Contabilidad en Excel es legal?

Para llevar la contabilidad de una empresa, negocio o persona natural, además de los lineamientos técnicos de las Normas de Información Financiera, se requiere atender las normas relativas a los libros, comprobantes y soportes de contabilidad. Analizamos si esto es posible mediante el uso de Excel.

El proceso contable, sea de una empresa, negocio o persona natural, abarca un conjunto de elementos necesarios para proporcionar a los usuarios de la información contable el soporte que se requiere para evaluar el rendimiento de las operaciones y para decidir sobre los recursos financieros.

Para garantizar un proceso contable eficiente, la entidad debe cumplir con los requerimientos técnicos de las Normas de Información Financiera respecto al reconocimiento, medición y revelación de los hechos económicos (ver DUR 2420 de 2015).

Adicionalmente, para que la información suministrada por el ente económico sea confiable para los usuarios de los estados financieros, se requiere cumplir con las normas relativas a los libros, comprobantes y soportes de contabilidad que garanticen que las operaciones se registran de acuerdo con la realidad económica y sin alteraciones de ningún tipo.

Una duda recurrente de las entidades y los contadores públicos es determinar si la contabilidad que se lleva mediante hojas de cálculo de Excel cumpliría con los requerimientos antes expuestos. El objetivo de este análisis es responder esta inquietud a la luz de la orientación que el Consejo Técnico de la Contaduría Pública –CTCP– expuso en el Concepto 991 de 2 de noviembre de 2018, en el cual abordó el tema.

¿Qué dice la normatividad al respecto?

En primer lugar, señala el CTCP que es necesario consultar las normas relacionadas con los libros, comprobantes y soportes de contabilidad. El artículo 128 del Decreto 2649 de 1993 (decreto que continua vigente para los asuntos relacionados con los libros, comprobantes y soportes de contabilidad) señala lo siguiente respecto a la forma en que se deben llevar los libros:

“Se aceptan como procedimientos de reconocido valor técnico contable, además de los medios manuales, aquellos que sirven para registrar las operaciones en forma mecanizada o electrónica, para los cuales se utilicen máquinas tabuladoras, registradora, contabilizadoras, computadores o similares (…)”

Como puede observarse, el citado artículo permite que la contabilidad se lleve de forma manual o mecánica. Asimismo, cuando la contabilidad se lleve de forma mecánica, la norma en cuestión no precisa si se debe hacer por medio de un software contable o por medio de hojas de cálculo de Excel, por lo cual esta decisión queda a elección de cada entidad.

“la entidad se asegure de que en cualquier medio que elija (software contable o Excel) pueda cumplir con la totalidad de las normas relacionadas con la contabilidad, los libros y comprobantes de contabilidad” 

Lo que es necesario, de acuerdo con el CTCP, es que la entidad se asegure de que en cualquier medio que elija (software contable o Excel) pueda cumplir con la totalidad de las normas relacionadas con la contabilidad, los libros y comprobantes de contabilidad. Para lo anterior, la entidad también deberá observar los aspectos relacionados con el control interno de la información contable y financiera.

Algunos de los requerimientos expuestos para los libros y comprobantes de contabilidad son los siguientes:

Comprobantes de contabilidad (artículo 124 del Decreto 2649 de 1993)

Las partidas asentadas en los libros deben estar respaldadas con comprobantes de contabilidad.

Los comprobantes de contabilidad deben ser numerados consecutivamente con indicación del día de su preparación y de las personas que los hubiesen elaborado y autorizado.

Indicar la fecha, origen, descripción y cuantía de las operaciones, y las cuentas afectadas.

Deben guardar la debida correspondencia con los asientos en los libros auxiliares y donde se registren en orden cronológico todas las operaciones (libro diario).

Libros de contabilidad (artículo 125 y 128 del Decreto 2649 de 1993):

Elaborar de forma tal que se garantice su autenticidad e integridad.

Llevar una numeración sucesiva y continua.

Asentar en orden cronológico todas las operaciones de forma individual o por resúmenes globales no superiores a un mes.

El ente económico debe conservar los medios para consultar y reproducir los asientos contables.

Establecer mensualmente el resumen de operaciones por cada cuenta. Los libros deben totalizarse por los menos a cada fin de mes.

En los libros se debe anotar el número y fecha de los comprobantes de contabilidad que los respalden.

De lo expuesto hasta este punto, en principio puede concluirse que es posible llevar la contabilidad de una entidad en hojas de cálculo de Excel, siempre que se cumplan las normas antes indicadas. No obstante, es necesario analizar si dadas las características del programa Excel esto resulta conveniente para la entidad.

¿Es conveniente llevar la contabilidad en Excel?

Juan David Maya, en nuestro consultorio de Estándares Internacionales señala que es posible llevar la contabilidad de una entidad en hojas de cálculo de Excel, pero esto no resulta conveniente, si se tiene en cuenta que el proceso contable va más allá de realizar la sumatoria de ingresos y gastos de la entidad. Por más sencillas que sean las transacciones del ente económico, es necesario generar los libros auxiliares, balances de comprobación, estados de cuentas de clientes y proveedores, entre otra información requerida para elaborar los estados financieros. Al utilizar hojas de cálculo de Excel, esto debe realizarse a través de macros que inevitablemente tendrá que programar un experto, y no en un simple libro de Excel.

Si se automatizan todos estos procesos a través de un software bien programado, se facilita la elaboración de informes, y además se disminuye la posibilidad de incurrir en errores.

En el mercado existe una gran variedad de programas contables, algunos de ellos con licencias gratuitas, los cuales, como se mencionó anteriormente, permiten tener mejores niveles de control interno sobre la información financiera y contable de la entidad.

¿Se garantiza la autenticidad e integración de la información por este medio?

Otro tema importante al momento de llevar la contabilidad es garantizar que la información contable de la entidad se registre de manera autentica e íntegra, como lo exige el artículo 128 del Decreto 2649 de 1993. Debe tenerse en cuenta que esto difícilmente podrá garantizarse al llevar la contabilidad de la entidad en Excel, por lo cual el riesgo al que se expone la información es alto.

Los revisores fiscales y auditores, conforme a la NIA 315, deben documentar el conocimiento del sistema de información de la entidad en que desarrollen sus encargos, por lo cual es importante garantizar que la contabilidad se lleve de forma tal que no existan riesgos de incorrección inmaterial relacionados con la integridad y confiabilidad de la información financiera (Concepto 991 de 2018 del CTCP).

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