El formulario 220, cuando queda diligenciado completamente con los datos que están a cargo del trabajador, servirá para sustentar ante la Dian las razones por las cuales el asalariado no tuvo obligación de declarar, y por tal motivo será necesario conservarlo durante cinco años.
De acuerdo con lo indicado en el artículo 1.6.13.2.15 del DUT 1625 de 2016 (luego de ser modificado con el Decreto 2442 de diciembre de 2018), el 17 de octubre de 2019 culminan los plazos para que las personas naturales y/o sucesiones ilíquidas (residentes o no residentes, obligadas o no a llevar contabilidad) presenten oportunamente sus declaraciones de renta (obligatorias o voluntarias) por el año gravable 2018.
(Nota: para profundizar en este tema, puedes acceder a las 7 horas de conferencia en línea, grabadas en junio de 2019, con acceso adicional a múltiples plantillas editables de Excel de los formularios 110 y 210 y documentos especiales en Word y PDF, dictadas por nuestro líder de investigación, Diego Guevara).
Ahora bien, y pensando en el caso de los asalariados y demás personas naturales a las cuales se les expidió por el año gravable 2018 un formulario 220 con la información de las rentas de trabajo que percibieron durante dicho año gravable, es importante destacar que si el contribuyente que recibió dicho formulario concluyó que no estaba obligado a declarar por el año gravable 2018 (y que tampoco deseaba hacerlo de forma voluntaria, algo que el artículo 6 del Estatuto Tributario –ET– concede como posibilidad solo a las personas naturales residentes que no quedan obligadas a declarar, pero que sí fueron objeto de retenciones durante el respectivo año fiscal), el mencionado formulario 220 se convierte en el documento que reemplaza su declaración de renta.
Así lo confirma la nota que figura el final de dicho formulario, en la cual se lee lo siguiente:
“Nota: este certificado sustituye para todos los efectos legales la declaración de renta y complementario para el trabajador o pensionado que lo firme.”
Y en la parte final del instructivo que viene al respaldo del mismo formulario la Dian incluye el siguiente mensaje en letras mayúsculas:
“CONSERVE ESTE CERTIFICADO COMO SUSTITUTO O SOPORTE DE SU DECLARACIÓN DE RENTA. LA DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES PODRÁ EXIGIRLO”.
“dicho formulario 220 será el principal sustento para probarle a la Dian, cuando la entidad lo requiera, que la persona no quedaba obligada a declarar renta”
Es por lo anterior que el formulario 220 contiene varios espacios (ver renglones 54 a 71) para que sean diligenciados directamente por el asalariado. Y si los valores que allí diligencia le sirven para comprobar que sí cumple con todos los topes de ingresos, patrimonio, consignaciones y demás para quedar exonerado de declarar renta, dicho formulario 220 será el principal sustento para probarle a la Dian, cuando la entidad lo requiera, que la persona no quedaba obligada a declarar renta.
El formulario 220 lo deben conservar por cinco años
De acuerdo con la norma del artículo 632 del ET, si el mencionado formulario 220 se convierte para el asalariado en su prueba de que no estaba obligado a presentar la declaración de renta, entonces deberá conservar tal formulario durante cinco (5) años.
Tal norma del artículo en mención establece actualmente lo siguiente (citamos solo la parte pertinente:
“Artículo 632. deber de conservar informaciones y pruebas. <Ver Notas del Editor> Para efectos del control de los impuestos administrados por la Dirección General de Impuestos Nacionales, las personas o entidades, contribuyentes o no contribuyentes de los mismos, deberán conservar por un período mínimo de cinco (5) años, contados a partir del 1 de enero del año siguiente al de su elaboración, expedición o recibo, los siguientes documentos, informaciones y pruebas, que deberán ponerse a disposición de la Administración de Impuestos, cuando ésta así lo requiera:
(…)
Las informaciones y pruebas específicas contempladas en las normas vigentes, que dan derecho o permiten acreditar los ingresos, costos, deducciones, descuentos, exenciones y demás beneficios tributarios, créditos activos y pasivos, retenciones y demás factores necesarios para establecer el patrimonio líquido y la renta líquida de los contribuyentes, y en general, para fijar correctamente las bases gravables y liquidar los impuestos correspondientes.”
Los cinco años que menciona esta norma son justamente el plazo que tendría la Dian para perseguir a un obligado a declarar que no lo haya hecho oportunamente (ver los artículos 715 y siguientes del ET).
Es por lo anterior que todo asalariado (así no tenga la obligación de presentar la declaración de renta) debe preocuparse por pedirle a su empleador que le entregue su formulario 220, en el que queden certificados los ingresos por todo el año o la fracción de año fiscal en que dicho asalariado haya tenido vínculo laboral. Por su parte, todo empleador se debe preocupar por emitirlo y entregarlo, incluso sin tener que esperar que el asalariado lo solicite primero (ver fallo del Consejo de Estado 12859 de febrero de 2003
https://actualicese.com/asalariados-que-no-declararon-renta-por-el-ano-gravable-2018-deberan-conservar-su-formulario-220/?referer=email&campana=20191008&accion=click&utm_source=act_boletindiario&utm_medium=act_email&utm_campaign=act_boletincontenidos&utm_content=20191008_impuestos&MD5=415e8678af580f50598f653f78613c8d
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