Una incapacidad de origen común debe ser asumida por distintas instituciones y bajo diferentes porcentajes, según el tiempo de su prolongación.
Conozca las pautas que debe tener en cuenta respecto al pago de seguridad social, prestaciones sociales, vacaciones y demás, por este período de incapacidad.
Una incapacidad de origen común es aquella contingencia que se presenta fuera del ámbito laboral. A diferencia de una incapacidad de origen laboral, la cual es asumida por la administradora de riesgos laborales –ARL– desde el día de la ocurrencia del hecho o la enfermedad laboral, y hasta que el trabajador se recupere o le sea reconocida la pensión por invalidez, el pago de una incapacidad por origen común debe ser asumida, según el tiempo de su duración, por diferentes actores del sistema de seguridad social y bajo distintos porcentajes (artículo 277 del Código Sustantivo del Trabajo –CST–), a saber:
| Tiempo de la incapacidad | Responsable del pago | Responsable del trámite de la incapacidad | Porcentaje de pago del salario |
| Primeros dos (2) días | Empleador | Empleador | 66,67 % |
| Tercer día y hasta el día 90 | EPS | Empleador | 66,67 % |
| Desde el día 90 hasta el 180 | EPS | Empleador | 50 % |
| A partir del día 181, hasta el día 540 | Fondo de pensiones | Trabajador | 50 % |
| A partir del día 541, en adelante | EPS | Empleador | 50 % |
Ejemplo
Un trabajador que devenga $2.000.000 recibirá $1.333.400 ($2.000.000 x 66,67 %) como auxilio durante los primeros tres (3) meses. Una vez transcurrido ese período, y en adelante, continuará recibiendo $1.000.000, durante el tiempo que se prolongue la incapacidad.
De las anteriores disposiciones se exceptúan los trabajadores que devengan un (1) salario mínimo mensual legal vigente –smmlv–, ya que en este caso deberá pagarse la incapacidad sobre el 100 % del salario.
En el siguiente vídeo, Luis Miguel Merino, abogado consultor en derecho laboral explica cómo debe realizarse el pago de una incapacidad de origen común:
Pago de aportes a seguridad social durante período de incapacidad
Durante un período prolongado de incapacidad le corresponde al empleador realizar el pago de aportes a seguridad social, en lo que corresponde a salud y pensión, tomando como ingreso base de liquidación –IBC– el valor que el trabajador recibe por concepto de auxilio de incapacidad, tal como lo establece el artículo 40 del Decreto 1406 de 1999.
No hay lugar al pago de ARL en caso de que la incapacidad sea superior a un mes; si es inferior a este término, deberá realizarse sobre los días laborados.
Consulte nuestro editorial Cotización de aportes y afiliación al sistema de seguridad social frente a casos particulares.
Pago de aportes parafiscales durante un período de incapacidad
Como fue estudiado a través de nuestro editorial Pago de aportes parafiscales durante el período de incapacidad de un trabajador, los aportes parafiscales corresponden al 9 % de los elementos que constituyan salario en la nómina.
Un trabajador en un período de incapacidad no percibe salario, sino un auxilio por incapacidad; por lo tanto, el empleador no debe tener en cuenta el pago realizado al trabajador por este último concepto para efectos de liquidar los aportes parafiscales.
Como fue estudiado a través de nuestro editorial Pago de aportes parafiscales durante el período de incapacidad de un trabajador, los aportes parafiscales corresponden al 9 % de los elementos que constituyan salario en la nómina.
Un trabajador en un período de incapacidad no percibe salario, sino un auxilio por incapacidad; por lo tanto, el empleador no debe tener en cuenta el pago realizado al trabajador por este último concepto para efectos de liquidar los aportes parafiscales.
Prestaciones sociales durante período de incapacidad
“La liquidación de las prestaciones sociales (prima de servicios, cesantías e intereses a las cesantías) no se verá afectada por un período de incapacidad”Tweet This
La liquidación de las prestaciones sociales (prima de servicios, cesantías e intereses a las cesantías) no se verá afectada por un período de incapacidad.
