Manejo de los ingresos y excedentes de una copropiedad a la hora de preparar el presupuesto

De acuerdo con la Ley 671 de 2001 y el Concepto 987 de 2018, este último emitido por el CTCP; se deben atender diferentes aspectos a la hora de elaborar el presupuesto de una copropiedad. En este editorial mencionamos algunos, relativos a la incorporación y estructura de los ingresos. 

El Consejo Técnico de la Contaduría Pública en su Concepto 987 de 2018 resolvió algunas inquietudes relacionadas con el manejo del presupuesto en una copropiedad, en relación con el uso de los ingresos y sus características. Conviene abordar el tema en este editorial. 

Presupuesto de copropiedad 

Antes de abordar la idea expuesta en el párrafo anterior, se requiere revisar qué es un presupuesto. El presupuesto es la hoja de ruta que seguirá la copropiedad para ejecutar sus ingresos y egresos, teniendo como punto de partida que existirá un ingreso aportado por los copropietarios y una serie de erogaciones a fin de mantener la copropiedad en buenas condiciones. 

Los aspectos relativos a la elaboración del presupuesto se encuentran en la Ley 675 de 2001. En el artículo 51 existe el requerimiento de realizar un presupuesto que dé cuenta de los ingresos y egresos de la copropiedad, y la obligación de someterlo a consideración del consejo de administración y a aprobación ante la asamblea de copropietarios. Le recomendamos revisar nuestros editoriales Administración de la copropiedad y su responsabilidad en la elaboración del presupuesto de 2019 y Elaboración del presupuesto de una copropiedad para 2019: elementos y rubros a tener en cuenta, para que conozca en detalle qué debe contener el presupuesto de la copropiedad y cuál es la responsabilidad del administrador, del contador y del revisor fiscal en su elaboración. 

Inclusión de excedentes de fin de ejercicio como ingresos para la siguiente vigencia 

Si al momento del cierre del ejercicio de una copropiedad se identifica que hay excedentes, porque por ejemplo alguna de las erogaciones que tenía previstas en el presupuesto resultó más económica (le realizaron quizá un descuento en la prestación de un servicio, o le redujeron las tarifas de kilovatios, lo cual dio lugar a un menor valor reportado por consumo de energía); debe reportar en su presupuesto el saldo inicial de efectivo con el que comienza actividades (teniendo en cuenta que el fondo de imprevistos comprende un rubro que si bien puede servir para atenderlos, no debe considerarse dentro de este saldo inicial).

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Así pues, y de acuerdo con lo que expresa el CTCP en su concepto, no se deben tener en cuenta los excedentes sino el saldo inicial de efectivo; esto dado que pueden existir valores causados (cambios en pasivos o activos que aún no sean liquidados, pagados o enajenados) que generen una diferencia entre dichos excedentes y el efectivo disponible. 

Ingresos por incluir en el presupuesto 

“Con esto en mente, los ingresos que se tengan en cuenta serán los que le generen efectivo a la copropiedad, y no se deben incluir los que se refieran a ajustes contables”

Los Estándares Internacionales no abordan de forma específica cómo se debe construir el presupuesto de una copropiedad, de manera que de acuerdo con las orientaciones que ha realizado el CTCP el presupuesto se realiza sobre una base de entradas y salidas de efectivo, diferente al lineamiento de los estados financieros en el que se requiere llevar una contabilidad de causación.

Con esto en mente, los ingresos que se tengan en cuenta serán los que le generen efectivo a la copropiedad, y no se deben incluir los que se refieran a ajustes contables. Entre estos ingresos se encuentran principalmente las cuotas de administración, y en segunda medida ingresos como la venta de material reciclable, multas, intereses de mora, entre otros. 

Cabe anotar que aunque los Estándares Internacionales no incluyen el concepto de ingresos operacionales y no operacionales, sino el de ingresos de actividades ordinarias y ganancias, la copropiedad podrá dividir sus ingresos en operacionales y no operacionales sin ningún inconveniente, ya que no existe un requerimiento expreso en las Normas Internacionales de Información Financiera que prohíba usar encabezamientos, subtotales o partidas adicionales. Por el contrario (ver párrafo 5.9 del Estándar para Pymes), estas normas permiten usar cualquier denominación, si con ello la entidad considera que emite información más clara y fiable. 

A propósito, algunas partidas operacionales podrían ser las cuotas de administración, intereses de mora, sanciones, multas, recuperación de cartera, cuotas extraordinarias… y las no operacionales podrían ser los descuentos comerciales, rendimientos financieros, reintegro de costos y gastos y aprovechamientos. Cabe anotar que esta clasificación la hará la copropiedad, dependiendo de la naturaleza y origen del ingreso. 

¿Se pueden utilizar los excedentes de la copropiedad con el fin de disminuir las cuotas de administración? 

Atendiendo lo expuesto en párrafos anteriores, se pueden tener en cuenta los saldos de efectivo disponibles, resultado de la ejecución presupuestal de períodos anteriores, y tomarlos como saldo inicial del nuevo presupuesto. Todo esto siempre y cuando la asamblea de copropietarios esté de acuerdo con dicha inclusión. 

Ahora bien, el hecho de que se disminuya o no la cuota de administración dependerá del presupuesto total. Es decir, puede que exista un efectivo disponible, pero que a su vez los egresos por incluir hayan aumentado, de manera que la cuota de administración no disminuya o se mantenga igual. Todo dependerá de los rubros de ingresos y gastos asociados en el presupuesto.

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