Ni el revisor fiscal ni el auditor son los encargados de transmitir los cambios del SAGRILAFT a la gerencia.
Revisores fiscales están obligados a reportar operaciones sospechosas ante la UIAF.
Auditores deben incluir en sus planes la revisión de la efectividad y cumplimiento del SAGRILAFT.
Vanessa Ospina Palacios, contadora pública, magíster en Administración y directora general del Congreso Nacional de Prevención de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, explica detalladamente en Actualícese todos los puntos que deben tener en cuenta los profesionales contables sobre lo que es el SAGRILAFT y sus características.
¿Cuáles son las principales diferencias que se observan entre el SAGRILAFT y el SARLAFT?
Para iniciar, se debe tener claro que tanto el SARLAFT como el SAGRILAFT son sistemas de administración de riesgos con una superintendencia encargada diferente. El SAGRILAFT es emitido por la Superintendencia de Sociedades y el SARLAFT por la Superintendencia Financiera, resaltando que estos pretenden mitigar el riesgo LA/FT en las organizaciones.
El SAGRILAFT antes de denominarse así estaba renombrado como SAGRLAFT, lo cual generaba algunos inconvenientes respecto a la pronunciación.
Adicionalmente, este cambio se encuentra enfocado hacia la autogestión, es decir, esta transición tiene una razón específica, la cual consiste en que ahora este sistema es una gestión de autocontrol y gestión de riesgos integrales, resaltando que se le agrega el financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva.
También se bajaron las bases de control. Antes estaban en 160.000 smmlv, ahora se establecieron en 40.000 smmlv para aquellas empresas sujetas a la vigilancia o control que ejerce la Supersociedades, teniendo en cuenta que este rubro puede ser en calidad de ingresos percibidos en el año inmediatamente anterior o en activos.
Por otra parte, se exigió la implementación del SAGRILAFT a empresas del sector de construcción de edificios y obras de ingeniería civil, comercialización de metales y piedras preciosas, servicios contables, servicios jurídicos que tengan un ingreso igual o superior a 30.000 smmlv o activos equivalentes.
Existe otra diferencia significativa respecto al nombramiento del oficial de cumplimiento entre ambos sistemas, resaltando que para el SARLAFT dicho nombramiento debe ser designado por la junta directiva o el órgano que haga sus veces, y en caso de que no exista este órgano, el representante legal debe designarlo.
Se debe verificar que el funcionario responsable no se encuentre en una lista internacional vinculante para Colombia y enviar a la Superfinanciera, dentro de los 15 días calendario siguientes al nombramiento, la información relativa al nombre, número de identificación, teléfono y correo electrónico del funcionario responsable, a través de los canales dispuestos para tal efecto. Esta tarea será responsabilidad del representante legal de la entidad.
Para el SAGRILAFT, la empresa obligada deberá certificar el cumplimiento de los requisitos para ocupar dicho puesto e informar por escrito a la Supersociedades, dirigido a la Delegatura de Asuntos Económicos y Societarios, dentro de los quince días hábiles siguientes a la designación, el nombre, número de identificación, correo electrónico y número de teléfono del oficial de cumplimiento principal y suplente, teniendo en cuenta que se debe remitir la hoja de vida del mencionado anteriormente.
En cuanto a la formación del oficial de cumplimiento, respecto a la experticia del funcionario, el SARLAFT es mucho más exigente, toda vez que se requieren por lo menos 24 meses de experiencia y una intensidad de 150 horas en capacitación. En cuanto al SAGRILAFT, se establecieron por lo menos 6 meses de experiencia en administración de riesgos.
¿Cómo debe ser el actuar de los revisores fiscales y auditores frente a lo planteado por el SAGRILAFT?
Respecto al actuar de los revisores fiscales y auditores internos, se puede puntualizar que, para los primeros, a pesar de que tienen la obligación de guardar la reserva profesional en el ejercicio de su profesión, en virtud de la responsabilidad inherente a sus funciones, existen unas excepciones en las que dicha reserva puede ser levantada, situación en la que tienen el deber de revelar la información cuando así lo exija la ley. Esto daría cumplimiento a la actividad relacionada con la obligación frente al reporte a la UIAF de las operaciones sospechosas.
