Efectivo y equivalentes al efectivo: aspectos a atender en el cierre contable

Las partidas de efectivo y equivalentes al efectivo también requieren de una revisión al momento del cierre contable. En este editorial exponemos algunos aspectos a atender respecto de la clasificación de estas partidas, las políticas contables, su revelación y aspectos relativos al control interno. 

“Los equivalentes al efectivo son algunas inversiones que se consideran de bajo riesgo, alta liquidez, fácilmente convertibles en importes determinados de efectivo, y de corto plazo, ”

En este editorial abordaremos algunos aspectos relativos al cierre contable de la partida de efectivo y equivalentes. Para esto primero se requiere precisar que el efectivo se entiende como el recurso que cada entidad mantiene con una disponibilidad inmediata, tal como monedas, billetes, divisas y el dinero que se tenga en cuentas de ahorro y corrientes, es decir los rubros asociados a las partidas de caja o bancos. Los equivalentes al efectivo son algunas inversiones que se consideran de bajo riesgo, alta liquidez, fácilmente convertibles en importes determinados de efectivo, y de corto plazo, como por ejemplo algunos CDT. 

Ahora bien, entre los primeros pasos para realizar un cierre contable eficiente está el revisar la cuantía y existencia de las partidas de efectivo y equivalentes, como (ver NIC 7): 

Bancos. 

Caja. 

Inversiones a corto plazo. 

Saldos en cuentas corrientes. 

Saldos en cuentas de ahorros. 

Cheques. 

Dinero o inversiones realizadas con el fin de convertirlas rápidamente en efectivo. 

Sobregiros. 

Las acciones adquiridas con proximidad a su vencimiento y que tengan una fecha determinada de reembolso. 

Existen procesos de control interno que deben ser aplicados de forma permanente, sin embargo algunas entidades realizan revisiones de este tipo solo al cierre. Entre estas revisiones destacamos dos: 

Evaluar la existencia del dinero que tiene a disposición la entidad. En los resultados de la auditoría, la administración en ocasiones se encuentra con la sorpresa de que existen faltantes en caja, incluso se llegan a reportar faltantes de períodos anteriores como cuentas por cobrar. Cabe anotar que estas situaciones deben ser corregidas, se deben legalizar los egresos, realizar los ajustes pertinentes o en su defecto reconocer las pérdidas a las que haya lugar. 

Realizar una conciliación bancaria de los saldos del libro de bancos y los saldos de los extractos bancarios a fin de hallar diferencias a conciliar. 

Políticas contables 

En el cierre se deben revisar las políticas contables en las que se encontrará la directriz expuesta por la entidad (alineada con los nuevos marcos técnicos normativos), donde se define qué tipo de partidas generalmente son presentadas en este grupo de activos, cómo se reconocen y miden, además de aspectos relativos a la materialidad. 

Reconocimiento y medición de efectivo y equivalentes al efectivo 

Puesto que las partidas de efectivo y sus equivalentes tienen la característica de convertirse en dinero fácilmente y se tienen a corto plazo, su medición se hará bajo el modelo del costo nominal del derecho en efectivo, y serán representadas en la moneda funcional escogida por la entidad, generalmente el peso colombiano. 

Revelación en estados financieros 

En las revelaciones se puede evidenciar si existe alguna restricción que genere que la entidad dude de convertir en efectivo una de las partidas clasificadas como efectivo y equivalentes. Entre las restricciones están las cuentas embargadas, condiciones de contratos o litigios pendientes por resolver, ante esto se espera que la entidad informe: 

Qué situación lleva a que la entidad tenga el efectivo o equivalente bajo embargo o garantía. 

El importe comprometido ante dicha situación. 

Las expectativas que tiene sobre la resolución del embargo o el cese de la garantía. 

Información sobre el tercero con el que se presenta la situación. 

Las expectativas que tiene sobre el uso de los recursos a futuro.

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