Cuentas por pagar a socios y accionistas al cierre contable

Las cuentas por pagar a socios deben tratarse con mucho cuidado, atendiendo a la naturaleza real de la transacción, y teniendo en cuenta las definiciones y principios conceptuales de las Normas de Información Financiera. En este editorial exponemos las condiciones para que sean aceptadas. 

Uno de los principios rectores de las Normas de Información Financiera es el de “esencia sobre forma”. Según él, los hechos económicos deben reconocerse de acuerdo con su esencia financiera, y no por su forma legal. 

Este principio debe ser observado en todos los casos, al analizar hechos económicos, transacciones y eventos que puedan llegar a tener impacto en los estados financieros, por lo cual es indispensable comprender el efecto financiero de los hechos económicos, pues de este análisis depende el reconocimiento contable. 

El literal b) del párrafo 2.15 del Estándar para Pymes (anexo técnico compilatorio 2 incluido por el Decreto 2483 de 2018 al DUR 2420 de 2015) define un pasivo como una obligación presente derivada de hechos pasados, al vencimiento de la cual y para cancelarla la entidad debe desprenderse de recursos que incorporan beneficios económicos. 

Si observamos una transacción de un préstamo recibido de socios y pretendemos contabilizarla como pasivo, es necesario estar seguro de lo siguiente: 

Obligación presente 

“Una obligación presente debe poder evidenciarse documentalmente, es decir, debe existir un documento en el cual se establece la obligación para una parte y el derecho para la otra”

Una obligación presente debe poder evidenciarse documentalmente, es decir, debe existir un documento en el cual se establece la obligación para una parte y el derecho para la otra. Este tipo de documentos suelen ser contratos (por ejemplo de mutuo, de suministro, de venta, etc), facturas u otros documentos en los cuales se evidencie claramente la obligación. 

Cabe anotar que es muy poco probable y altamente riesgoso que un prestamista entregue dinero sin obtener la firma de un documento en el cual se evidencien las condiciones del préstamo, tales como plazo, tasa de interés (que puede ser cero), monto, garantías, entre otras. 

De acuerdo con lo anterior, cualquier partida que vaya a ser reconocida como pasivo financiero debe estar documentada. 

Operación debe derivar de hechos pasados 

Las obligaciones deben ser el efecto de una causa anterior que se pueda probar. Más allá de eso, la causa que pretende argumentarse debe relacionarse con una operación que genera crédito. Por ejemplo, si se trata de un pasivo financiero de tipo “préstamo”, debe poderse probar que los recursos líquidos efectivamente ingresaron a las arcas de la entidad en un momento determinado. Si se trata de un pasivo financiero originado en operaciones de compra de bienes o servicios, debe probarse que los bienes realmente se pusieron a disposición de la entidad, o que los servicios realmente fueron percibidos como beneficiosos para ella. 

Vencimiento 

Los pasivos deben tener una fecha de vencimiento en la cual se requiere su pago, y esta debe ser determinada o determinable (se entiende como fecha determinada una concreta, por ejemplo el 26 de noviembre del 2023). 

Una fecha determinable es aquella que depende de una variable que se puede observar, por ejemplo: este pasivo será pagado cuando el deudor venda a terceros los productos suministrados. 

Existe una condición especial de plazo que se puede denominar “exigibilidad inmediata”. Este tipo de pasivos deben pagarse en el momento en el cual su pago sea exigido o solicitado por el prestamista o acreedor. Esta condición debe quedar expresada en el contrato de mutuo o en algún otro documento relacionado con la operación de crédito. 

Desprendimiento de recursos que involucran beneficios económicos 

En este punto es de vital importancia poder evidenciar que la entidad se desprenderá de recursos económicos. Este es quizá uno de los puntos más rebatibles en el caso de los préstamos a socios, pues en muchas ocasiones estos préstamos no están adecuadamente formalizados, de tal forma que no es posible, por ejemplo, la negociación de los instrumentos financieros que dan lugar a estos pasivos. 

Si los hechos económicos cumplen con todos los requisitos mencionados anteriormente, y la entidad los tiene adecuadamente documentados, entonces puede proceder a reconocer estos pasivos por préstamos recibidos de socios.

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