Adicionalmente, el artículo 32 de la Ley 1778 de 2016 plantea que los mencionados anteriormente deben denunciar ante las autoridades penales, disciplinarias y administrativas la presunta realización de un delito en contra del orden económico y social, como el de lavado de activos, cuando lo detecte en el ejercicio de su cargo.
Dicha norma resalta que deberán reportar estos hechos en conocimiento de los órganos sociales y de administración de la empresa, teniendo en cuenta que estas denuncias deberán presentarse dentro de los seis meses siguientes al momento en el que el revisor fiscal tuvo conocimiento de estos.
En cuanto al personal de auditoría interna, se les recomienda incluir dentro de sus planes anuales de auditoría la respectiva revisión de la efectividad y cumplimiento del SAGRILAFT, con el fin de servir de fundamento para que el oficial de cumplimiento y la administración de la empresa determinen la existencia de deficiencias en el sistema en mención y sus posibles soluciones; es decir, el resultado de estas auditorías internas debe ser comunicado al representante legal, al oficial de cumplimiento y a la junta directiva o máximo órgano social.
¿El revisor fiscal o auditor es el encargado de transmitir estos cambios a la gerencia y de adaptarlos a las empresas?
No son los encargados. Teniendo en cuenta que la normativa vigente señala que, debido a la diferencia de las funciones que corresponden al revisor fiscal, al representante legal y al oficial de cumplimiento, no se les deberá designar al revisor fiscal o al representante legal como oficiales de cumplimiento.
Cada una de estas partes posee unas funciones específicas, situando como encargado directo para la implementación o el monitoreo de estos cambios al oficial de cumplimiento.
“auditor podrá transmitir un plan de mejoramiento en el sistema, de acuerdo con lo evidenciado en la auditoría de medición de efectividad y cumplimiento del sistema a través del informe planteado”
Por otra parte, el auditor podrá transmitir un plan de mejoramiento en el sistema, de acuerdo con lo evidenciado en la auditoría de medición de efectividad y cumplimiento del sistema a través del informe planteado, situación por la cual deberá socializarle a la gerencia, al oficial de cumplimiento y junta directiva.
Cabe resaltar que los informes presentados por el revisor fiscal y auditoría interna deben reflejar los resultados, análisis, evaluaciones y correctivos en la implementación, gestión, avance, cumplimiento, dificultades y efectividad alcanzados mediante el SAGRILAFT.
¿En qué consiste la figura del oficial de cumplimiento? ¿Puede desarrollarla un contador, revisor o auditor?
Se puede decir que es aquella persona encargada de diseñar, direccionar, implementar, auditar, verificar el cumplimiento y monitorear el SAGRILAFT.
Adicionalmente, debe estar en capacidad de tomar decisiones frente a la gestión del riesgo de lavado de activos, financiación del terrorismo y de la proliferación de armas de destrucción masiva, teniendo en cuenta que la administración de la empresa deberá brindarle un apoyo efectivo y los recursos humanos, físicos, financieros y técnicos necesarios para llevar a cabo la implementación, auditoría y cumplimiento del sistema.
Cabe resaltar que el oficial de cumplimiento debe gozar de la capacidad de toma de decisiones y tener comunicación directa con la junta directiva y depender de ella. Adicionalmente, no debe pertenecer a la administración o alguno de los órganos sociales de la empresa, ni de auditoría o control interno o externo.
Se puede plasmar que esta actividad puede ser desarrollada por profesionales contables, de derecho, administración, entre otros, siempre y cuando no se encuentren ejecutando algún otro puesto de trabajo en la empresa obligada.
Por otra parte, debe poseer conocimientos suficientes en materia de administración de riesgos y tener experticia en el sector económico en el que se desenvolverá.
¿Qué formación debe tener el oficial de cumplimiento?
El artículo 5.1.2 de la Circular Externa 100-000016 de 2020 puntualiza que el oficial de cumplimiento deberá tener un título profesional y acreditar experiencia mínima de seis meses en el desempeño de cargos relacionados con la administración del SAGRILAFT.
También deberá acreditar conocimiento en materia de administración del riesgo de LA/FT/FPADM a través de especialización, cursos, diplomados, seminarios, congresos o cualquier otro similar, incluyendo, pero sin limitarse, a cualquier programa de entrenamiento que sea o vaya a ser ofrecido por la UIAF a los actores del sistema nacional de antilavado de activos y contra la financiación del terrorismo.
