Solicitud de rangos de numeración y asociación de prefijos en la facturación electrónica

 

Para facturar electrónicamente, ya sea a nombre propio, mediante software gratuito o con proveedor tecnológico, es necesario contar con la autorización de rangos de numeración.

Este proceso debe surtirse en la plataforma Muisca de la Dian, considerando ciertos aspectos que mencionamos a continuación.

De acuerdo con la Resolución 000042 de 2020, entre los requisitos para la implementación de la facturación electrónica se encuentra el deber de los facturadores de solicitar la autorización de rangos de numeración para las facturas electrónicas, facturas de talonario o de papel, documentos equivalentes expedidos por las máquinas registradoras con sistemas POS y los documentos soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir facturas.

Así pues, la numeración corresponde a un sistema de numeración consecutiva definido por cada sujeto obligado a facturar, compuesto por:

Número consecutivo.

Prefijo compuesto por 4 letras o números, o alfanumérico.

El número, la fecha y la vigencia de la autorización de numeración.

“para efectos de los prefijos, estos deberán ser empleados por los sujetos obligados a facturar cuando tengan, como mínimo, más de un establecimiento de comercio”

Es importante tener en cuenta que, para efectos de los prefijos, estos deberán ser empleados por los sujetos obligados a facturar cuando tengan, como mínimo, más de un establecimiento de comercio, sede, oficina, local, punto de venta o lugares donde desarrollen sus actividades económicas, en los que se expida factura de venta o documento equivalente y se elabore el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a facturar.

A continuación, presentamos los pasos que deberán seguirse para la autorización de los rangos de numeración para la factura electrónica:

Ingresar al portal web de la Dian y seleccionar el menú “Transaccional”, en el que se encontrará la opción “Usuario registrado”.

Ingresar a nombre propio si la autorización de la numeración se realizará para una persona natural obligada a facturar, o mediante NIT si se trata de una persona jurídica.

Una vez se haya ingresado al portal Muisca de la Dian, deberá seleccionarse la opción “Numeración de facturación”.

Al seleccionar dicha opción, el sistema mostrará un menú en el que se deberá dar clic en la opción “Numeración de facturación”, con lo cual se desplegará un submenú en el que se podrá encontrar la opción “Solicitar numeración”.

Es importante tener en cuenta que, para continuar con el proceso de la solicitud de numeración, el sujeto obligado a facturar deberá tener actualizado el RUT. Por tanto, deberá contar con la responsabilidad 52 – “Facturador electrónico”, esto con el fin de evitar sanciones por parte de la administración tributaria.

Seguidamente, el sistema mostrará la información del contribuyente al que se le autorizará la numeración para la factura electrónica.

Para la solicitud de autorización de rangos de numeración, se deberá dar clic en la opción “Autorizar rangos”.

Luego, se deberá diligenciar la información solicitada. Recordemos que el prefijo deberá contener cuatro dígitos: letras, números o una combinación de ambos. Así mismo, deberá seleccionarse el establecimiento para el que se requiere la numeración, el tipo de facturación y el rango a autorizar. Posteriormente, debe darse clic en la opción “Agregar”.

Al agregar esta información, se podrá visualizar la información que se pretende autorizar para la factura electrónica. Esta deberá ser verificada para, posteriormente, ser guardada como borrador.

Si no se requiere realizar modificaciones a la información registrada, deberá guardarse el documento como definitivo, para lo cual se necesitará firmarlo con el instrumento de firma electrónica del facturador.

Al surtir el paso anterior, el sistema permitirá descargar el archivo PDF del formato 1302 – “Solicitud sobre numeración de facturación”, en el que se mostrará el rango de numeración y el prefijo autorizado para la facturación electrónica.

Para finalizar el proceso, es necesario formalizar la solicitud de numeración de facturación, para lo que debe firmarse, nuevamente, esta solicitud. Así, el sistema descargará el formato 1876 – “Autorización numeración de facturación”, en el que la Dian autoriza los rangos de numeración.

Asociación de prefijos en el sistema de facturación electrónica

“Cuando el facturador electrónico cuente con la autorización del rango de numeración, deberán asociarse los prefijos autorizados en el sistema de facturación electrónica de la Dian”

Cuando el facturador electrónico cuente con la autorización del rango de numeración, deberán asociarse los prefijos autorizados en el sistema de facturación electrónica de la Dian.

Es importante no perder de vista que, para ingresar al servicio informático de facturación electrónica, se deberán registrar los datos de la empresa o de la persona natural a la que se le autorizaron los rangos de numeración.

Al ingresar al sistema informático de facturación electrónica, deberá seleccionarse el menú “Participantes”, con lo cual se desplegará un submenú en el que se dará clic en “Asociar prefijos”.

“al finalizar la solicitud de la numeración de la facturación, el sistema se tardará entre 30 minutos y 1 hora en cargar los prefijos y los rangos autorizados al sistema informático de facturación”

En este punto es importante tener en cuenta que, al finalizar la solicitud de la numeración de la facturación, el sistema se tardará entre 30 minutos y 1 hora en cargar los prefijos y los rangos autorizados al sistema informático de facturación electrónica, por lo cual, si se accede inmediatamente después de finalizar el proceso, es posible que aún no se encuentren los prefijos autorizados.

Ahora bien, después de verificar que, efectivamente, en el sistema se encuentren ya registrados el rango de numeración y prefijos autorizados por la Dian, deberá seleccionarse el proveedor o software mediante el cual se facture electrónicamente y el prefijo autorizado. Seguidamente, deberá darse clic en “Agregar”.

El sistema mostrará una ventana emergente en la que se advierte sobre el prefijo que se desea asociar.

Finalmente, podrá observarse la información del prefijo asociado a la facturación electrónica, la fecha en que fue asociado y la fecha de expiración.

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Solicitud de rangos de numeración y asociación de prefijos (actualicese.com)