Efectivo y equivalentes al efectivo: cómo corregir errores en esta partida

Si una entidad detecta un error en la cuenta de efectivo y equivalentes al efectivo debe corregirlo atendiendo las disposiciones del párrafo 10.21 del Estándar para Pymes, siempre que el error sea de períodos anteriores. En este editorial explicamos cómo ejecutar este proceso. 

El efectivo y los equivalentes al efectivo son una de las partidas más sensibles de los estados financieros, y sus saldos prácticamente no están sujetos a juicios de materialidad. Es decir, se trata tal vez de la única cuenta cuyo valor se mide de manera absoluta e inequívoca. Esto sucede porque esta cuenta representa las cantidades realmente existentes de billetes y monedas nacionales, así como de divisas y saldos de cuentas de depósitos a la vista. 

A diferencia de otras partidas, la cuenta de efectivo y equivalentes es la única que representa un valor real monetario. Dado lo anterior, el saldo de la cuenta de efectivo y equivalentes debe corresponder a la revisión exhaustiva y al conteo mismo de los billetes, monedas, certificados y otros documentos que la componen. 

En algunos casos el efectivo y equivalentes no se verifica al 100 % a cada fecha de cierre, por ejemplo cuando la entidad tiene un gran número de puntos de recaudo propios donde es imposible hacer un conteo total de estos valores en un mismo día. En casos como este, los saldos son reportados por las mismas personas que manejan los recursos, y están expuestos a errores o a fraude. 

En otros casos, las personas encargadas del conteo y reporte de saldos de efectivo y equivalentes podrían haber concertado reportar una cifra distinta a la realmente existente, por ejemplo cuando han utilizado recursos en efectivo de manera no autorizada o irregular. 

En todo caso, si la entidad detecta que existe una diferencia entre el valor reportado en las cuentas de efectivo y equivalentes y el valor existente en monedas, billetes, divisas y otros títulos, debe proceder a corregir el error de acuerdo con los requerimientos de los Estándares Internacionales. 

Si se determina que el error surgió en el período en curso, la corrección debe realizarse ajustando el valor de la cuenta específica (caja, bancos, otros instrumentos equivalentes al efectivo) y reconociendo un gasto en el estado de resultados. 

“No es adecuado contabilizar una cuenta por cobrar con el argumento de que estos valores serán cobrados a los empleados, a menos que efectivamente se haya llegado a un acuerdo”

No es adecuado contabilizar una cuenta por cobrar con el argumento de que estos valores serán cobrados a los empleados, a menos que efectivamente se haya llegado a un acuerdo, se hayan firmado los documentos respectivos que den vida a un activo financiero (como un pagaré o una letra de cambio por un valor cierto), y que la entidad tenga una expectativa razonable de que va a recaudar estos valores. Si no se cumple con lo anterior, no se debería reconocer una cuenta por cobrar. 

Errores de períodos anteriores 

Si la entidad detecta que los errores pertenecen a períodos anteriores ¹, debe llevar a cabo el procedimiento establecido en el párrafo 10.21 del Estándar para Pymes, el cual se puede sintetizar en la siguiente lista de chequeo: 

Evaluar si la partida es material; si la partida no es material, se corrige con cargo a los resultados del período. Si es material, pasa al numeral siguiente. 

Evaluar si es practicable la corrección con efectos retrospectivos; si no es practicable, se debe documentar y corregir contra el resultado del período. Si la reexpresión retroactiva es practicable, pasa al numeral siguiente. 

Elaborar una nota contable de corrección de errores, e identificarla para afectar los períodos en los cuales los errores se hayan cometido. Este procedimiento puede no estar disponible en su software de contabilidad, en cuyo caso deberá controlar este asunto manualmente. 

Elaborar los estados financieros corregidos, los cuales serán presentados con los siguientes estados financieros que se emitan, como si el error nunca se hubiera cometido. Por ejemplo, si se detecta hoy (año 2018) un error del año 2017, el error se verá corregido en los estados financieros del cierre del 2018, comparativos con 2017. 

Además de lo anterior, la entidad deberá presentar las revelaciones solicitadas en el párrafo 10.23: 

La naturaleza del error. 

El importe de la corrección efectuada en cada uno de los estados financieros de periodos anteriores presentados (si es un solo comparativo, solo es necesario explicar los importes en ese comparativo). 

El importe de la corrección al principio del primer periodo comparativo presentado. Por ejemplo al corte del 1 de enero del 2017. 

Si no es practicable revelar lo requerido en los literales anteriores, se mencionará este hecho, y se explicará la razón de la impracticabilidad. 

Esta información no se requiere en los períodos siguientes.

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