Qué ocurre cuando el contador se niega a entregar la contabilidad de su cliente?

La retención de documentación contable de la entidad puede acarrearle al contador sanciones por parte de la Junta Central de Contadores. 

El contador y la entidad deberían establecer en el contrato la forma en que se realizará la entrega de la información contable al finalizar su relación contractual. 

En muchas ocasiones, los contadores públicos que llevan contabilidades en software de su propiedad se niegan a devolver esta información a sus clientes cuando finalizan la relación contractual, alegando que no deben hacerlo porque la información hace parte de sus papeles de trabajo, o bien utilizando dicha información como un mecanismo de presión para recibir el pago de los honorarios que les adeudan. 

Esta práctica, como veremos en seguida, no es adecuada, y podría traerle inconvenientes al contador público. 

La información contable es propiedad de la entidad 

Los comprobantes, soportes y libros contables son propiedad de la entidad. En ese sentido, el contador público no tiene la potestad de retener esa información ni de utilizarla como un mecanismo para ejercer presión para que la entidad le pague los honorarios que le adeude. 

El Consejo Técnico de la Contaduría Pública –CTCP– explica en el Concepto 344 del 26 de marzo de 2020 que cuando el contador público es propietario del software contable donde se almacena la información contable deberá entregar, al finalizar su relación contractual con el cliente, los archivos planos para que la entidad conserve su información y pueda contratar otro contador que continúe llevando la contabilidad de la entidad. 

Le recomendamos consultar nuestro editorial Entrega del cargo de un contador externo al finalizar un contrato para profundizar en este tema. 

Recomendaciones para la entidad que contrata al contador público 

La administración es la responsable del control interno. En ese sentido, es quien debe establecer los mecanismos adecuados para garantizar que se conserve debidamente la información contable de la entidad. 

Cuando la entidad acuerda con el contador público la prestación de sus servicios, lo más conveniente es que ambos suscriban un contrato en el que establezcan la forma en que el contador realizará la entrega de los libros, comprobantes, soportes y demás documentación contable en su poder. 

Si la entidad no toma medidas para proteger la información contable de la entidad, lo más seguro es que después vaya a tener inconvenientes para cumplir con la elaboración de estados financieros y de las declaraciones tributarias. 

Terminación de las obligaciones del contador 

“Si bien el contador público debe entregar la información contable de la entidad, esto no significa que una vez que haya terminado su relación contractual con la entidad deba continuar prestándole sus servicios”

Si bien el contador público debe entregar la información contable de la entidad, esto no significa que una vez que haya terminado su relación contractual con la entidad deba continuar prestándole sus servicios. 

Si la entidad requiere que el contador le preste algún servicio adicional, como puede ser, por ejemplo, la elaboración de estados financieros o la entrega de auxiliares de los libros contables, debe acordar con el contador público los honorarios correspondientes a estos servicios. 

Lo anterior, debido a que el contador público tiene derecho a ser retribuido por la prestación de sus servicios. 

¿Qué puede hacer la entidad para recuperar su información? 

Si el contador público se encuentra reteniendo información de la entidad, esta podría adelantar acciones contra dicho contador, estableciendo una queja ante la Junta Central de Contadores –JCC–, organismo disciplinario de la profesión. 

La Resolución 0000604 de 2020 establece el proceso disciplinario que se puede adelantar contra el contador público. Al respecto, le recomendamos consultar nuestro editorial ABC del nuevo proceso disciplinario para los contadores públicos. 

¿Qué puede hacer el contador si la entidad no quiere pagarle sus honorarios? 

Si la entidad le adeuda honorarios al contador público, este no debe retener la documentación contable, puesto que podría exponerse a sanciones disciplinarias por parte de la JCC. 

Lo que debería hacer el contador es acudir a la vía civil para realizar la reclamación de sus honorarios.

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