Prima de servicios: plazos, restricciones, sanciones y mucho más

La prima de servicios es una prestación social otorgada a los trabajadores dependientes 2 veces al año.

Desde Actualícese hemos preparado este completo informe donde encontrarás una síntesis de la normativa que la regula, los plazos, beneficiarios, ejercicios prácticos y mucho más.

La prima de servicios es una prestación social que debe ser otorgada por los empleadores a los trabajadores como una compensación, dados los beneficios que generan en la prestación del servicio, y, a su vez, como un reconocimiento del valor social y económico que representa el trabajo.

Trabajadores con derecho a la prima de servicios

La prima de servicios debe ser pagada a todo trabajador que cumpla las condiciones de un empleado dependiente.

En este tipo de empleados se encuentran los trabajadores del servicio doméstico, choferes de servicio familiar y trabajadores por días y de tiempo parcial.

En el siguiente video, Luis Miguel Merino, abogado consultor en derecho laboral, explica cuáles trabajadores tienen derecho al pago de la prima de servicios:

Trabajadores sin derecho a la prima de servicios

La prima de servicios no debe ser liquidada para los trabajadores que perciben salario integral, ya que esta se encuentra incluida en el 30 % que debe otorgárseles a estos trabajadores por factor prestacional. Es decir, el salario integral se encuentra conformado por dos factores (numeral 2 del artículo 132 del Código Sustantivo del Trabajo –CST–):

• Factor salarial: diez (10) salarios mínimos mensuales legales vigentes –smmlv–, equivalentes a $9.085.260 para 2021.
• Factor prestacional: tres (3) smmlv o el 30 % del factor salarial, equivalente a $2.725.578 para 2021. En este factor se encuentra incluido el pago de la prima, por esta razón no se liquida para estos trabajadores.

Por otra parte, la prima tampoco se liquida para los trabajadores vinculados mediante contrato por prestación de servicios, solo debe ser percibida por aquellos trabajadores que cumplan con la condición de empleado dependiente.

Períodos de pago

El artículo 306 del CST establece que la prima de servicios comprende dos períodos de pago:

• Primer período: comprendido entre el primero (1) de enero y el treinta (30) de junio de cada año. Esto supone que el empleador tiene plazo para realizar el pago de esta prestación hasta esta última
• Segundo período: comprendido entre el primero (1) de julio y el treinta (30) de diciembre. Este período debe ser liquida do y pagado a más tardar el veinte (20) de

Fórmula de liquidación

“La liquidación de la prima de servicios debe realizarse por el semestre laborado (6 meses o 180 días) o proporcionalmente al tiempo trabajado”

La liquidación de la prima de servicios debe realizarse por el semestre laborado (6 meses o 180 días) o proporcionalmente al tiempo trabajado, mediante el uso de las siguientes fórmulas:

• Por semestre laborado:

Salario x 6 meses/12 meses o Salario x 180 días/360

• Proporcional al tiempo laborado:

Salario x Número de días laborados/360

Para realizar esta liquidación fácil y rápida, utiliza nuestro:

Liquidador de la prima legal de servicios semestral

Nota: el número de días laborados no puede ser superior a 180, debido a que esta es una prestación otorgada de forma semestral.

En igual sentido, según el artículo 7 de la Ley 1 de 1963, el auxilio de transporte ($106.454 para 2021) debe ser incluido para la liquidación de las prestaciones sociales para aquellos trabajadores que devengan hasta dos (2) smmlv ($1.817.052 para 2021).

Inclusión del auxilio de transporte o de conectividad digital

El artículo 7 de la Ley 1 de 1963 establece que el auxilio de transporte debe ser incluido para la liquidación de las prestaciones sociales, estas son la prima de servicios y las cesantías. Para esto debe tenerse en cuenta lo dispuesto en la Ley 15 de 1959, según la cual los trabajadores que devenguen hasta dos (2) smmlv ($1.817.052 para 2021) tienen derecho al pago del auxilio de transporte ($106.454 para este año).

Para el caso de los trabajadores que se encuentran bajo la modalidad de trabajo en casa, el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones expidió el Decreto Legislativo 771 de 2020, por medio del cual se dispuso que el auxilio de transporte debía serles reconocido como auxilio de conectividad digital; por ende, este último debe ser incluido para la liquidación de la prima de servicios.

En el siguiente video, el Dr. Alexander Coral responde a esta pregunta: ¿el auxilio de conectividad digital se debe tener en cuenta para liquidar la prima de servicios y las cesantías del trabajador?

