuneración de la alta gerencia de la empresa?, ¿cómo son comunicados los lineamientos éticos de la empresa a los empleados?
Responsabilidad social: en esta sección eran formuladas otras 8 preguntas entre las cuales figuraban las siguientes:
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