El Decreto Legislativo 770 de 2020 permite diferir el pago de la prima legal de servicios de junio de 2020 hasta en tres (3) cuotas y crea un subsidio de $220.000 para su pago.
Estas medidas afectan la contabilización de la prima de junio y la retención en la fuente por efectuar al empleado.
La contabilización y pago de la prima de servicios de junio de 2020 no será igual a como se acostumbra en las empresas colombianas, debido a que las medidas tomadas por el Gobierno nacional para mitigar los impactos económicos causados por la pandemia del COVID-19 llevan a que su pago se extienda mucho más allá del momento en que debe realizarse su causación.
Es así como el Decreto Legislativo 770 de 2020 establece las siguientes medidas en relación con el pago de la prima de servicios de junio de 2020:
Autorizó que los empleadores efectúen acuerdos con sus empleados para diferir el pago de la prima de junio de 2020 hasta en tres (3) cuotas, las cuales deberán pagarse a más tardar el 20 de diciembre de 2020 (ver artículos 6 y 7).
Creó el Programa de Apoyo para el Pago de la Prima de Servicios –PAP–, mediante el cual el Gobierno nacional otorgará un subsidio de $220.000 para el pago de la prima de aquellos empleados cuyo ingreso base de cotización –IBC– esté entre un salario mínimo mensual legal vigente ($877.803) y un millón de pesos, y que hayan sido reportados en las planillas de abril y mayo de 2020 (ver artículos del 7 al 19).
Para acceder a este subsidio se deberán cumplir los requisitos establecidos en el citado Decreto Legislativo 770, los cuales puedes consultar en nuestro editorial Gobierno subsidiará las primas. Conozca las nuevas medidas para proteger el empleo.
Contabilización de la prima de junio de 2020
“los empleadores podrán acordar con sus trabajadores diferir el pago de la prima de servicios correspondiente a junio de 2020 hasta en tres (3) cuotas”
Como vimos anteriormente, los empleadores podrán acordar con sus trabajadores diferir el pago de la prima de servicios correspondiente a junio de 2020 hasta en tres (3) cuotas.
Este hecho no afecta el reconocimiento inicial del pasivo por prima de servicios que debe irse causando en el pago de la nómina mensual de cada empleado, conforme surge el derecho del empleado de recibir la prima en junio de 2020 y la correspondiente obligación del empleador de pagarla. Lo anterior, por la aplicación del principio de devengo.
Supongamos que una entidad tiene un empleado que devenga un smmlv ($877.803) más auxilio de transporte por $102.854, el cual trabajó desde el 1 de enero hasta el 30 de junio de 2020.
La entidad debe tener reconocido en su contabilidad un pasivo por concepto de “prima de servicios por pagar” equivalente a $490.329, los cuales se obtienen del siguiente calculo:
Prima de servicios = (salario mensual x días trabajados en el semestre) / 360
Prima de servicios = ($980.657 x 180 días) / 360 días = $490.329
Ahora bien, en cuanto al pago de la prima de servicios de este trabajador, supongamos que la entidad acuerda con su empleado que se la cancelará en tres cuotas iguales equivalentes a $163.443, pagaderas en la primera quincena de los meses de julio, septiembre y diciembre.
En ese caso, la entidad debe ir disminuyendo el pasivo correspondiente a “prima de servicios por pagar” conforme le cancela las cuotas a su empleado.
El registro que debe realizar por el pago de la primera cuota el 15 de julio de 2020 es el siguiente:
| Cuenta | Débito | Crédito |
| Beneficios a empleados – prima de servicios | $163.443 | |
| Bancos | $163.443 |
Retención en la fuente, ¿qué ocurre si se difiere el pago de la prima?
Al permitir diferir el pago de la prima de servicios puede ocurrir que, dependiendo del procedimiento que se le aplique al empleado en cuestión, se deba o no efectuar retención en la fuente, toda vez que la retención se realiza sobre los pagos mensuales.
Procedimiento 1
En el procedimiento 1, la prima legal de servicios se depura de forma independiente, es decir, sin sumarla con los demás pagos laborales, tal como se explica a continuación:
| Prima legal de servicios. |
| Menos: 25 % de renta exenta, limitado a 240 UVT.