En caso de un período de incapacidad prolongado (que supere, por ejemplo, los 180 días), estas prestaciones deberán ser liquidadas con base en el último salario devengado por el trabajador.
Disfrute y remuneración de vacaciones por período de incapacidad
Un período de incapacidad no da lugar a la suspensión del contrato de trabajo; por lo tanto, debe ser tenido en cuenta por el empleador para el otorgamiento de vacaciones.
En este sentido, el empleador debe tener en cuenta el tiempo que duró la incapacidad para completar el año de servicios y otorgar las vacaciones al trabajador, las cuales debe conceder en el transcurso del año siguiente en el que fueron causadas.
Auxilio de transporte y dotación durante período de incapacidad
Debido a que la finalidad del auxilio de transporte es subsidiar parte del gasto en el que el trabajador debe incurrir para trasladarse hacia su lugar de trabajo, solo hay lugar al pago de este auxilio mientras el trabajador se encuentre prestando el servicio. Dicho esto, durante un período de incapacidad no procede el pago de este auxilio.
Consulte nuestro editorial Eventos en los que no hay lugar al pago del auxilio de transporte.
Por su parte, en lo que respecta a la entrega de dotación, se tiene que esta debe efectuarse tres veces al año, y tiene la finalidad que el trabajador la utilice en la ejecución de sus labores. Por lo tanto, en los casos de incapacidades prolongadas (por ejemplo, de más de un año) no hay lugar a la entrega de este concepto.
Consulte nuestro editorial Dotación: ¿el trabajador debe devolverla a la terminación del contrato laboral?
Un período de incapacidad no da lugar a la suspensión del contrato de trabajo; por lo tanto, debe ser tenido en cuenta por el empleador para el otorgamiento de vacaciones.
En este sentido, el empleador debe tener en cuenta el tiempo que duró la incapacidad para completar el año de servicios y otorgar las vacaciones al trabajador, las cuales debe conceder en el transcurso del año siguiente en el que fueron causadas.
Auxilio de transporte y dotación durante período de incapacidad
Debido a que la finalidad del auxilio de transporte es subsidiar parte del gasto en el que el trabajador debe incurrir para trasladarse hacia su lugar de trabajo, solo hay lugar al pago de este auxilio mientras el trabajador se encuentre prestando el servicio. Dicho esto, durante un período de incapacidad no procede el pago de este auxilio.
Consulte nuestro editorial Eventos en los que no hay lugar al pago del auxilio de transporte.
Por su parte, en lo que respecta a la entrega de dotación, se tiene que esta debe efectuarse tres veces al año, y tiene la finalidad que el trabajador la utilice en la ejecución de sus labores. Por lo tanto, en los casos de incapacidades prolongadas (por ejemplo, de más de un año) no hay lugar a la entrega de este concepto.
Consulte nuestro editorial Dotación: ¿el trabajador debe devolverla a la terminación del contrato laboral?
Obligaciones del empleador durante un período de incapacidad superior a 180 días
Respecto al tema en cuestión, conviene traer a colación lo referido por el Ministerio del Trabajo a través del Concepto 02EE2019410600000051803 de 2019, en el cual realiza una serie de precisiones sobre las obligaciones que le asisten al empleador durante el período de incapacidad que supere los 180 días.
Recuerde que en este período le corresponde el pago de la incapacidad al fondo de pensiones; no obstante, y debido a que el vínculo laboral continúa vigente, le siguen asistiendo obligaciones al empleador respecto del trabajador.