Retención en la fuente sobre la prima de servicios

Dependiendo de si al trabajador del sector privado se le aplica el procedimiento 1 o 2 de retención en la fuente, es posible que el pago de su prima legal, si es inferior a $4.599.000, no implique retención.

Consulta nuestro análisis Retención en la fuente sobre prima legal en junio de 2021 para conocer más al respecto.

Liquidador de porcentaje fijo de retención en la fuente sobre salarios en junio de 2021 – procedimiento 2

Embargo de la prima de servicios

Como regla general, la prima de servicios es inembargable; no obstante, existe una excepción establecida mediante el artículo 344 del CST, que dispone que, cuando se trate de deudas por alimentos y créditos a favor de cooperativas, puede ser embargada hasta en un 50 %.

En el siguiente video, el investigador Alexander Coral, experto en temas laborales, resuelve una consulta respecto a si la prima de servicios puede ser embargada por deudas de pensiones alimenticias, deudas con cooperativas o deudas en general:

Pérdida de la prima de servicios

La prima de servicios no puede perderse en ninguna circunstancia, incluso si un trabajador ha sido despedido con justa causa, debido a que es una prestación irrenunciable, tal como lo establece el artículo 340 del CST.

Sanción por pago extemporáneo de la prima de servicios

Existe una sanción por pago extemporáneo de la prima, no obstante, esta solo se da a la terminación del contrato de trabajo y se calcula con base en el valor de un día de salario por cada día de retardo, de conformidad con lo previsto en el artículo 65 del CST. Para que esta sanción sea efectiva, el trabajador debe acudir ante un juez laboral.

Si el empleador no llegare a pagar esta prestación en las fechas establecidas y se encontrare vigente el contrato de trabajo, el trabajador podrá acudir ante el Ministerio del Trabajo para llegar a un acuerdo sobre el pago por medio de una audiencia de conciliación entre ambas partes.

A continuación, escucha de primera mano a Angie Vargas, investigadora en temas de derecho laboral, quien explica cuál es la sanción por no pagar o demorarse con el pago de la prima de servicios el 30 de junio y el 20 de diciembre.

Amplía este tema mediante nuestro editorial Sanción por pago extemporáneo de la prima.

Prima de servicios ante una reducción de salario

Cuando se genera la reducción de salario, la cual debe ser una decisión justificada, transitoria y basada en cuestiones económicas de la empresa, se ve afectada la liquidación y pago de determinados conceptos laborales, como la prima de servicios.

En estos casos esta prestación debe ser liquidada con base en el promedio devengado por el trabajador en el semestre; por ejemplo, si el trabajador devenga por tres (3) meses $3.000.000 y tiene una reducción salarial a $2.000.000 por los tres (3) meses restantes, deberá determinarse la proporción del salario devengado de la siguiente manera:

$9.000.000 por los primeros tres (3) meses + $6.000.000 por los tres (3) meses restantes = $15.000.000

Ahora se toma el resultado y se divide entre el número de meses laborados:

$15.000.000/6 = $2.500.000

Así se tiene que para este trabajador esta prestación debe ser liquidada sobre $2.500.000.

El Dr. Alexander Coral, abogado experto en derecho laboral, explica a continuación en qué condiciones se puede aplicar la reducción de salarios y qué incidencia tiene este aspecto en el pago de la prima de servicios:

Pago de la prima de servicios durante período de prueba

Durante el período de prueba procede el pago de la prima de servicios, de conformidad con lo previsto en el numeral 2 del artículo 80 del CST. Por ejemplo, si se pactó con el trabajador un período de prueba de quince (15) días, pero a los diez (10) días decidió retirarse de la empresa, esta prestación deberá serle liquidada proporcionalmente por los diez (10) días.

Pago de la prima de servicios para trabajador incapacitado

Durante un período de incapacidad un trabajador tiene derecho a que le sea pagada la prima de servicios en su totalidad o de forma proporcional, según sea el caso, dado que una incapacidad no es causal para la suspensión del contrato de trabajo.

Dado lo anterior, se tiene que las incapacidades, ya sean de origen común o laboral, no afectan el cálculo de las prestaciones sociales. En el caso concreto de la prima de servicios, el Ministerio de la Protección Social (hoy Ministerio del Trabajo), a través del Concepto 36773 de 2008, precisó que las prestaciones sociales deben liquidarse con base en el último salario devengado por el trabajador antes de iniciar el período de incapacidad.

