Los agentes de retención tienen la obligación de expedir anualmente tanto certificados de ingresos y retenciones como certificados de retención por otros conceptos.
Incumplir con esta obligación acarreará la sanción contemplada en el artículo 667 del Estatuto Tributario.
“los agentes de retención en la fuente deberán expedir anualmente a los asalariados un certificado de ingresos y retenciones correspondiente al año gravable inmediatamente anterior”
De acuerdo con el artículo 378 del Estatuto Tributario –ET–, los agentes de retención en la fuente deberán expedir anualmente a los asalariados un certificado de ingresos y retenciones correspondiente al año gravable inmediatamente anterior, empleando para tal fin el formulario 220 prescrito por la Dian. Así mismo, el artículo 381 del ET contempla que, cuando se trate de conceptos de retención diferentes de los originarios en la relación laboral o legal y reglamentaria, los agentes retenedores deberán expedir igualmente un certificado.
Escucha de primera mano al Dr. Diego Guevara, líder de investigación tributaria de Actualícese, quien detalla qué novedades importantes se observan en el formulario 220 para certificar rentas de trabajo del año gravable 2020:
Novedades en el formulario 220 para certificar renta de trabajo del año gravable 2020
Contenido del certificado de ingresos y retenciones
El artículo 378 del ET señala que el certificado de ingresos y retenciones (formulario 220) deberá contener los siguientes datos:
Formulario debidamente diligenciado.
Año gravable y ciudad donde se consignó la retención.
Apellidos y nombres del asalariado.
Cédula o NIT del asalariado.
Apellidos y nombre o razón social del agente retenedor.
Cédula o NIT del agente retenedor.
Dirección del agente retenedor.
Valor de los pagos o abonos efectuados a favor o por cuenta del asalariado, concepto de dichos pagos o abonos y monto de las retenciones practicadas.
Firma del pagador o agente retenedor, quien certificará que los datos consignados son verdaderos, que no existe ningún otro pago o compensación a favor del trabajador por el período referido en el certificado y que los pagos y retenciones enunciados se han realizado de conformidad con las normas pertinentes.
Recuerda que desde Actualícese hemos puesto a tu disposición la Plantilla para elaborar formulario 220: certificado de ingresos y retenciones – año gravable 2020, la cual podrás emplear para cumplir con esta obligación.
Contenido del certificado por otros conceptos
En concordancia con el artículo 381 del ET, el certificado por otros conceptos deberá contener la siguiente información:
Año gravable y ciudad donde se consignó la retención.
Apellidos y nombre o razón social y NIT del retenedor.
Dirección del agente retenedor.
Apellidos y nombre o razón social y NIT de la persona o entidad a quien se le practicó la retención.
Monto total y concepto del pago sujeto a retención.
Concepto y cuantía de la retención efectuada.
La firma del pagador o agente retenedor.
Ahora bien, es preciso tener en cuenta que las personas o entidades sometidas a retención en la fuente podrán sustituir los certificados a los que se refiere el presente artículo, cuando estos no hubieren sido expedidos, por el original, copia o fotocopia auténtica de la factura o documento donde conste el pago, siempre y cuando en él aparezcan identificados los conceptos antes señalados.
Plazo para expedir certificados
De acuerdo con el artículo 1.6.1.13.2.40 del Decreto 1625 de 2016, modificado por el Decreto 1680 de 2020, los agentes de retención del impuesto sobre la renta y los del gravamen a los movimientos financieros –GMF– deberán expedir, a más tardar el 31 de marzo de 2021, los certificados de ingresos y retenciones por concepto de pagos originados en la relación laboral (formulario 220, prescrito mediante la Resolución 000017 de 2020), así como los certificados de retenciones en la fuente por conceptos distintos a pagos laborales (artículo 381 del ET) y del GMF.
Así pues, ambos certificados deberán ser expedidos sin que el asalariado o a quien se le haya realizado el respectivo pago diferente a salarios lo solicite primero, pues este equivale al documento que reemplazará su declaración de renta en caso de que el contribuyente no quede obligado a declarar ni tampoco quiera hacerlo voluntariamente.
Sanción por no expedir certificados
El artículo 667 del ET precisa que los agentes de retención que dentro del plazo establecido por el Gobierno nacional no cumplan con la obligación de expedir los certificados de retención en la fuente, incluido el certificado de ingresos y retenciones, incurrirán en una multa equivalente al 5 % del valor de los pagos o abonos en cuenta correspondiente a los certificados no expedidos.
Dicha sanción podrá ser reducida al 30 % de la suma inicialmente propuesta si la omisión es subsanada antes de que se notifique la resolución sanción; o al 70 % de tal suma si la omisión es subsanada dentro de los dos meses siguientes a la fecha en que se notifique la sanción.
Para tal efecto, en ambos casos se deberá presentar, ante la oficina que está conociendo de la investigación, un memorial de aceptación de la sanción reducida, en el cual se acredite que la omisión fue subsanada, así como el pago o su acuerdo de pago.
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