Mediante un proyecto de resolución publicado el 17 de diciembre de 2020, la Dian dio a conocer lo que sería la reglamentación del documento soporte de pago de nómina electrónica.
El soporte de pago de nómina electrónica se configura como documento soporte de costos, deducciones e impuestos descontables.
El 17 de diciembre de 2020 fue publicado en el portal web de la Dian un proyecto de resolución mediante el cual se establecerían las disposiciones necesarias para la implementación y desarrollo, en el sistema de facturación electrónica, de la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica.
Recordemos que el parágrafo 6 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario –ET–, modificado por el artículo 18 de la Ley 2010 de 2019, señala que el sistema de facturación electrónica es aplicable tanto a las operaciones de compra y venta de bienes y servicios como a otras operaciones tales como pagos de nómina, exportaciones, importaciones y los pagos a favor de responsables del IVA.
“el soporte de pago de nómina electrónica se configura como documento soporte de costos, deducciones o impuestos descontables que se derivan de pagos que se realizan en virtud de la relación laboral”
Así pues, considerando que el soporte de pago de nómina electrónica se configura como documento soporte de costos, deducciones o impuestos descontables que se derivan de pagos que se realizan en virtud de la relación laboral o legal y reglamentaria, se requiere que se establezca el contenido del documento soporte de pago de nómina, así como los términos, condiciones, mecanismos técnicos y tecnológicos para su generación, transmisión y validación por parte de la Dian, además de establecer los plazos para la implementación de este documento soporte.
Quiénes estarían obligados a implementar el documento soporte de pago de nómina
De acuerdo con el proyecto de resolución, estarían obligados a implementar el documento soporte de pago de nómina aquellos contribuyentes que realicen pagos o abonos en cuenta que se deriven de una vinculación por una relación laboral o legal y reglamentaria, y por los pagos a los pensionados que requieren soportar los costos y deducciones en el impuesto de renta y complementario.
¿Qué es el documento soporte para pago de nómina?
El soporte de pago de nómina es un documento electrónico que constituye el soporte de los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta e impuestos descontables en IVA, cuando sea el caso, derivado de los pagos o abonos en cuenta relacionados con la nómina que se desprenden de una relación laboral o legal y reglamentaria. Está compuesto por los valores devengados de nómina, los valores deducidos y el valor total de la diferencia entre estos.
Periodicidad del documento soporte
“El documento soporte de pago de nómina electrónica se generaría mensualmente acumulando la información relacionada con los conceptos de valores devengados de nómina”
El documento soporte de pago de nómina electrónica se generaría mensualmente acumulando la información relacionada con los conceptos de valores devengados de nómina, valores deducidos y el valor total diferencial respecto de los pagos o abonos en cuenta, derivados de la relación laboral o legal y reglamentaria o de pensiones.
Calendario para la implementación
Los sujetos obligados a implementar el documento soporte de pago de nómina electrónica tendrían plazo para realizar la habilitación en el servicio informático de la Dian hasta el 31 de marzo de 2021. Por su parte, el plazo para iniciar con la expedición de tal documento variaría dependiendo de la cantidad de empleados a cargo, o si se trata de entidades del Estado a nivel nacional y territorial o sujetos no obligados a expedir factura electrónica.
En todo caso, quienes estén obligados a expedir el documento soporte de pago de nómina electrónica contarían con un plazo de 2 meses (contados a partir de la realización de los pagos derivados de una relación laboral, legal o reglamentaria) para el inicio del procedimiento de habilitación para la transmisión del documento soporte y las notas de ajustes al citado documento.
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