Así lo confirman los artículos 9, 31 y 33 de la Resolución 000042 de 2020.
En todo caso, la norma sigue dando solo 48 horas, siguientes a la superación de la contingencia, para hacer la transmisión virtual de cada una de las facturas en papel, sin importar cuántas hayan sido elaboradas.
De acuerdo con lo contemplado en el artículo 9 de la Resolución 000042 de mayo 5 de 2020, y una vez que todos los obligados a facturar electrónicamente hayan iniciado con dicho proceso, la factura de venta en papel o por computador solo se podrá utilizar en los siguientes casos:
“Artículo 9. Sujetos obligados a expedir factura de venta de talonario o de papel. Los sujetos obligados a facturar podrán expedir factura de talonario o de papel, así:
Cuando se presenten inconvenientes tecnológicos establecidos en el TITULO VII de esta resolución, tratándose de sujetos obligados a expedir factura electrónica de venta, o
En los casos establecidos en los parágrafos 1 y 2 del artículo 8 de esta resolución.
Parágrafo. La factura de venta de talonario o de papel se deberá generar para su expedición de forma manual o autógrafa o a través de sistemas informáticos electrónicos que permitan la interacción, en cuyo caso, se entenderán cumplidos los requisitos de impresión previa de que trata el artículo 617 del Estatuto Tributario y los requisitos establecidos en los numerales 1, 2, 4 y 12 del artículo 12 de esta resolución”.
(Los subrayados son nuestros).
Como puede verse, la factura de venta en papel, o elaborada por computador (sistema informático), se podrá expedir cuando se presenten “inconvenientes tecnológicos”, tales como, por ejemplo, problemas en la plataforma de la Dian donde se validarán las facturas o una falla en la electricidad del facturador, en su internet o en la integridad física de sus computadores (a los cuales los puede afectar un virus, incendios o inundaciones), etc.
“una vez que se superen los inconvenientes tecnológicos el facturador solo tendrá 48 horas para transmitir a la Dian los datos de todas y cada una de las facturas en papel o por computador que haya expedido”
Al respecto, y de acuerdo con el artículo 31 de la misma Resolución 000042, una vez que se superen los inconvenientes tecnológicos el facturador solo tendrá 48 horas para transmitir a la Dian los datos de todas y cada una de las facturas en papel o por computador que haya expedido durante los días, semanas o meses en que se presentaron los inconvenientes.
Ese en todo caso es un espacio de tiempo muy pequeño, pues mientras más haya durado el episodio en el cual se tuvieron que usar las facturas en papel, mayor será el volumen de facturas acumuladas por transmitir. Por lo anterior, lo mejor sería que la Dian modifique el artículo 31 de su Resolución 000042 de mayo de 2020 para que le incluya una tabla similar a la que estuvo contenida en el pasado en el artículo 11 de la Resolución 000019 de febrero de 2016 (norma que regulaba la anterior factura electrónica sin validación previa del Decreto 2242 de noviembre de 2015) y que concedía hasta 1.440 horas para hacer la trasmisión de las facturas elaboradas en papel durante los periodos de inconvenientes tecnológicos.
De todas formas, queda la evidencia de que en los períodos de inconvenientes tecnológicos los facturadores tendrán que enfrentar el doble y sufrido desgaste de hacer facturas en papel para luego sentarse a transmitirlas posteriormente a la Dian, motivo por el cual el cambio hacia la facturación electrónica no es algo que solo vaya a traer noticias “alegres”.
Facturas de papel expedidas durante los períodos de inconvenientes tecnológicos se pueden entregar por correo electrónico
Cuando el facturador electrónico tenga que recurrir obligatoriamente a la factura de venta en papel o por computador, justamente por causa de los inconvenientes tecnológicos, deberá tener presente lo que establece el artículo 33 de la Resolución 000042 de 2020, en el cual se indican las dos formas en que podrá hacer llegar esa factura de venta en papel a sus clientes.
En dicha norma se lee:
“Artículo 33. Expedición de la factura de venta de talonario o de papel y/o documento equivalente. Se entiende cumplido el deber formal de expedir factura de venta de talonario o de papel y/o de documentos equivalentes de conformidad con lo establecido en el numeral 5 del artículo 1.6.1.4.1. del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria y el numeral 17 del artículo 1 de esta resolución y cuando la misma sea entregada al adquiriente, con el cumplimiento de los requisitos a través de los siguientes medios:
1. Tratándose de adquirientes facturadores electrónicos: Con la entrega al adquiriente, al momento de efectuar la venta o prestación del servicio. El adquiriente facturador electrónico recibirá la entrega de la factura de venta de talonario o de papel y/o del documento equivalente, así:
a) Por correo electrónico a la dirección electrónica suministrada por el adquiriente en el procedimiento de habilitación en formato digital de representación gráfica, o
b) De manera física.
2. Tratándose de adquirientes que no son facturadores electrónicos: Con la entrega al adquiriente, quien señalará el medio por el cual se autoriza la entrega, así:
a) Por correo electrónico a la dirección electrónica suministrada por el adquiriente en formato digital de representación gráfica, o
b) De manea física.
Parágrafo 1. Para efectos de las representaciones gráficas en formato digital, los obligados a facturar deberán utilizar formatos que sean de fácil y amplio acceso por el adquiriente, garantizando que la factura se pueda leer, copiar, descargar e imprimir, sin tener que acudir a otras fuentes para proveerse de las aplicaciones necesarias para ello.
Las representaciones gráficas en formato digital o físico deberán contener como mínimo los requisitos del artículo 12 de esta resolución.
Para efectos de lo establecido en el parágrafo del artículo 9 de esta resolución, en caso de que la factura de venta de talonario o de papel se genere a través de sistemas informáticos electrónicos, en la representación gráfica se debe incluir el Código de respuesta rápida -Código QR-, de conformidad con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos establecidos por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -Dian, en el «Anexo Técnico de la factura electrónica de venta».
Parágrafo 2. El correo electrónico de que trata el literal a) del numeral 1 del presente artículo registrado por el adquiriente en el proceso de habilitación, deberá cumplir con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, conforme lo indicado en el «Anexo técnico de factura electrónica de venta».
Parágrafo 3. La información de la factura de venta de talonario o de papel y/o del documento equivalente, deberá ser remitida, a través del servicio informático electrónico que disponga la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -Dian, conforme lo indicado en los artículos 34 y 35 de esta resolución.
Parágrafo 4. El sujeto obligado a facturar deberá conservar copia física o electrónica de los documentos equivalentes a la factura de venta, las copias son idóneas para todos los efectos tributarios y contables contemplados en las leyes pertinentes. Cuando se expidan los documentos equivalentes de que tratan los numerales 6, 7 y 12 del artículo 13 de esta resolución, se deberá dar cumplimiento a lo ordenado en el artículo 1.6.1.4.14. del Decreto 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria, según corresponda”.
(Los subrayados son nuestros).
Como puede verse, la norma permite que la factura en papel se pueda enviar por correo electrónico a los diferentes adquirentes (algo para lo cual primero habrá que convertirla en un archivo en PDF o JPG). Y si no se puede hacer de esa forma (pues puede ocurrir que no se tenga electricidad o internet), entonces se tendrá que entregar en forma física usando, si es el caso, el correo urbano, pues la factura se debe hacer llegar al comprador con bastante oportunidad (el vendedor no se puede quedar esperando a que le llegue la electricidad o el internet).
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