Atendiendo a lo anterior, se tiene entonces que el empleador debe:
“Respecto del concepto favorable de rehabilitación conviene destacar que, conforme al Decreto Ley 019 de 2012, las EPS deben emitirlo antes del día 120 de incapacidad temporal. Luego de expedirlo deben remitirlo antes del día 150 a la AFP que corresponda. No obstante, en los eventos en que no se cumpla con tales plazos, compete a la EPS pagar con sus propios recursos el subsidio equivalente a la respectiva incapacidad temporal, en caso de que la incapacidad se prolongue más allá de los 180 días. En tal sentido, asumirá desde el día 181 y hasta el día en que emita el concepto en mención”.
Respecto al tema en cuestión, conviene traer a colación lo referido por el Ministerio del Trabajo a través del Concepto 02EE2019410600000051803 de 2019, en el cual realiza una serie de precisiones sobre las obligaciones que le asisten al empleador durante el período de incapacidad que supere los 180 días.
Recuerde que en este período le corresponde el pago de la incapacidad al fondo de pensiones; no obstante, y debido a que el vínculo laboral continúa vigente, le siguen asistiendo obligaciones al empleador respecto del trabajador.
Atendiendo a lo anterior, se tiene entonces que el empleador debe:
- Tener en cuenta los días que han transcurrido de incapacidad del trabajador, ya que, como fue mencionado, a partir del día 540 le corresponde nuevamente a la EPS el pago de la incapacidad, por lo cual el empleador debe volver a asumir el trámite de esta (consulte nuestro editorial Auxilio por incapacidad de origen común: pago por parte del empleador a partir del día 541).
- Continuar con el vínculo laboral.
- No proceder a la entrega de la dotación.
- Liquidar y pagar en los períodos que corresponda las prestaciones sociales, esto es, la prima de servicios, cesantías y sus intereses. Liquide estas prestaciones con nuestras herramientas:
- Liquidador de cesantías e intereses a las cesantías.
- Liquidador prima de servicios.
- Reintegrar al trabajador a su cargo habitual o reubicarlo según las recomendaciones de la EPS o ARL.
- Verificar que la EPS haya emitido el concepto favorable o desfavorable de rehabilitación antes de que el trabajador cumpla los 120 días de incapacidad, ya que este debe ser enviado al fondo de pensiones antes del día 150. Lo anterior, debido a que si después de los 180 días la EPS no ha emitido dicho concepto, le corresponderá continuar con el pago de la incapacidad hasta tanto lo emita, según lo dispuesto por la Corte Constitucional a través de la Sentencia T – 401 de 2017, en la cual manifiesta:
“Respecto del concepto favorable de rehabilitación conviene destacar que, conforme al Decreto Ley 019 de 2012, las EPS deben emitirlo antes del día 120 de incapacidad temporal. Luego de expedirlo deben remitirlo antes del día 150 a la AFP que corresponda. No obstante, en los eventos en que no se cumpla con tales plazos, compete a la EPS pagar con sus propios recursos el subsidio equivalente a la respectiva incapacidad temporal, en caso de que la incapacidad se prolongue más allá de los 180 días. En tal sentido, asumirá desde el día 181 y hasta el día en que emita el concepto en mención”.
Terminación del contrato laboral por incapacidad superior a 180 días
A través del Concepto 02EE2019410600000051803 de 2019 en mención, el Mintrabajo precisa que un empleador puede dar por terminado el contrato con un trabajador que ha estado incapacitado por más de 180 días, siempre que compruebe que el estado de salud de este último se tornó incompatible con el cargo que desempeñaba antes de entrar en el período de incapacidad y el costo administrativo que le conllevaría su reubicación. Para lo anterior, menciona que debe solicitar la correspondiente autorización ante el ministerio.
A través del Concepto 02EE2019410600000051803 de 2019 en mención, el Mintrabajo precisa que un empleador puede dar por terminado el contrato con un trabajador que ha estado incapacitado por más de 180 días, siempre que compruebe que el estado de salud de este último se tornó incompatible con el cargo que desempeñaba antes de entrar en el período de incapacidad y el costo administrativo que le conllevaría su reubicación. Para lo anterior, menciona que debe solicitar la correspondiente autorización ante el ministerio.
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