Rechazo de costos y deducciones por parte de la Dian, ¿en qué casos opera?

Los costos y gastos podrán ser rechazados por la Dian cuando esta considere que los mismos no guardan relación de causalidad o proporcionalidad con la actividad económica desarrollada por el contribuyente, de conformidad con las especificaciones del artículo 107 del Estatuto Tributario. 

“los costos y gastos podrán ser tomados como deducibles de la declaración de renta, siempre y cuando posean relación de causalidad, necesidad y proporcionalidad con cada una de las actividades económicas”

De acuerdo con el artículo 107 del Estatuto Tributario –ET–, los costos y gastos podrán ser tomados como deducibles de la declaración de renta, siempre y cuando posean relación de causalidad, necesidad y proporcionalidad con cada una de las actividades económicas desarrolladas por el contribuyente. Por lo tanto, la Dian podrá rechazar estos costos y gastos cuando los mismos no cumplan las condiciones anteriormente descritas, así como los requisitos para los obligados y no obligados a llevar contabilidad, medios de pago para su aceptación, o cuando no estén debidamente soportados con facturas que cumplan los exigencias establecidas en los artículos 617 y 618 del ET. 

A continuación, analizaremos los casos en que la Dian puede desconocer los costos y gastos de la depuración fiscal del impuesto de renta del contribuyente y los efectos que este hecho genera. 

Rechazo de costos y gastos para obligados y no obligados a llevar contabilidad 

Los contribuyentes obligados y no obligados a llevar contabilidad deberán cumplir una serie de condiciones, contenidas en los artículos 58, 59, 104 y 105 del ET, para la aceptación de la deducción de sus costos y gastos. En caso contrario, la Dian podrá proceder a rechazarlos. 

Contribuyentes obligados a llevar contabilidad 

Para el caso de los contribuyentes obligados a llevar contabilidad, las normas de los artículos 59 y 105 del ET señalan que estos podrán deducir los costos y gastos fiscalmente realizados y contablemente devengados durante el período gravable, por lo cual la Dia podrá rechazarlos en el momento en el que estos no cumplan las siguientes condiciones para su procedencia:

Costos (Artículo 59 del ET)

Gastos (Artículo 105 del ET)

Las pérdidas por deterioro del valor parcial de los inventarios por ajustes a valor neto de realización solo serán deducibles al momento de la venta del mismo. En las compras que se generen intereses implícitos de acuerdo con los marcos técnicos normativos contables se considerará como costo el valor nominal de la adquisición o factura, la cual contendrá dichos intereses. Sin embargo, cuando se perciban costos por intereses estos no serán deducibles.  Las pérdidas generadas por la medición a valor razonable que generen cambios en resultados como propiedades de inversión, únicamente serán consideradas como costos y podrán deducirse al momento de la enajenación o liquidación. Los costos por provisiones asociadas a obligaciones de montos o fechas inciertas, costos por desmantelamiento, restauración y habilitación, y pasivos laborales diferentes a obligaciones del trabajador, serán deducibles en el momento en que se deba realizar el desembolso con un monto y fecha cierta (a excepción de las provisiones a las que se refieren los artículos 98, 112 y 113 del ET). Los costos resultantes de la actualización de pasivos estimados o provisiones solo se entenderán realizados cuando surja la obligación de efectuar el desembolso con monto y fecha cierta. El deterioro de los activos, excepto los depreciables, será deducible al momento de la venta o liquidación (salvo que se trate de las situaciones enunciadas en los artículos 145 y 146 del ET). Los costos que deban ser revelados dentro del estado financiero “otro resultado integral” –ORI– solo podrán deducirse cuando puedan ser migrados al estado de resultados o se reclasifiquen dentro del mismo estado financiero contra un elemento del patrimonio, generando una pérdida para fines fiscales, como consecuencia de la venta, liquidación o baja del activo o pasivo. Los costos por inventarios faltantes solo se deducirán en la proporción autorizada en el artículo 64 del ET.

Solo será deducible el valor nominal de las transacciones o facturas que generen intereses implícitos. Los gastos por pérdidas generadas por la medición del valor razonable serán deducibles solo en la venta o liquidación. Los gastos por provisiones de obligaciones de monto o fecha incierta únicamente serán deducibles cuando se requiera su respectivo desembolso (a excepción de las provisiones de que tratan los artículos 98, 112 y 113 del ET). Los gastos por actualización de pasivos estimados o provisiones serán deducibles cuando surja la obligación de realizar el desembolso con un monto y fecha cierta. El deterioro de los activos será deducible al momento de la venta o liquidación de los mismos (salvo cuando se trate de las partidas contempladas en los artículos 145 y 146 del ET). Para las deducciones por salarios, el empleador debe estar al día con los aportes parafiscales (Sena, ICBF, aportes a salud, caja de compensación familiar) del artículo 108 del ET.

