Las empresas para pasar de su sistema tradicional de nómina a la electrónica deben implementar un software con previa autorización de la DIAN.
El funcionamiento y su obligatoriedad serán de forma progresiva durante el 2021, de acuerdo con el calendario de los diferentes grupos de obligados y plazos.
La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), hace un mes, presentó el proyecto de resolución con el que adoptó la nómina electrónica en el país.
La razón fue la masificación de la factura electrónica desde hace un par de años, por lo que el objetivo ahora es impulsar el sistema de la nómina como un elemento más de la transformación digital en las empresas e integrar las dos funciones.
El funcionamiento y su obligatoriedad serán de forma progresiva durante el 2021, de acuerdo con el calendario de los diferentes grupos de obligados y plazos.
Dudas
Héctor Jaime Correa, presidente del Centro de Contadores Públicos de Manizales (Cedeconta), afirma que el proyecto de nómina electrónica está estipulado para que se inicie en marzo - abril, aunque lo duda para este año y menos con pandemia. "Mis dudas se basan en que se tendrán que poner en marcha proveedores de esta tecnología, se deben inscribir a la DIAN y la Dirección debe aceptarlos y autorizar el software".
Señala que lo que se pretende es lo mismo que se hizo con la factura electrónica. "Las empresas, ya sean personas jurídicas o naturales, le entregarán esa información a la DIAN y luego la enviará a la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales (UGPP) para que controle y verifique el pago de seguridad social y pensiones sobre el aporte real y la base total que hacen las empresas. Es decir, tener un control grande sobre los pagos de los trabajadores".
Explica que esta nueva función implica que las empresas estén bien organizadas y encuentren el software autorizado por la DIAN. "En definitiva, la Dirección pretende con esta información controlar la evasión de pagos pensionales y parafiscales del tejido empresarial".
LA PATRIA les presenta un abecé sobre la nómina electrónica:
¿Quiénes están obligados a emitir nómina electrónica?
Son aquellas empresas y contribuyentes que efectúan pagos o abonos por algún tipo de vinculación laboral, legal o reglamentaria y pagos a pensionados. Eso incluye personas naturales o jurídicas, que deberán generar, transmitir y validar las nóminas de sus empleados de manera electrónica, a través del nuevo sistema desarrollado por la DIAN.
¿Cuál es el calendario?
Se estableció un calendario de implementación del nuevo sistema de nómina electrónica con varios plazos para el cumplimento periódico, y la generación y transmisión de las nóminas de forma electrónica. Estará dividido según el número de empleados de las empresas obligadas:
• Empresas con más de 250 empleados: la fecha de habilitación es el 31 de marzo de 2021 y la fecha máxima de inicio de transmisión es el 30 de abril de 2021.
• Empresas de 11 a 250 empleados: la fecha de habilitación es el 31 de marzo de 2021 y la fecha máxima de inicio de transmisión será el 31 de mayo de 2021.
• Empresas de 4 a 10 empleados: la fecha de habilitación es el 31 de marzo de 2021 y la fecha máxima de inicio de transmisión será el 30 de junio de 2021.
• Empresas con hasta 3 empleados: la fecha de habilitación es el 31 de marzo de 2021 y la fecha máxima de inicio de transmisión será el 31 de julio de 2021.
• Entidades del Estado del orden nacional o territorial: la fecha de habilitación es el 31 de marzo de 2021 y la fecha máxima de inicio de transmisión será el 30 de junio de 2021.
• Entidades no obligadas a expedir factura electrónica de venta: la fecha de habilitación es el 31 de enero de 2022 y la fecha máxima de inicio de transmisión será el 31 de marzo de 2022.
• Las nuevas empresas que deban generar el soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste como soporte para la solicitud de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en IVA cuentan con un plazo de 2 meses, contados a partir de la realización de los pagos o abonos.
¿Cómo funciona el nuevo sistema?
Según la DIAN, las empresas obligadas deberán generar los documentos de forma mensual y entregarlos a la DIAN en un plazo de 10 días en el mes siguiente correspondiente. La Dirección de Impuestos validará la información de la nómina y generará un documento electrónico con su validación o rechazo.
¿Qué pasa si es aceptada o rechazada?
En el caso de que la validación sea satisfactoria, la nueva nómina validada y firmada por la DIAN será enviada a la entidad o empresa obligada que la generó para su conservación y fines pertinentes. En el caso de que haya rechazado, la empresa que la generó recibirá una notificación electrónica con los errores cometidos y deberá volver a generar una nueva nómina electrónica con las modificaciones, la cual tendrá que volver a ser entregada para su validación.
¿En qué consiste la adhesión voluntaria?
La resolución de la DIAN contempla la posibilidad de que aquellas empresas que, de manera voluntaria, decidan implementar la nómina electrónica antes de su obligación puedan hacerlo siempre y cuando cumplan con todas las disposiciones establecidas por la Dirección para regular este nuevo sistema.
Indicaciones
Lisandro Junco Riveira, director de Ingresos de la DIAN, presenta las siguiente indicaciones:
*La nómina electrónica se convertirá en un documento estratégico para la administración tributaria.
* Durante 2021, la DIAN expidió una serie de calendarios para que, al mes siguiente según sea su fecha de obligación, las empresas entreguen el acumulado por nómina de cada uno de sus empleados mediante el mismo sistema de facturación electrónica que ya se habían usado previamente.
*La nómina electrónica está compuesta por devengos o deducibles, según el proyecto de resolución, serán expuestos mediante operadores autorizados y certificados por la DIAN, que harán llegar la información a la entidad utilizando un archivo encriptado.
*Las personas que pertenezcan a la nómina de la empresa recibirán una notificación, puede ser por correo electrónico o como lo disponga la organización, con el soporte de nómina.
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