El RUT constituye el mecanismo para la identificación, ubicación y clasificación de las personas y entidades que posean obligaciones administradas por la Dian.
Tal registro conlleva el cumplimiento de una serie de obligaciones sancionables.
A continuación, todo lo que necesitas saber al respecto.
De acuerdo con el artículo 555-2 de Estatuto Tributario –ET–, el registro único tributario –RUT– constituye el mecanismo único para identificar, ubicar y clasificar las personas y entidades que tengan la calidad de contribuyentes declarantes del impuesto sobre la renta y no contribuyentes declarantes de ingresos y patrimonio, responsables del IVA (antiguo régimen común), no responsables del IVA (antiguo régimen simplificado), agentes de retención, importadores, exportadores, usuarios aduaneros y demás sujetos a obligaciones administradas por la Dian.
Así pues, la inscripción en el RUT deberá cumplirse antes del inicio de actividades económicas, en las oficinas de la Dian, de las cámaras de comercio o de las demás entidades que se encuentren facultadas para tal efecto.
Tratándose de personas naturales que declaren por primera vez en el respectivo año gravable, tendrán plazo para inscribirse en el RUT hasta la fecha de vencimiento prevista para presentar la declaración de renta.
¿Cómo inscribirse en el RUT?
Teniendo en cuenta lo establecido en la Resolución 012383 de noviembre 29 de 2011, quienes se encuentren obligados a inscribirse en el RUT y en el registro mercantil deberán diligenciar el formulario a través del portal web de la Dian, para posteriormente presentarlo ante la cámara de comercio de su ciudad, junto con los demás documentos requeridos.
Ahora bien, no se puede perder de vista que el pasado 7 de septiembre de 2020 la Dian publicó su Comunicado de Prensa n.o 082, mediante el cual anunció que realizó varias mejoras al servicio informático con el que, desde hace bastante tiempo, se puede llevar a cabo de forma totalmente virtual la inscripción en el RUT de las personas naturales y jurídicas que no requieran registro previo en cámara de comercio.
En el siguiente video, el Dr. Diego Guevara explica paso a paso la forma correcta de inscribirse en el RUT para este tipo de contribuyentes:
Así mismo, como lo indicamos líneas atrás respecto a las personas naturales que declaren renta por primera vez, el artículo 6 del ET señala que la inscripción en el RUT deberá efectuarse a más tardar el día del vencimiento del plazo para declarar, so pena de incurrir en sanciones dispuestas en la norma del artículo 658-3 del ET.
Escucha, a continuación, al Dr. Diego Guevara Madrid, líder de investigación tributaria de Actualícese, quien explica cuáles son los pasos para inscribirse en el RUT para las personas naturales que declaran renta por primera vez y qué ocurre si no se tiene el RUT para declarar.
Para más información, consulta nuestro editorial Inscripción en el RUT para personas naturales que declaran renta por primera vez.
¿Cómo actualizar el RUT?
Recientemente, a causa de los contratiempos generados por la pandemia del COVID-19, la Dian, a través de un comunicado de prensa, impartió instrucciones frente al procedimiento por seguir para gestionar las solicitudes de actualización del RUT sin atención presencial.
En el siguiente video, nuestro conferencista Diego Guevara Madrid, destacado tributarista y líder de investigación en impuestos de Actualícese, explica qué debe hacer un contribuyente para actualizar el RUT ante la Dian en tiempos del COVID-19. Veamos:
Para conocer más información al respecto, consulta nuestro editorial Actualización del RUT ante la Dian en tiempos del COVID-19.
Actualización del RUT para pensionados
A través de su Resolución 000114 del 21 de diciembre de 2020, la Dian derogó su anterior Resolución 000139 de noviembre de 2012 y reexpidió el listado completo de los códigos de actividades económicas que los declarantes de impuestos nacionales deben reportar entre las casillas 46 a 50 de la primera página de su RUT.
Ahora bien, entre los pocos códigos nuevos que empezaron a figurar por primera vez en dicho listado, figura el 0020, designado de forma exclusiva para las personas naturales y/o sucesiones ilíquidas pensionadas.
Al respecto, el artículo 2 de la Resolución 000114 de diciembre 21 de 2020 había fijado como plazo máximo para realizar la actualización el 31 de enero de 2021.
Sin embargo, dada la conmoción que esta situación causó en medios de comunicación, la Dian emitió la Resolución 000005 de enero 22 de 2021, a través de la cual amplió el plazo hasta el 30 de junio de 2021.
Sanciones por no actualizar el RUT oportunamente
Las actualizaciones del RUT deben ser reportadas dentro del mes siguiente al hecho que origina la necesidad de actualizar la información (por ejemplo, el cambio de dirección del contribuyente, el cambio de género o de correo electrónico, entre otros). Dado el caso contrario, el contribuyente podría exponerse a la sanción contemplada en el numeral 3 del artículo 658-3 del ET, la cual equivale a 1 UVT por cada día de retraso en la actualización de la información.
Ahora bien, cuando la desactualización del RUT se encuentre relacionada con la dirección o la actividad económica desarrollada por el obligado, la sanción será de 2 UVT por cada día de retraso en la actualización.