Contribuyentes no obligados a llevar contabilidad 

“los costos y gastos solo serán deducibles en el período gravable en que se hayan incurrido, es decir, en el año en que se adquiera el bien o servicio”

Respecto a los contribuyentes no obligados a llevar contabilidad, los costos y gastos solo serán deducibles cuando estos sean pagados, ya sea en dinero o en especie, o en el momento en que se extinga por cualquier otro medio la obligación y equivalga legalmente a un pago realizado por el responsable, de acuerdo con las disposiciones de los artículos 58 y 104 del ET. Así mismo, los costos y gastos solo serán deducibles en el período gravable en que se hayan incurrido, es decir, en el año en que se adquiera el bien o servicio. Por lo tanto, la Dian podrá rechazar dichos costos y gastos cuando estos no se encuentren efectivamente pagos. 

Rechazo de deducciones por incumplimiento de las normas de bancarización 

La Dian podrá desconocer los costos y gastos, así como también demás deducciones cuando los contribuyentes realicen los pagos por medios diferentes a los establecidos en el artículo 771-5 del ET; es decir, para la aceptación de las deducciones el responsable deberá realizar el pago por cualquiera de los siguientes canales: 

Depósitos en cuentas bancarias. 

Giros 

Transferencias bancarias. 

Cheques girados al primer beneficiario. 

Tarjetas de crédito, débito o de cualquier otro tipo. 

Adicionalmente, la misma norma establece un límite para la aceptación de los costos y gastos pagados en efectivo; por el actual año gravable 2019 la restricción obliga a tomar el menor valor entre: 

70 % del valor pagado, sin que este monto supere las 80.000 UVT ($2.741.600.000) 

45 % del total de los costos y deducciones totales. 

Los pagos individualizados que superen 100 UVT ($3.427.000), deben según indicó la norma, canalizarse a través de los medios financieros de pago anteriormente descritos, para la aceptación los costos y gastos deducibles; sin embargo, la Dian ha cambiado de opinión en varias ocasiones frente a si dichas 100 UVT se refieren a cada transacción considerada por aparte o al monto total de pagos hechos a un mismo sujeto dentro del año fiscal (ver: Bancarización: Dian cambia de posición) 

Recordemos que la Ley de financiamiento 1943 de 2018 introdujo, a través de su artículo 120, un nuevo parágrafo 5 al artículo 771-5 del ET, en el cual se establece que para el reconocimiento de los pagos en efectivo realizados por los contribuyentes del sector agropecuario, así como por los comercializadores del régimen simple, deberán tenerse en cuenta los límites para las deducciones enmarcadas en dicho artículo (ver nuestro editorial titulado: Proceso de bancarización después de la Ley de financiamiento). 

Rechazo de costos y gastos pagados en el exterior 

La Dian podrá rechazar los costos y gastos pagados en el exterior cuando la entidad verifique que el beneficiario del pago es directa o indirectamente el mismo contribuyente, en una proporción igual o superior al 50 %, al igual que cuando el pago sea realizado en una jurisdicción no cooperante o de baja o nula imposición, cuando sean entidades pertenecientes a un régimen tributario preferencial, o cuando el beneficiario no posea certificado de residencia fiscal (ver artículo 771-6 del ET). 

De acuerdo con lo anteriormente tratado, cuando la Dian rechaza la deducción de un costo o gasto de la depuración fiscal del impuesto de renta del contribuyente, esto genera que se aumente la renta ordinaria, lo que ocasiona un mayor valor del impuesto. Sin embargo, para los contribuyentes que tributan bajo renta presuntiva, dicho desconocimiento de las deducciones no afecta la base sobre la cual liquida su impuesto. 

Así mismo, cuando el rechazo se asocia a costos y gastos ficticios, la Dian aplicará la sanción por inexactitud equivalente al 100 % de la diferencia entre el saldo a pagar de acuerdo con las condiciones del artículo 648 del ET, o cuando los costos y gastos no posean relación de causalidad con la actividad económica del contribuyente. Además de desconocerse esos valores de su liquidación y aumentarse el valor de su impuesto, le será aplicable la sanción por corrección equivalente al 20 % del mayor valor a pagar (ver artículo 644 del ET).

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