Además, este valor sumado al de las rentas exentas y deducciones de los demás pagos laborales del mes no puede superar el 40 % de los ingresos netos del mes.
|
| Igual: prima sujeta a retención. |
Si el valor final que allí se obtiene supera las 95 UVT, deberá someterse a retención en la fuente con las tablas del artículo 383 del Estatuto Tributario –ET–.
En el procedimiento 1, al diferirse el pago de la prima de servicios puede ocurrir que en cada cuota en que les sea cancelada, luego de depurarla, esté por debajo de los 95 UVT; por tanto, no debe efectuarse retención en la fuente.
Al respecto, te recomendamos consultar nuestro editorial Retención en la fuente sobre prima legal en junio de 2020.
Procedimiento 2
En el procedimiento 2 todos los pagos laborales se suman en una única base, la cual debe depurarse de forma conjunta, y a la que se le aplicará posteriormente el porcentaje definido en diciembre de 2019 o la tabla del artículo 383 del ET.
En este procedimiento, al diferirse el pago de la prima de servicios en varias cuotas, existe la posibilidad de que en algunos de los meses se le deba aplicar retención en la fuente a la parte de la prima cancelada, y en otros no.
Para aplicar el procedimiento 2, te recomendamos nuestro liquidador Retención en la fuente sobre pagos laborales en junio de 2020 – procedimiento 2, elaborado por el Dr. Diego Guevara.
Contabilización del PAP
El aporte que entregará el Gobierno nacional para el pago de la prima de 2020 es similar al subsidio a la nómina que se entregará en el Programa de Apoyo al Empleo Formal –Paef–.
En ese sentido, dicho aporte es una subvención del Gobierno, que para efectos contables debe tratarse bajo la NIC 20, para entidades del grupo 1, y la sección 24 del Estándar para Pymes, para entidades de los grupos 2 y 3. Esto último, por cuanto las entidades no cuentan con una norma propia sobre subvenciones.
Debido a que los aportes del PAP deben devolverse cuando no se destinen para el pago de la prima, o cuando se hayan obtenido sin el cumplimiento de los requisitos, se entiende que es una subvención condicionada.
“Las subvenciones condicionadas se reconocen como un pasivo hasta que se cumplen las condiciones de rendimiento exigidas por la entidad de Gobierno”
Las subvenciones condicionadas se reconocen como un pasivo hasta que se cumplen las condiciones de rendimiento exigidas por la entidad de Gobierno. Cuando se acredite el cumplimiento de esas condiciones se reconocen como un ingreso reversando el pasivo reconocido inicialmente.
Pasos para la contabilización del aporte del PAP
Como ejemplo, tomaremos el caso del aporte que se recibe por un empleado que devenga un smmlv.
La entidad debe tener reconocida en su contabilidad el pasivo correspondiente a la prima de servicios por pagar, conforme al principio de devengo.
Cuando se reciba el aporte del PAP se contabiliza como un pasivo contra la entrada del dinero en pago, debido a que su otorgamiento está sujeto a que se destine exclusivamente para el pago de la prima, así:
| Cuenta | Débito | Crédito |
| Bancos | $220.000 | |
| Pasivos por subvenciones | $220.000 |
- La entidad realiza el pago de la prima al trabajador y efectúa el siguiente registro:
| Cuenta | Débito | Crédito |
| Beneficios a empleados – prima de servicios | $490.329 | |
| Bancos | $490.329 |
Se debe tener en cuenta que las entidades que decidan postularse al PAP también pueden acordar con sus empleados pagar la prima de servicios en tres cuotas.
Cuando la entidad realice el pago de la nómina a sus trabajadores puede reversar el pasivo correspondiente y reconocer un ingreso por subvenciones, así:
| Cuenta | Débito | Crédito |
| Pasivos por subvenciones | $220.000 | |
| Ingresos por subvenciones | $220.000 |
Las entidades del grupo 1 pueden opcionalmente reversar el pasivo por subvenciones contra un menor valor del gasto (ver párrafo 29 de la NIC 20). No obstante, esto no es recomendable porque podría dificultar la certificación de retención en la fuente que debe expedirse a los trabajadores.
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