Cierre contable con fecha distinta al 31 de diciembre de cada año

Las entidades deben realizar el corte de su información y preparar estados financieros el 31 de diciembre de cada año. Sin embargo, aparece como duda recurrente si podrían optar por establecer en sus estatutos una fecha de corte diferente. En este editorial analizamos el tema. 

En Colombia existen requerimientos propios de las normas tributarias y comerciales que precisan que las entidades realicen de manera obligatoria un corte al 31 de diciembre de cada año y emitan un juego completo de estados financieros. No obstante, persiste la pregunta acerca de si es posible establecer una fecha de cierre distinta a la estipulada en la normatividad. 

Aprovechando lo comunicado en el Oficio 115-161533 emitido por la Supersociedades el 17 de octubre de 2018, en el que la entidad se refirió a este tema, abordaremos la inquietud de una consultante que preguntaba sobre la validez de la decisión de una empresa que definió en sus estatutos realizar dos cierres de ejercicio al año, uno con corte al 31 de julio y otro con corte al 31 de diciembre. 

Es pertinente aclarar que este análisis se realiza pensando en las sociedades comerciales sometidas a la inspección, vigilancia y control de las Supersociedades, puesto que otras formas de organización pueden tener regulaciones especiales, como es el caso de las cooperativas, las cuales según el artículo 53 de la Ley 79 de 1988 deben tener ejercicios anuales al término de los cuales se corten las cuentas y se elaboren el balance, inventario y estado de resultados. 

Fecha de cierre según la regulación comercial 

Según el artículo 34 de la Ley 222 de 1995 es una obligación de las sociedades preparar y difundir sus estados financieros al final de cada ejercicio y por lo menos una vez al año, cada 31 de diciembre. 

Analizando el artículo en mención, y observando que la ley hace referencia a que los estados financieros se deben emitir mínimo una vez al año, queda abierta la posibilidad de que se realicen cierres adicionales en otros momentos, siempre que no se deje de cumplir con la obligación. 

Estos estados financieros tendrían efectos diferentes a los estados financieros de períodos intermedios, debido a que estos últimos no se consideran definitivos, por lo cual las cuentas del resultado (ingresos y gastos) continúan acumulándose hasta que la entidad realiza la transferencia de la diferencia neta al patrimonio al final del ejercicio. 

Fecha de cierre según los Estándares Internacionales 

Los Estándares Internacionales no definen en ningún párrafo una fecha determinada en la cual las entidades deban efectuar el cierre de sus estados financieros. Por su carácter de organismo internacional, el IASB no puede disponer de una fecha única, pues esta posiblemente vaya en contravía de la legislación tributaria y comercial de cada país. 

El párrafo 7 de la NIC 1, aplicable para las entidades del grupo 1, dice que las entidades deben presentar “un juego completo de estados financieros (incluyendo información comparativa) al menos anualmente”. Al mismo tiempo, señala que cuando una entidad decida cambiar, elaborar y presentar sus estados financieros sobre un período superior o inferior a un año deberá revelar el lapso que cubren dichos estados financieros y las razones que la llevaron a tomar un período diferente, especificando que la información allí contenida no es totalmente comparable. 

“por el lado de los requerimientos de los Estándares Internacionales no se encuentra impedimento para que la entidad defina un ejercicio diferente con un corte de información adicional al que debe realizarse el 31 de diciembre”

En síntesis, por el lado de los requerimientos de los Estándares Internacionales no se encuentra impedimento para que la entidad defina un ejercicio diferente con un corte de información adicional al que debe realizarse el 31 de diciembre de cada año –según el artículo 34 de la Ley 222 de 1995 expuesto anteriormente–. 

Primeros estados financieros con corte diferente al 31 de diciembre 

Cuando una entidad tome la decisión de efectuar cortes diferentes al del 31 de diciembre, tal como se estableció en el análisis previamente realizado, el primer paso es incluir esta disposición en los estatutos de la sociedad. 

Algunas de las dudas que pueden surgir respecto a asuntos relacionados con la comparabilidad de los informes, característica que debe cumplir la información financiera para sostenerse en su objetivo de serle útil a la empresa para la toma de decisiones, y respecto al reparto de utilidades que producen estos informes, se retoman a continuación. 

¿Qué requisitos deben cumplir los estados financieros con corte distinto al 31 de diciembre? 

Los estados financieros que se presenten con un corte distinto al del 31 de diciembre cumplen con la definición de “estados financieros de propósito general”, por lo cual deben presentarse atendiendo los siguientes puntos: 

Cumplir la totalidad de requerimientos en cuanto a presentación, medición y revelación del grupo al que pertenezca la entidad (plenas, pymes o contabilidad simplificada del grupo 3). 

Deben certificarse y dictaminarse en los términos de los artículos 37 y 38 de la Ley 222 de 1995. 

Deben someterse a la aprobación o improbación del máximo órgano social de la entidad (junta de socios o asamblea general de accionistas). 

¿Se pueden distribuir las utilidades? 

Este asunto está regulado en los artículos 451 y 151 del Código de Comercio, los cuales, según el concepto de la Supersociedades en el Oficio antes citado, señalan que sí es posible repartir las utilidades de los estados financieros con corte diferente al 31 de diciembre, pues los estados se encontrarían: 

Aprobados por la asamblea. 

Justificados por balances fidedignos, dado que cumplirían con los requerimientos del marco vigente para la entidad (DUR 2420 de 2015). 

Soportando que la entidad debe realizar las reservas legales y estatutarias necesarias sobre dichas utilidades. 

¿Cuál es el período comparativo? 

Los estados financieros siempre deben presentarse comparativamente con la información del período inmediatamente anterior, esto quiere decir que los primeros estados financieros que la entidad emita con un corte diferente al 31 de diciembre deberán presentarse junto al corte anual que la entidad realizó al 31 de diciembre, y no con el mismo período del nuevo ejercicio. 

Primer ejercicio:

Estados financieros Corte al 31 de julio de 2019
Período actual: del 1 de enero al 31 de julio de 2019	Período comparativo: del 1 de enero al 31 de diciembre de 2018

Segundo ejercicio:

Estados financieros Corte al 31 de diciembre de 2019
Período actual: del 1 de agosto al 31 de diciembre de 2019	Período comparativo: del 1 de enero al 31 de julio de 2019

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