Por otra parte, el artículo 1.6.1.2.14 del DUT 1625 de 2016, modificado por el artículo 8 del Decreto 1415 de 2018, señala que la actualización del RUT podrá realizarse de forma presencial o virtual, a excepción de la actualización de la información relativa a los datos de identificación y la calidad de usuarios aduaneros, la cual debe realizarse de forma presencial.
Al respecto, no puede perderse de vista que, como se indicó líneas atrás, a causa de las resticciones generadas por la pandemia del COVID-19, el trámite indicado en la norma como de obligatoria ejecución presencial se está llevando a cabo mediante citas virtuales.
Finalmente, cabe señalar que, cuando la actualización de la dirección en el RUT se haga de forma virtual, esta no podrá exceder de dos modificaciones dentro de un período de seis meses, dado que, de lo contrario, dicha actualización deberá realizarse de manera presencial (mediante cita virtual actualmente); así lo indica el inciso 4 del ya mencionado artículo 1.6.1.2.14 del DUT 1625 de 2016.
Actividades económicas registradas en el RUT
De acuerdo con las casillas 46 a 51 del RUT, se permite reportar hasta un total de cuatro códigos de actividades económicas diferentes, las cuales deberán corresponder a aquellas actividades que mayor porcentaje de ingresos operacionales le genera al contribuyente.
En consecuencia, si un mismo responsable realiza varias actividades económicas, solo deberá reportar el código de aquellas cuatro que producen más ingresos durante el año.
Ahora bien, es imporartante tener en cuenta que, a través de su Resolución 000114 de diciembre 21 de 2020, la Dian derogó su anterior Resolución 000139 de noviembre de 2012, y reexpidió el listado de los códigos de actividades económicas aplicando los cambios que el Dane efectuó en esta materia con su Resolución 0549 de mayo de 2020.
De igual forma, en el siguiente video podrás escuchar de primera mano al Dr. Diego Guevara Madrid, quien explica detalladamente los cambios introducidos por la Resolución 000114 de 2020:
Cambios en el listado de códigos de actividades económicas
No olvides que…
Mediante la Resolución 000005 de enero 22 de 2021, la Dian amplió hasta el 30 de junio de 2021 el plazo para que los contribuyentes actualicen las actividades económicas en el RUT.
Cancelación del RUT
Según el artículo 1.6.1.2.18 del DUT 1625 de 2016, modificado por el Decreto 1415 de 2018, la cancelación de la inscripción en el RUT procederá en los siguientes casos:
Por parte del contribuyente
Por liquidación, fusión o escisión de la persona jurídica o asimilada.
Al liquidar la sucesión del causante.
Por finalización del contrato del consorcio, unión temporal o cualquier otro tipo de colaboración empresarial.
Por sustitución o cancelación definitiva de la inversión extranjera directa.
Por cambio de género, previa expedición del nuevo documento de identidad.
Por cese definitivo de la inversión de portafolio del exterior.
Por cese de actividades a través de un establecimiento permanente en Colombia.
Por cambio de la sede efectiva de administración fuera del territorio nacional.
Por terminación o liquidación del contrato de fiducia mercantil.
Por cese definitivo de la prestación de servicios gravados con IVA, para el caso de los prestadores de servicios desde el exterior responsables de dicho impuesto.
Por unificación de entidades de derecho público del orden nacional, departamental, municipal y descentralizados, las cuales deben cumplir sus obligaciones de forma consolidada.
De oficio
Por el fallecimiento de la persona natural, de acuerdo con la información suministrada por la Registraduría Nacional del Estado Civil, que se encuentre inscrita sin responsabilidades en el RUT, o únicamente como no responsable del IVA o no responsable del impuesto al consumo de restaurantes y bares.
Cuando la persona jurídica o asimilada se encuentre liquidada de acuerdo con la información suministrada por la cámara de comercio.
Cuando por declaratoria de autoridad competente se establezca que existió suplantación en la inscripción del RUT.
Por orden de la autoridad competente.
Por unificación de las entidades de derecho público del orden nacional, departamental, municipal y descentralizado que deban cumplir sus obligaciones de forma consolidada.
Cuando se detecte que hay duplicidad del NIT de una misma persona natural o jurídica.
A continuación, el Dr. Diego Guevara explica qué proceso debe realizar un contribuyente para cancelar el RUT:
Cabe señalar que el trámite de la cancelación del RUT estará sujeto a la verificación del cumplimiento de todas las obligaciones administradas por la Dian, sin perjuicio de la aplicación del artículo 820 del ET respecto a la remisión de las deudas tributarias. Sin embargo, cuando la orden de cancelación de oficio provenga de una autoridad en ejercicio de funciones jurisdiccionales, esta se cumplirá inmediatamente, según los términos prescritos en ella.
Por otra parte, cuando tal cancelación de oficio provenga de la Dian, por razones de control o inactividad tributaria, esta se cumplirá de manera inmediata, según los términos prescritos. En este caso, la verificación de las obligaciones se entiende realizada previamente por el área que ordena la cancelación del RUT.
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