Puede un profesional contable retener documentación de una entidad?

¿Un profesional contable puede retener documentación de una entidad? ¿Debe dejar soporte de sus papeles de trabajo? ¿Qué debe hacer si un cliente no realiza el pago de sus honorarios o salario? Esta y otras inquietudes serán abordadas en este editorial de acuerdo con la normatividad vigente. 

Uno de los temas que ha generado diferentes inquietudes para los profesionales contables, clientes y usuarios de la información financiera es si se considera como una práctica viable que un contador o revisor fiscal retenga documentación de los clientes. Infortunadamente esta situación se presenta por diferentes motivos, entre estos porque el profesional no recibe de forma puntual el pago de su salario u honorarios y retiene la documentación para tener una herramienta con la cual presionar por el pago, porque ante una calamidad se lleva la documentación consigo y no deja soporte o porque ante la terminación del contrato decide conservar la documentación a fin de que la entidad deba requerirlo posteriormente. 

Sea cual sea la intención del profesional, dicha situación ocasiona muchos problemas para la entidad contratante. Por tanto, a fin de desenmarañar si estos actos están alineados con los principios de ética del contador y con el fin de esclarecer cómo deben actuar clientes, usuarios y profesionales contables ante este tipo de situaciones, en este editorial mencionaremos algunas precisiones al respecto. 

¿Puede un profesional contable retener documentación de la entidad? 

De acuerdo con el artículo 66 del Código de Comercio, los libros de contabilidad, soportes, comprobantes y en general los documentos en los que está registrada la contabilidad de la entidad, serán verificados en las oficinas o establecimientos de los comerciantes, lo cual quiere decir que la entidad debe contar con dicha información o de lo contrario podría exponerse a multas o sanciones. 

“la Junta Central de Contadores –JCC– expone que no está permitido que los profesionales contables retengan documentación de sus clientes”

En cuanto a que el contador público retenga información de la entidad, cabe anotar que sin importar cuál es la entidad o persona natural a la que el contador público le presta sus servicios, la Circular Externa 000046 de 2006 emitida por la Junta Central de Contadores –JCC– expone que no está permitido que los profesionales contables retengan documentación de sus clientes, incluso en los casos en que estos no han efectuado el pago de sus honorarios. Así pues, si se da el caso en el que un contador público haga caso omiso de esta directriz, el cliente podrá interponer una queja ante la JCC. 

¿Debe un profesional contable dejar soporte de sus papeles de trabajo? 

De acuerdo con el artículo 9 de la Ley 43 de 1990, si bien los papeles de trabajo son de uso exclusivo del profesional contable, este debe dejar constancia en la entidad de las labores que realizó para emitir su juicio profesional y debe conservar dichos documentos durante un tiempo no inferior a 5 años a partir de su elaboración, plazo en el cual podrá ser requerido por entidades estatales para su examen y revisión. Cabe anotar ante lo mencionado que el contador público no debe rehusarse a suministrar esta información, ya que de lo contrario podrían interponer una queja ante la JCC que daría lugar a una sanción en su contra. 

¿Qué debe hacer un contador si un cliente no realiza el pago de sus honorarios o salario? 

Conforme a lo expuesto en el artículo 44 de la Ley 43 de 1990, el contador público puede interrumpir la prestación de sus servicios cuando el cliente incumpla con las obligaciones que fueron convenidas en el contrato, por tanto se recomienda al contador: 

Exponer de forma clara en el contrato la forma y fecha del pago que recibirá (el contador público puede fijar sus honorarios de acuerdo con su capacidad técnica y la relación del volumen de la información que deberá emitir y la labor para la que es contratado). 

Dejar un documento de constancia de que las labores se interrumpen por dicha condición. 

Entregar al representante legal los documentos relativos a la contabilidad de la entidad como registros, comprobantes y soportes contables, y guardar un soporte de que dicha información fue recibida. 

Iniciar un proceso jurídico para el cobro de los honorarios, salarios o indemnizaciones a que haya lugar. 

Conservar los soportes de su labor y estar atento ante cualquier requerimiento por parte de los entes de control y supervisión estatal. 

¿Qué debe hacer un cliente o usuario si identifica que el contador público retiene documentación de la entidad? 

Si un cliente o usuario de la información identifica que un contador público está reteniendo documentación de una entidad o que se niega a proporcionar sus papeles de trabajo ante los entes de supervisión estatal, puede interponer una queja ante la JCC en la cual incluya su nombre, apellidos, número y tipo de documento de identificación, números telefónicos de contacto, correo electrónico, dirección y ciudad. Adicionalmente, se debe exponer el nombre completo, dirección, teléfono, correo electrónico y número de tarjeta profesional del contador público, si es posible obtenerlo. 

En cuanto al contenido de la queja, la cual quedará bajo gravedad de juramento, se debe dejar por escrito un relato de los hechos que dieron lugar a irregularidades por parte del contador y los documentos que soporten las afirmaciones realizadas.

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