Lo anterior, indistintamente de que durante determinado tiempo el trabajador haya estado recibiendo por parte de la EPS o la ARL un auxilio por incapacidad, que en el primero de los casos puede resultar menor al salario que devenga el trabajador, ya que la EPS paga las incapacidades sobre la base de 66,67 %.

Consulta nuestro editorial Pago de prima de trabajador con incapacidad superior a 180 días.

En el siguiente video, Natalia Jaimes Lúquez, abogada consultora en derecho laboral, explica el pago de la prima para trabajadores en un período de incapacidad:

Prima de servicios para trabajador del servicio doméstico

Los trabajadores del servicio doméstico son quienes realizan labores domésticas, como el aseo general del hogar, cuidado de niños y ancianos; también choferes, trabajadores de fincas, etc.

A estos trabajadores se les debe pagar la prima de servicios en las mismas condiciones que a un trabajador dependiente, pues cumplen un horario de trabajo, acatan órdenes o instrucciones dadas por el empleador (subordinación) y por esto reciben una remuneración quincenal o mensual.

Pago de la prima de servicios en suspensión de contrato o licencia no remunerada

La suspensión del contrato de trabajo es una figura contemplada a través del artículo 51 del CST. Este artículo comprende una serie de causales bajo las cuales esta figura puede proceder, entre las que se encuentran la suspensión del contrato por fuerza mayor o caso fortuito y las licencias no remuneradas que han sido utilizadas por algunos empleadores con ocasión de la contingencia que actualmente atraviesa el país por el COVID-19.

Los efectos de la suspensión del contrato se encuentran previstos mediante el artículo 53 del CST y comprenden, principalmente, que el trabajador deja de prestar sus servicios al empleador y este último, a su vez, deja de pagar salarios al trabajador durante el tiempo que se haya pactado la suspensión. Mientras se encuentre suspendido el contrato, el empleador solo debe pagar a favor del trabajador aportes a salud y pensión, y no hay lugar a ninguna afectación a la prima de servicios.

Para profundizar en este tema, estudia nuestro análisis Prima de servicios ante suspensión de contrato o licencia no remunerada.

Casos prácticos

A continuación, realizaremos algunos ejemplos de la liquidación de la prima de servicios por semestre laborado, proporcional al tiempo laborado y con salario variable.

12 liquidadores para calcular la prima de servicios semestral

Por semestre laborado

Supongamos el caso de una trabajadora que devenga $1.300.000 de salario y laboró el primer semestre de este año completo. Para esta trabajadora la liquidación de la prima de servicios se calculará de la siguiente manera:

($1.300.000 + $106.454) x 6/12 = $703.227

Por ende, a la trabajadora le corresponde, por concepto de prima de servicios del primer semestre de 2021, la suma de $703.227.

Proporcional al tiempo laborado

Supongamos el caso de un trabajador contratado el 20 de febrero de este año con una remuneración salarial de $3.000.000.

Para la liquidación de la prima de este trabajador primero deben determinarse los días laborados, de la siguiente manera:

• 10 días de febrero (recordemos que para efectos laborales los meses son de 30 días).
• 120 días correspondientes a marzo, abril, mayo y junio.

Una vez determinados los días laborados, se procede a liquidar esta prestación:

$3.000.000 x 130 días laborados/360 = $1.083.333

De esta manera, al trabajador le corresponde, por concepto de prima de servicios del primer semestre de 2021, la suma de $1.083.333.

Con salario variable

Cuando el salario de un trabajador es variable, debe tomarse como base para liquidar la prima de servicios el promedio de lo devengado en el semestre laborado.

Supongamos la situación de un trabajador contratado con una remuneración salarial base de un (1) smmlv, esto es, $908.526 para 2021. Trabajó todo el primer semestre de este año y, con ocasión del pago de horas extra, recargos, comisiones, etc., durante el semestre su salario varió de la siguiente manera:

• Mes 1: $908.526 + $106.454 = $1.014.980
• Mes 2: $920.000 + $106.454 = $1.026.454
• Mes 3: $1.100.000 + $106.454 = $1.206.454
• Mes 4: $1.500.000 + $106.454 = $1.606.454
• Mes 5: $910.000 + $106.454 = $1.016.454
• Mes 6: $1.000.000 + $106.454 = $1.106.454

Para liquidar la prima de este trabajador, primero debe determinarse el promedio, que en este caso corresponde a $1.162.875; sobre este valor debe liquidarse la prima:

$1.162.875 x 6/12 = $581.438

Por lo tanto, el trabajador debe percibir, por concepto de prima de servicios, la suma de $581.438.