Generación, transmisión y validación de la factura electrónica, ¿en qué consiste?

La factura electrónica es un documento que soporta transacciones de venta y que, operativamente, tiene lugar a través de sistemas de computación o soluciones informáticas, permitiendo el cumplimiento de las características y condiciones de expedición, recibo, rechazo y conservación que le son propias. 

Como ya lo hemos mencionado en anteriores editoriales, a través de la Resolución 000030 de abril 29 de 2019 la Dian reglamentó las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos necesarios para la implementación de la factura electrónica, fijando para ello los procedimientos que deberán efectuarse en cada uno de los pasos para su ejecución. Así pues, para continuar con nuestro análisis Facturadores electrónicos: procedimiento a seguir para su habilitación, abordaremos los procesos que deben realizar los facturadores electrónicos en la generación, transmisión y validación de facturas de venta. 

Generación de la factura electrónica 

“Una vez el facturador electrónico haya cumplido el procedimiento de habilitación en el servicio informático de validación previa de la Dian, deberá generar la información que contendrá la factura electrónica”

Una vez el facturador electrónico haya cumplido el procedimiento de habilitación en el servicio informático de validación previa de la Dian, deberá generar la información que contendrá la factura electrónica, esto para su respectiva transmisión y posterior validación por parte de la Dian. La información corresponde a los requisitos con los que la factura deberá se expedida, con excepción del requisito señalado en el numeral 6 del artículo 2 de la Resolución 000030 de abril 29 de 2019, en el cual se hace referencia a la fecha y hora de la expedición –pues esta corresponde al momento de validación y será será fijada por la administración tributaria­­–. 

Adicionalmente, dentro de los requisitos para que sea válida la factura electrónica, se encuentra el contener un código Cufe, el cual debe ser visualizado en la representación gráfica y en los códigos bidimensionales QR (ver nuestro editorial Factura electrónica: conceptos técnicos básicos a tener en cuenta para su implementación). 

Cabe señalar que, para la generación de la factura electrónica, las notas crédito, débito y demás documentos electrónicos derivados de la misma deben ser realizados cumpliendo las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos inherentes a su generación, transmisión, validación, expedición y recepción, esto en relación con el Anexo técnico de facturación electrónica incluido en la Resolución 000030 de 2019. Tal anexo incluye campos de información opcionales para los facturadores electrónicos, de acuerdo con las necesidades de la operación comercial, y otros campos prolongables que pueden ser utilizados teniéndose en cuenta los diferentes sectores económicos y sus respectivas características. 

Transmisión de la factura electrónica 

Cuando la información de la factura electrónica y demás documentos electrónicos haya sido generada, el facturador electrónico o su proveedor tecnológico deberán transmitir el ejemplar de los documentos en mención a la Dian, con el cumplimiento de la totalidad de los requisitos. 

Si con anterioridad, o al momento de la transmisión de la información de los documentos, la administración tributaria informa sobre inconvenientes técnicos que impidan dicha transmisión, el facturador deberá proceder a expedir la factura electrónica junto con las notas débito, crédito y demás documentos electrónicos, sin la validación previa de los mismos (ver nuestro editorial Facturación electrónica: Dian ajusta medidas en caso de inconvenientes tecnológicos). 

Las facturas electrónicas y demás documentos derivados de las mismas que hayan sido expedidos o generados dentro del período en que se presenten inconvenientes tecnológicos responsabilidad de la Dian, deberán ser transmitidos dentro de un plazo máximo de 48 horas, contadas a partir de que la entidad expida el comunicado sobre la continuidad de la operación (ver parágrafo del artículo 6 de la Resolución 000030 de 2019). 

Validación de la factura electrónica 

“Después de la generación y transmisión del ejemplar de la factura electrónica por parte del facturador o proveedor tecnológico, la Dian procederá a validar el cumplimiento de la información transmitida”

Después de la generación y transmisión del ejemplar de la factura electrónica por parte del facturador o proveedor tecnológico, la Dian procederá a validar el cumplimiento de la información transmitida y relacionada con los requisitos con los cuales debe ser expedida, así como también las características de las respectivas notas débito, crédito y demás documentos. 

Una vez se verifique el cumplimiento de los requisitos y criterios de validación, la administración tributaria procederá a registrar en las bases de datos el documento electrónico validado, y después a generar, firmar, almacenar y remitir un mensaje de validación al facturador electrónico para su correspondiente expedición y entrega al adquiriente (ver nuestro editorial Facturadores electrónicos: puntos clave para tener en cuenta en el cumplimiento de su obligación). 

Sin embargo, en caso de que la factura electrónica y los demás documentos electrónicos derivados de la misma no cumplan con los requisitos y condiciones de la validación, la Dian registrará el documento en las bases de datos de inconsistencias. El documento estará firmado y recibido, pero no llevará la combinación “prefijo y número consecutivo” del documento electrónico. 

En estos casos la Dian generará, firmará, almacenará y remitirá un mensaje de no validación al facturador electrónico, en el cual se indicarán las causas por las cuales no fue validado el documento. De manera que se deberá realizar de nuevo el procedimiento señalado anteriormente hasta que se genere la validación.

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