Errores cometidos y conductas sancionables al entregar la información solicitada por la UGPP

La UGPP tiene la facultad de sancionar con montos onerosos a quienes evaden el pago de aportes a los cuales están obligados, así como a quienes suministran la información errada o incompleta cuando esta es requerida. Es importante que detecte estos errores para que evite dichas sanciones.

La Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales –UGPP–, como es sabido, posee la facultad de imponer sanciones a quienes evadan el pago de cotizaciones al sistema de seguridad social, parafiscales, entre otras.

Al momento del requerimiento de la información para cooperativas, empleadores, trabajadores independientes y a los que haya lugar, establece ciertos requisitos, plazos y condiciones.
Conductas sancionables por la UGPP
Existen tres conductas sancionables por parte de la UGPP, a saber:

• No vincular o no pagar autoliquidación: lo que se denomina omisión en el pago o evasión, es decir, no realizar dicho pago, aun existiendo la obligación de cotizar.

Vale recordar quiénes están obligados a cotizar:

• Independientes con contrato de prestación de servicios.
• Independientes cuenta propia, con contratos diferentes a prestación de servicios, que tengan capacidad de pago (ver el artículo 33 de la Ley 1438 de 2011), esto es, que tengan ingresos mensuales iguales o superiores a un salario mínimo o que declaren renta; que sean responsables de IVA o de industria y comercio.
• Trabajadores dependientes, con contratos de trabajo.
• Los aprendices en etapa lectiva que solo coticen a salud, y que en etapa productiva coticen a salud y riesgos laborales.
• Los practicantes que solo deben cotizar al sistema de riesgos laborales debido al convenio con la empresa docente encargada de estos aportes, según lo dispuesto en el parágrafo 2 del artículo 2.2.4.2.3.2. del Decreto 1072 del 2015.
• Pensionados.

Todos los anteriores grupos poblacionales están obligados a cotizar, y en caso de no hacerlo van a incurrir en sanciones equivalentes al 5 % por mes o fracción, del monto que corresponde aportar sin que esto supere el 100 % del valor de los aportes dejados de pagar.

• Autoliquidaciones inexactas: estas tienen lugar cuando se paga menos del valor que debía ser pagado, que en términos jurídicos es la llamada “elusión”, y que consiste en valerse de engaños al sistema para pagar menos de lo que debía haberse pagado. Esta conducta tiene como sanción el 35 % de la diferencia entre lo que se pagó y lo que se tenía que pagar. Los mayores errores que se cometen ocurren en este aspecto, ya que se calcula mal el ingreso base de cotización al no incluir la totalidad de los factores que hacen parte del IBC.

• No entregar información cuando la UGPP lo requiere: esto sucede cuando dicha entidad inicia un proceso de fiscalización y hace llegar a la institución una solicitud o requerimiento de información, para el cual dispone de un tiempo mínimo de 15 días y máximo de tres (3) meses para contestarlo. En caso de no contestarlo en el plazo establecido o hacerlo de forma incompleta o inexacta, la sanción para el primer mes será de 30 unidades de valor tributario –UVT–, y puede ascender a 15.000 UVT según el tiempo de retardo. Por esto, es importante para las empresas tener en orden toda la información que requiera la UGPP, con el fin de contestar estos requerimientos en los plazos establecidos.

Información que solicita la UGPP
La mencionada solicitud realizada por la UGPP comprende, como mínimo, tres elementos esenciales:

• Cuadro UGPP.
• Balances de prueba.
• Pagos de auxiliares con máximo nivel de detalle de pago a tercero.

Como puede observarse, lo que esta entidad requiere es una parte de nómina (cuadro UGPP) y los respectivos reportes contables (balances de prueba y auxiliares).

Sin embargo, esta no es la única información solicitada, sino también la que se enuncia a continuación:

• Resolución de pensionados.
• Certificación de trabajadores extranjeros.
• Copia de los contratos laborales.
• Copia de los contratos de aprendizaje, para verificar si se está dando cumplimiento a la cuota de aprendices.

“La entrega de la información no es una tarea difícil si se ciñe a los lineamientos exigidos por la UGPP y hace un correcto uso de las herramientas que esta entidad ofrece”

La entrega de la información no es una tarea difícil si se ciñe a los lineamientos exigidos por la UGPP y hace un correcto uso de las herramientas que esta entidad ofrece, como conceptos, guías técnicas, instructivos para el envío de la información para empleadores y trabajadores independientes; conózcalos, estúdielos y evite sanciones.

Debe recordarse que, mediante la Resolución 922 de 2018 la UGPP sentó los lineamientos que deben cumplirse para que la entrega de esta información esté exenta de errores en la mayor medida posible.

Para conocer más acerca de los características técnicas que debe cumplir esta información, lo invitamos a consultar nuestro editorial Requisitos que debe cumplir la información suministrada por empleadores o cooperativas a la UGPP, mediante el cual podrá conocer de manera detallada la estructura a través de la cual debe entregarse esta información.

La UGPP ofrece un listado de empresas que están avaladas para la generación de formatos de nómina. Estas cumplen los parámetros en la construcción de formatos que dicha entidad exige para la entrega de la información.
“Lo recomendable para las empresas es que construyan un modelo de auditoría que ayude a detectar estos errores antes que la UGPP”

Lo recomendable para las empresas es que construyan un modelo de auditoría que ayude a detectar estos errores antes que la UGPP, por lo cual lo invitamos a escuchar nuestra conferencia “Construya un modelo de auditoría para detectar los errores antes que la UGPP”, que le guiará en la construcción de esta importante herramienta en aras de que evite las onerosas sanciones que traen consigo los yerros cometidos en la información requerida por la mencionada institución.

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